Best Practices voor e-mail communicatie met OE Employee Benefit
Elk jaar stelt een open inschrijving werkgevers in staat om groepsvoordelen te bieden aan hun werknemers voor een korte tijd, meestal rond de 30 tot 45 dagen. Tijdens dit kritieke venster moeten werknemers worden geïnformeerd over de personeelsbeloningen waarvoor ze zich kunnen aanmelden, wanneer dit moet gebeuren en waar ze zich kunnen inschrijven. Helaas hebben veel teams van human resources het moeilijk om de nodige informatie aan werknemers te communiceren, zodat ze mogelijk mislopen.
E-mail kan een krachtig communicatiehulpmiddel zijn voor het opleiden van werknemers tijdens open inschrijvingsperioden, wanneer ze goed worden gebruikt. Omdat het algemeen geaccepteerd en toegankelijk is als een communicatiemiddel, kan dit een goede manier zijn om alle medewerkers te bereiken. Leer 10 experttips voor het communiceren van voordelen tijdens open inschrijving, zodat uw werknemers dit jaar ten volle kunnen profiteren van uw voordelen voor groepsvoordelen.
Tip # 1 - Heb een plan om voordelen te communiceren vóór, tijdens en na open inschrijving
Maanden voorafgaand aan de open inschrijvingsdatum, is het belangrijk om een solide communicatieplan te hebben voor het leveren van de relevante informatie aan werknemers vóór de inschrijving, tijdens de actieve inschrijving en wanneer de inschrijving eenmaal is afgerond. Dit kan een reeks e-mails zijn die werknemers aanmoedigen om specifieke acties te ondernemen, met links naar de inschrijfsite en informatie over voordelen .
Tip # 2 - Ken een vertegenwoordiger van de centrale voordelen toe
Responsiviteit is van cruciaal belang tijdens open inschrijving, omdat werknemers in deze periode ontelbare vragen zullen hebben.
Zorg ervoor dat u ten minste één persoon toewijst die als aanspreekpunt fungeert voor alle inkomende e-mails van werknemers die vragen en zorgen hebben. Dit moet iemand zijn die zeer bekend is met de details van het plan, tarieven en deadlines.
Tip # 3 - Gebruik een intern systeem voor het verzamelen van aan voordelen gerelateerde informatie en analyses
Volgt uw bedrijf actief aanmeldingen, deelaanmeldingen en andere aspecten van het inschrijvingsproces?
Als dat niet het geval is, kan een intern systeem nuttig zijn om bovenaan het inschrijvingsbeheer in de hele organisatie te blijven. Gebruik een gratis e-mailserver zoals Outlook om e-mailwaarschuwingen in te stellen voor gegevenswijzigingen.
Tip # 4 - Maak een reeks berichten voor wekelijkse aanraakpunten met medewerkers
Open inschrijving kan eenvoudiger en productiever worden gemaakt wanneer er een constante uitwisseling is tussen het HR-team en werknemers. Maak als onderdeel van uw strategie voor e-mailcommunicatie een reeks berichten over onderwerpen over gezondheid en welzijn, de functies van uitkeringsprogramma's en andere aanverwante zaken. Stuur in wekelijkse touch-point e-mails naar iedereen.
Tip # 5 - Geef leidinggevenden een wekelijks overzicht van de inspanningen ten behoeve van hun voordelen
Het is altijd goed om een volledige buy-in van managers te krijgen tijdens de inspanningen voor de registratie van voordelen. Waarom? Managers kunnen werknemers helpen prioriteit te geven aan deelname aan hun voordelen voor het komende planjaar, en zij kunnen vertellen hoe voordelen de doelstellingen van werknemers ondersteunen. Gebruik een gerichte e-mailcampagne voor managers tijdens OE-periodes om hen op de hoogte te houden van belangrijke taken en datums.
Tip 6: maak voordelen e-mails leuk
De open inschrijvingsperiode hoeft niet stressvol te zijn. In feite kan het een gelegenheid zijn om een beetje plezier te hebben.
Ontwikkel e-mails met leuke spelletjes zoals trivia-vragen, interessante feiten over het bedrijf en gratis gezonde snack-weggeefacties.
Tip # 7 - Zorg voor correcte grammatica en spelling in e-mails
Voordat u e-mail met voordelen verzendt, moet u ervoor zorgen dat de grammatica en spelling grondig worden gecontroleerd. Dit kan ervoor zorgen dat geen typefouten de weg vinden naar de lezers en dat de e-mails logisch zijn. Typen kunnen werknemers verwarren en ze zien er onprofessioneel uit.
Tip # 8 - Gebruik een standaard e-mailsjabloon en laat de HTML weg
Bij het ontwikkelen van e-mails voor communicatie met voordelen zeggen experts dat het het beste is om bij de standaard e-mailsjabloon te blijven en het eenvoudig te houden. Stray HTML kan interfereren met sommige e-mail leesprogramma's, vooral op mobiele apparaten.
Tip # 9 - Schrijf krachtige onderwerpregels
E-mails worden pas gelezen als ze zijn geopend.
En dit zal niet gebeuren als de onderwerpregel de ontvangers niet dwingt. Houd bij het schrijven van e-mails de nadruk op het creëren van een onderwerpregel per e-mail die ontvangers zal intrigeren om de e-mail te openen met krachtige woorden als "urgent", "tijdsgevoelig" en "aandacht" kunnen helpen dit doel te bereiken.
Tip # 10 - Gebruik totale beloningsverklaringen in seizoensgebonden e-mails
Om medewerkers te helpen de volledige waarde van hun personeelsbeloningen te begrijpen, gebruikt u de totale uitkeringsafschriften minstens één keer in dit kwartaal. Dit kan als een PDF aan individuele e-mails worden toegevoegd of een hyperlink kan in de e-mail worden opgenomen om een totale beloningenverklaring af te kunnen handelen voor het gemak van de werknemers.