Laat uw bericht niet in handen van iemand anders achter
Hier is meer een uitleg om u te helpen het belang van uw "afwezigheidsbericht" te begrijpen en waarom u wat tijd moet plannen om eraan te werken.
Het bepaalt verwachtingen ... voor iedereen
(Hopelijk) je neemt een zwangerschapsverlof nadat je baby is geboren. Deze keer weg van het kantoor is privé en heel bijzonder. Je krijgt deze tijd nooit terug met je pasgeborene. Ooit. Het is dus belangrijk om deze periode in je leven te beschermen.
Je weet hoe het voelt om een zakelijke e-mail te krijgen terwijl je op vakantie bent, toch? Je voelt je gedwongen om snel een antwoord te sturen! Maar terwijl je met verlof bent, heb je niet echt tijd voor een "snel" antwoord.
Jij en je familie verwelkomen een ander lid van de wereld. Deze tijd van hechting zal worden gevuld met slapeloze nachten, een onvoorspelbaar schema, hormoonfluctuaties, doktersafspraken, bezoekers en wie weet wat nog meer. Er zal ook een goede hoeveelheid verandering zijn in jou en iedereen om je heen die je wilt beheren.
E-mails schrijven onder deze omstandigheden levert je niet het beste werk op. Uw "afwezigheid" -bericht zal u beschermen tegen werkonderbrekingen en slecht doordachte e-mails.
Grenzen stellen is in deze tijd een must. Om te zorgen dat uw werk in de wacht wordt gezet, stelt u een nieuwe prioriteit in die uw pasgeboren baby en alles wat daarbij komt, op de eerste plaats stelt.
Wanneer u de juiste afwezigheidsboodschap aanmaakt, begrijpen uw klanten, collega's en iedereen die u probeert te bereiken, wat uw nieuwe prioriteit is en hopelijk niet zal oversteken.
Dus hoe creëer je een geweldig bericht "niet storen" om zo'n speciale tijd te beschermen?
Geef je "afwezigheid" -boodschap een beetje gedacht
Wanneer u ongeveer 26 weken zwanger bent, begint u te werken aan uw "afwezigheidsbericht". Als u de mogelijkheid krijgt om een titel voor dit bericht op te slaan, noemt u deze "Moederschapsverlof - Niet op kantoor".
Als u het bericht van tevoren voorbereidt, heeft u meer controle over wat uw bericht zal zeggen. U bent degene die uw werk kent, die uw verantwoordelijkheden overneemt en wanneer u misschien terug naar kantoor bent. Beslis of je wilt zeggen dat je terug bent op een bepaalde dag, gedurende een specifieke week, of helemaal geen datum vermeldt. Als u geen specifieke persoon opgeeft, kan de afzender contact opnemen, beslissen of u de e-mail van uw manager of een telefoonnummer dat ze kunnen bellen, wilt vermelden.
Wanneer u dit bericht van tevoren maakt, bespaart u iedereen, inclusief uzelf, tijd en energie. U moet mogelijk onverwacht het kantoor verlaten (u kunt uw baby wel laten bezorgen), dus als u het bericht hebt ingesteld, krijgt uw IT-beheerder of uw manager een voorbereid bericht.
Wilt u dat IT of uw manager de toon van dit bericht instellen? Echt niet!
Zodra uw "afwezigheid" -bericht is opgeslagen, vertelt u uw manager. Ze zullen graag horen dat je klaar bent voor je exit en er is een ding minder dat ze moeten doen om je te ondersteunen.
Dingen om op te nemen in uw bericht
Hieronder ziet u een voorbeeld van een "afwezigheidsbericht" dat u kunt gebruiken. Zodra u het bericht in uw e-mailsoftware hebt ingeschakeld, reageert het automatisch op alle e-mails die u hebt ontvangen gedurende een opgegeven tijd die u hebt ingesteld.
Het is aan u om de ontvangers te informeren waar u bent. U kunt eenvoudigweg zeggen dat u "niet op kantoor" bent, of u kunt hen laten weten dat u met uw zwangerschapsverlof bent. Als u niet iedereen wilt laten weten dat u met zwangerschapsverlof bent, verwijdert u gewoon de drie woorden "voor zwangerschapsverlof". U kunt ook een variant van dit e-mailbericht gebruiken voor langere vakanties of zakenreizen!
Waar u (haakjes) ziet, plaatst u de juiste woorden of zinsneden voor uw omstandigheden.
Bedankt voor je email. Ik ben met zwangerschapsverlof op kantoor (tot de datum waarop je verwacht terug te keren).
Als u onmiddellijk hulp nodig heeft, kunt u contact opnemen met (naam van de collega die voor u zorgt, met contactgegevens, de e-mail van uw manager of een telefoonnummer).
(Als u bepaalde projecten hebt, dekt u de naam van het project en de persoon die u dekt, toe).
Als uw zaak niet urgent is, zal ik uw e-mail beantwoorden bij mijn terugkeer.
Vriendelijke groeten,
(Uw naam)