Tracking
Factureerbare uren worden bijgehouden door specifieke betrokkenheid . Bovendien heeft elk personeelslid een uurtarief dat overeenkomt met zijn of haar functie en ervaringsniveau. Elk personeelslid is verplicht een gedetailleerd urenformulier bij te houden waarin zijn of haar werkuren worden vermeld per type activiteit, klant en betrokkenheid. Op een gegeven moment kan een professioneel dienstverlenend bedrijf meerdere opdrachten hebben bij een bepaalde klant.
Soort activiteit
In de meeste gevallen is het waarschijnlijk dat een adviesbureau, een accountantskantoor, een juridische dienstverlener of een ander professioneel dienstverlenend bedrijf werknemers in staat stelt om hun tijd te verdelen over verschillende activiteitencategorieën. Drie van de meest voorkomende zijn:
- Factureerbare uren
- Administratieve werkzaamheden
- Niet toegewezen tijd
Afhankelijk van het bedrijf kunnen er nog meer specifieke categorieën zijn, maar dit zijn de meest voorkomende en essentiële. Meer gedetailleerde besprekingen van administratief werk en niet-toegewezen tijd volgen hieronder.
Maar eerst is een overzicht van de tarieven nodig.
Tarieven voor facturering
Een doorsnee adviesbureau kan een dergelijke taakhiërarchie hebben, waarbij het aantal uurtarieven per uur van onder naar boven sterk stijgt:
- Partner
- Manager
- Senior consultant
- Consultant
Bovendien kunnen er binnen elke trede van de hiërarchie meerdere factureringspercentages zijn.
Van een tweedejaars consultant kan daarom worden verwacht dat hij een iets hogere factureringsratio heeft dan een eerstejaars consultant. Een senior-partner die wordt herkend als een soort goeroe met specifieke expertise, inzicht of bekendheid, kan een premietarief opleggen tegenover zijn medepartners.
Het is niet ongebruikelijk dat de toppartner in een bepaald adviesbureau driemaal of meer factureert wat in rekening wordt gebracht voor de diensten van een eerstejaars consultant. In elk geval is het bij een bepaalde opdracht mogelijk dat de klant heeft onderhandeld over een korting op de standaardtarieven of een bepaald maximumbedrag voor de totale facturen.
Administratieve werkzaamheden
Administratief of admin, werk is een standaardcategorie voor bestede tijd die niet is gekoppeld aan een specifieke klantbetrokkenheid. Deze categorie kan activiteiten omvatten zoals, maar niet beperkt tot:
- Algemene kantooradministratie en archivering
- Onderwijs en opleiding, inclusief het optreden als instructeur voor interne lessen
- Prospecting voor nieuwe klanten en engagementen
- Uitvoeren van onderzoek met betrekking tot praktijkontwikkeling
Net als bij de rapportage van factureerbare uren, zijn personeelsleden doorgaans bezig met een eersysteem met betrekking tot het categoriseren van tijd als administratief.
Niet-toegewezen
Deze categorie betekent in wezen "geen van bovenstaande" en houdt in dat de medewerker zat te wachten om toegewezen te worden.
Dienovereenkomstig draagt rapportage op elk moment als niet-toegewezen een groot stigma, en dus in het algemeen moet worden vermeden ten koste van alles. Dientengevolge zullen personeelsleden die factureerbare uren niet aan een opdracht kunnen toewijzen typisch dergelijke ongestructureerde tijd karakteriseren als gewijd aan administratief werk, en dus voorbereid zijn om deze categorisering te rechtvaardigen indien uitgedaagd. Omdat de tijd niet factureerbaar is voor klanten en dus geen inkomsten genereert, zijn uitdagingen vaak zeldzaam.
Implicaties voor compensatie en promotie
Vooral in bedrijven met een streng up of out-beleid , kan het melden van substandaard niveaus van factureerbare uren schadelijk zijn voor iemands loopbaanontwikkeling. Ten eerste zijn iemands totale facturen vaak een belangrijke aanjager van compensatie. Voor een ander wordt het tonen van een groot deel van de niet-gefactureerde tijd op iemands tijdschema's vaak als bewijs genomen, eerlijk of niet, dat men ofwel niet gevraagd is als deelnemer of niet agressief genoeg is om factureerbaar werk te zoeken.
Als gevolg hiervan voelen medewerkers zich vaak onder druk om factureerbare uren te overdrijven, met de onvermijdelijke consequentie dat klanten steeds sceptischer staan tegenover facturen waarvan zij vinden dat ze opgeblazen zijn.
Gerelateerde problemen
Zie ook onze artikelen over deze gerelateerde onderwerpen:
- Personeelsgebruikspercentage in consultingkantoren
- Cliënt bezwaren tegen uurlijkse facturering door consultants
- Hoeveel verdienen consultants?
Gebruikscijfer is een waarde die gewoonlijk wordt gebruikt om de productiviteit van het personeel te beoordelen en is vaak een sleutelfactor bij beslissingen over compensatie en promotie. Ondertussen, zoals hierboven opgemerkt, betekent een toenemend aantal clients dat uurtarief wordt gelijkgesteld met overladen in verhouding tot de geleverde waarde.