In een groeiend aantal sectoren bezitten secretarissen een bachelordiploma of verdienen specialiteitgerichte certificeringen zoals de geaccrediteerde juridische secretaris of de gecertificeerde medische administratief assistent.
Taakvereisten voor secretarissen / administratieve assistenten
Om te werken in een administratieve positie , wordt van u verwacht dat u comfortabel bent in het gebruik van technologie op verschillende manieren. Mogelijk moet u documenten genereren, presentaties samenstellen, spreadsheets maken, databases beheren en websites onderhouden. U moet vertrouwd zijn met Microsoft Office, e-mail en internet. Voor een baan bij een klein bedrijf, moet u wellicht bekend zijn met QuickBooks of andere boekhoudsoftwareprogramma's.
Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden zijn essentieel. Wanneer u op een kantoorbaan werkt, moet u op details zijn gericht en over proeflezen beschikken. Je moet een goede beheersing van de Engelse taal hebben, inclusief schrijf- en bewerkingsvaardigheden. Sommige taken op het werk kunnen te maken hebben met het maken van documenten en / of websites. U zult comfortabel moeten zijn bij het reviseren of samenstellen van communicatie of webinhoud.
De rol van officemanager kan deel uitmaken van uw verantwoordelijkheden. Om een succesvolle manager te zijn, moet je kunnen multitasken en goed georganiseerd zijn. Als manager organiseer je vaak personeelsevenementen zoals prijsdiners en liefdadigheidsevenementen of plan je klantbijeenkomsten en roosters voor je collega's.
Hoe u een baan kunt vinden als secretaresse / administratief medewerker
Voordat u begint met zoeken, verzamelt u referenties van vorige werkgevers. Als u niet veel werkervaring heeft, kunt u een persoonlijke referentie gebruiken .
Werkgevers die een secretaresse of een administratief medewerker inhuren, zijn op zoek naar een persoon met wie ze comfortabel kunnen werken, die zich goed kunnen mengen met andere medewerkers en die vertrouwd kunnen worden met vertrouwelijke informatie. Sterke aanbevelingsbrieven kunnen deze kwaliteiten aantonen.
Maak gebruik van uw netwerken om leads te krijgen over vacatures. Neem contact op met Facebook en LinkedIn-contacten, familie-vrienden, buren en voormalige werkgevers en laat hen weten dat u introducties zou op prijs stellen aan iedereen van wie zij weten dat ze het aannemen.
Als u bijvoorbeeld op zoek bent naar een sector als recht, medicijnen, uitgeverij of hoger onderwijs, vraag uw contacten dan specifiek om verwijzingen naar professionals die zij kennen in die werkgebieden.
Persoonlijk solliciteren
U wordt een vertegenwoordiger van het bedrijf dat u inhuurt en biedt vaak de eerste indruk aan klanten of klanten. Dit betekent een duidelijk beeld en sterke interpersoonlijke vaardigheden zijn belangrijk voor secretaresses en administratieve assistenten om te bezitten.
Als u een manier kunt vinden om opgemerkt te worden door potentiële werkgevers, kan dit u een voorsprong geven als kandidaat. Stuur met je aanbevelingsbrieven en CV in de hand lokale organisaties en bedrijven. Zo kunt u solliciteren naar een baan in persoon .
Bedel de poortwachters en vraag of je met een van de leidinggevenden of managers kunt praten over ondersteuningspersoneelsposities bij de organisatie. Als managers niet beschikbaar zijn, vertel de receptionist dan een paar belangrijke feiten over uw inloggegevens en vraag of ze misschien wel vriendelijk genoeg zijn om uw cv met hun bazen te delen.
Zoek naar vacatures online
Zoek op Google naar vacatures met zoekwoorden zoals administratief medewerker, marketingassistent, redactieteam, medisch secretaresse, juridisch secretaresse en kantoorassistent om vacatures te genereren. Veel administratieve banen zullen ook worden geadverteerd op het gedeelte over tewerkstelling van de website voor uw lokale krant of Kamer van Koophandel.
Interviewen voor administratieve assistent banen
Je persoonlijke imago en interpersoonlijke vaardigheden worden door werkgevers geëvalueerd wanneer je een sollicitatiegesprek voor een open functie hebt. Zorg ervoor dat je onberispelijk gekleed en verzorgd bent. Begroet je interviewer met een warme glimlach en een stevige handdruk. Maak passend oogcontact met elk van uw interviewers in groepssituaties.
Wees voorbereid op het interview door het bedrijf van tevoren te onderzoeken. Word bekend met wat ze op kantoor doen en wie hun klanten zijn. Bereid je ook voor om jezelf te verkopen door 5 - 7 middelen te markeren, zodat je effectief kunt zijn in je rol als secretaresse of administratief medewerker van de organisatie. Vermeld voor elke asset die u vermeldt, dat u klaar staat om te verwijzen naar een rol, project of job waar u die sterkte hebt toegepast en positieve resultaten hebt gegenereerd.
Als je deze verhalen vertelt over hoe je in het verleden hebt gepresteerd, kun je al heel ver overtuigen dat je de juiste dingen hebt om uit te blinken in je werk. Bekijk de advertentie of functieomschrijving voor de functie zorgvuldig en maak een lijst met hun voorkeuren / vereisten. Overweeg voor elke kwalificatie een voorbeeld van hoe je die kwaliteit hebt geëxposeerd of die vaardigheid hebt toegepast.
Bereid antwoorden voor op andere veelgestelde vragen voor administratieve interviews zoals uw zwakheden en uitdagingen die u in het verleden hebt ontmoet. Werkgevers zullen je waarschijnlijk in het verleden vragen stellen over relaties met supervisors, dus wees bereid om te vermelden hoe je goed hebt samengewerkt met bazen en effectief omgaat met uitdagende persoonlijkheden en dat die geschreven referenties handig zijn.
Follow-up na het interview
Stel onmiddellijk na het interview een bedankkaart of brief samen waaruit duidelijk blijkt dat u met die werkgever zou willen werken. Geef aan hoeveel u op prijs stelt dat ze de tijd nemen om u te ontmoeten en in het kort uit te leggen hoe u uitstekend geschikt bent voor de functie.
Als je meerdere interviewers hebt ontmoet, probeer dan in elke communicatie iets anders toe te voegen om aan te tonen dat je een uiterst gemotiveerd en attent persoon bent.