1. 8:00 am maandagochtend personeelsvergaderingen
Het probleem met deze ontmoeting is dat niemand er ooit klaar voor is. Het is tenslotte maandagmorgen 8:00 uur - er is nog niets gebeurd en wat er vorige week is gebeurd, is grotendeels oude geschiedenis.
Het tweede probleem met deze bijeenkomst is dat iedereen bereid is om zondagavond te werken, wat soms goed is, maar u zeker serieuze stemmen voor "eikel van het jaar" kunt geven van werknemers en familieleden van werknemers.
De oplossing: als u maandag een teambijeenkomst moet houden, drukt u op 's morgens of vroeg in de middag op. Sterker nog, druk op dinsdagochtend.
2. Round-the-Table Statusmeetings
Je kent deze ontmoeting. Het is degene waar mensen zich door de kamer bewegen en hun nieuwste updates, sagen, fantasieën en dromen delen. Zit op de verkeerde plaats en je eindigt als de 22 e persoon om een update aan te bieden aan een groep waarvan de blazen overbelast zijn en hersens verdoofd door de politiek georiënteerde updates afkomstig van de monden van collega's in verre functies.
De oplossing: maak een afspraak als dat nodig is, maar stel een paar regels in voor de updates. Vraag mensen zich te concentreren op belangrijk nieuws dat iedereen beïnvloedt of om uitdagingen te identificeren die hulp nodig hebben van verschillende functies.
Alles doen om de pijnlijke mars te beperken van gratis en zelfbedienende statusupdates die ongedisciplineerd rond de tafel bijeenkomen.
3. Terugkerende vergaderingen die hun doel hebben verloren
Elke terugkerende vergadering waar niemand zich kan herinneren waarom deze vergadering nog steeds plaatsvindt, is een kandidaat voor onmiddellijke verwijdering.
De wetten van de natuurkunde worden overgedragen aan vergaderingen en een vergadering op het schema blijft meestal op het schema staan nadat het zijn bruikbaarheid op de werkplek heeft opgebruikt. Eén nieuwe manager beoordeelde de terugkerende lijst met vergaderingen in het schema van zijn team en annuleerde twee van hen omdat hij geen reden kon verzinnen waarom deze vergaderingen bestonden. Hij ontving meer dan een paar bedankbriefjes en enkele opmerkingen van mensen die zich afvroegen hoe hij deze ontmoeting die ze het afgelopen jaar hadden geprobeerd te vermoorden, kon vermoorden.
De oplossing: bekijk alle terugkerende vergaderingen waaraan u uw team hebt onderworpen of waaraan u deelneemt en haal ze weg uit uw leven en de levens van uw teamleden. Als u niet de gastheer van de vergadering bent, informeer de gastheer over uw intentie en uw kijk op het nut van de vergadering. Als u de host / sponsor bent, neemt u teamleden op en geeft u hen een stem en een stem. Een beetje draconisch in plakken snijden van terugkerende vergaderingen opent waardevolle tijd voor andere, belangrijker activiteiten.
4. Groep Word-Smithing Meetings
Dit is elke vergadering waarin je een groep mensen samenbrengt om ergens aan te werken: een visie, een missie, een strategieverklaring, een scope-verklaring in projectbeheer.
De uitvoer van deze sessies is meestal een reeks onhandig geconstrueerde zinnen die een compromis vormen van de persoon die de leiding heeft. Niemand in de kamer is het eens met het eindproduct, maar iedereen knikt instemmend zodra de bewoording verder gaat dan belachelijk tot gewoon verschrikkelijk in een poging om de pijn weg te laten gaan.
De solutie: verbuig nooit ruige bewoordingen van iets aan een commissie. Neem zelf een steek op het item in kwestie, stuiter het op een paar collega's en als je iets nadert dat voor je begint te werken, vraag dan heel voorzichtig om input van een groep. Stel vragen die verhelderend zijn, maak mooie aantekeningen en verdwijn vervolgens en maak een nieuwe redactie van de verklaring (en) en herhaal het proces zo nodig.
5. Sjabloon Strategie Vergaderingen
Ik eindig waar ik begonnen ben, met de zeer afgebroken strategiebijeenkomst zoals beschreven in de opening van dit artikel.
Er is geen magisch proces of sjabloon of zelfs maar een eenvoudige reeks stappen die strategische duidelijkheid helpen creëren. Het uitvoeren van een SWOT-analyse (sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen) is niet altijd op het kritieke pad om tot een nauwkeurige beoordeling van omstandigheden en kansen te komen. En cijfers en doelen en groei zijn geen strategieën. Pas op voor iemand die suggereert dat ze een eenvoudig proces voor dit complexe onderwerp hebben.
De oplossing: investeer in een hooggekwalificeerde en ervaren strategie facilitator of adviseur die begrijpt hoe te begeleiden, soms te leiden en soms te volgen bij het nastreven van het ontwikkelen van een bruikbare, zinvolle strategie. De juiste professional zal de groep aanspreekbaar maken op het vinden van antwoorden op de juiste (moeilijke) vragen die beantwoord moeten worden op weg naar strategische duidelijkheid.
Het komt neer op
Vergaderingen zijn onbetaalbare mogelijkheden om verbinding te maken, te communiceren, relaties op te bouwen en creatieve probleemoplossing te stimuleren. Het zijn ook kansen rijp voor overmatig gebruik en zelfs misbruik. Streef ernaar om de manager te zijn die de kracht en het belang van vergaderingen respecteert. Gebruik deze forums om de juiste redenen door ze te laten focussen op belangrijke kwesties, ideeën te vragen en vooral de tijd te respecteren die iedereen in de sessies stopt. Uw teamleden zullen uw positieve benadering meer waarderen dan u ooit zult weten.