Dit artikel biedt ideeën voor managers op alle niveaus om hun faciliterende vaardigheden te verbeteren ter ondersteuning van het verbeteren van de vergaderproductiviteit.
Waar managers het mis hebben met vergaderingen
Veel managers denken dat ze weten hoe ze een vergadering moeten 'runnen'.
Ze bepalen de agenda, voeren het woord en nemen alle beslissingen. Hoewel dit gemakkelijk en efficiënt kan zijn voor managers, is het vaak een verspilling van tijd voor mensen, en het maakt geen gebruik van het creatieve potentieel van het team. In feite heeft dit het tegenovergestelde effect, aangezien werknemers de neiging hebben zich terug te trekken, zich uitstellend naar de manager die duidelijk de leiding wil hebben.
Er zijn veel redenen waarom managers hun werknemers niet meer betrekken bij vergaderingen, waaronder:
- Angst om los te laten.
- Het valse geloof dat ze, omdat ze de baas zijn, alle antwoorden moeten geven.
- Een gebrek aan vertrouwen in de vaardigheden of probleemoplossende vaardigheden van hun werknemers.
- Een gebrek aan vergaderfacilitatievaardigheden.
Hoewel de eerste drie items gedragingen van arme managers zijn, kan de laatste, faciliterende vaardigheden, met de praktijk worden geleerd en versterkt.
Versterking van uw faciliterende vaardigheden
Per definitie betekent faciliteren: " Gemakkelijker of minder moeilijk maken; help forward . "Om een manager in staat te stellen een vergadering te faciliteren (in plaats van deze uit te voeren), moeten ze bereid zijn om hun macht los te laten en open te staan voor verschillende uitkomsten en benaderingen.
Een goede facilitatie van vergaderingen betekent dat iedereen wordt betrokken bij het identificeren en oplossen van problemen. Teams zullen bijna altijd betere, creatievere oplossingen ontwikkelen dan een andere manager en zou eerder geneigd zijn om de implementatie van de oplossingen te ondersteunen.
Hier zijn negen vaardigheden vereist om een vergadering te vergemakkelijken, die allemaal kunnen worden geleerd en verbeterd met de praktijk:
- Agenda planning. Een gezamenlijke vergadering begint met agenda-planning. Het selecteren van onderwerpen die deelname uitnodigen, dat wil zeggen een probleem dat moet worden opgelost, is veel boeiender dan 'informatieve' onderwerpen. Er moet echter voldoende tijd worden uitgetrokken om groepsbetrokkenheid mogelijk te maken.
- Omgeving en klimaat. Logistiek kwestie! Wanneer mensen zich ongemakkelijk voelen, elkaar niet kunnen zien, niet kunnen horen of honger hebben, zullen de resultaten van de vergadering te lijden hebben. Leer hoe je logistiek kunt gebruiken als een manier om grote participatie aan te moedigen en barrières weg te nemen.
- Vragen stellen. Grote vragen stimuleren een grote discussie. Het artikel, " 70 geweldige coachingsvragen met behulp van het GROW-model ," biedt een aantal uitstekende discussievragen.
- Actief luisteren. Wanneer een manager parafraseert, controleert op begrip, en vervolgvragen stelt, stimuleert het meer deelname en blijft de discussie stromen. In " Hoe word je een betere luisteraar ," deel ik ideeën over het versterken van je actieve luistervaardigheid.
- Brainstormen. De meeste mensen denken dat ze al weten hoe te brainstormen. Meestal doen ze dat echter niet. In te veel situaties wordt de effectiviteit van brainstormen gereduceerd door slecht procesbeheer, sterke sociale of politieke druk en slechte faciliterende vaardigheden. Veel mensen hebben nog nooit echt de kracht van een goed uitgevoerde brainstormsessie ervaren. Zie " 15 manieren om te regenen tijdens een brainstormsessie " voor wat je niet moet doen - doe dan het tegenovergestelde!
- Consensus-opbouwende vaardigheden. Consensus wil niet zeggen dat iedereen het eens moet zijn met een beslissing. Het betekent dat iedereen de gelegenheid heeft gehad om hun perspectieven te delen en ideeën voor te stellen. Een goede facilitering zal de groep begeleiden van het delen van ideeën tot het ontwikkelen van een effectieve beslissing . Het bereiken van consensus kost meer tijd, maar zal doorgaans een sterkere buy-in verkrijgen van de groep als geheel. Onthou echter dat consensus niet het uiteindelijke doel is. Een effectieve beslissing voor het probleem is het belangrijkste probleem. Zie Een Zesstaps consensus-beslissingskader voor meer informatie over het leiden van een team door middel van een consensus besluitvormingsproces.
- Conflictoplossing. Wanneer er een kamer vol mensen is die betrokken zijn bij het oplossen van een probleem, is conflict onvermijdelijk. Sterker nog, conflicten over de taak of kwestie worden door teamonderzoekers bekeken als onderdeel van het proces voor effectieve besluitvorming. Een manager moet leren hoe hij de kracht van conflict op een positieve manier kan benutten. Zie: "Conflictoplossing voor kleine groepen. "
- Non-verbale communicatieve vaardigheden. Terwijl onderzoekers over de exacte percentages argumenteren, zouden de meesten het erover eens zijn dat meer dan 50 procent van de communicatie non-verbaal is. Een manager moet de toon- en lichaamstaal van de groep kunnen lezen om hun niveau van betrokkenheid, openhartigheid en toewijding te beoordelen.
- Opnemen. Bekwame groepsbevestiging houdt in dat u weet wanneer u een flipover of whiteboard moet gebruiken om vast te leggen wat mensen zeggen. Door dit te doen voelen mensen zich alsof hun ideeën worden gehoord en worden gewaardeerd, en dienen ze als waardevolle gegevens om te worden gebruikt voor actieplanning en follow-up.
Het komt neer op:
Tijd is een waardevolle aanwinst in het leven en op het werk. Streef ernaar vergaderingen te beheren voor optimale efficiëntie en effectiviteit. Het leren, oefenen en toepassen van de negen hierboven beschreven faciliteervaardigheden is een geweldige plek om te beginnen.
-
Bijgewerkt door Art Petty