Gepubliceerd op 8/1/2015
De kans is groot dat wanneer iemand wordt gepromoveerd tot zijn eerste managementrol, dit de eerste keer is dat hij een afdelingbudget beheert.
De meeste nieuwe managers krijgen weinig of geen formele training in het ontwikkelen van een budgetprognose, het bijhouden van hun uitgaven of het maken van aanpassingen halverwege het jaar. Ze krijgen vaak een spreadsheet of rapport van hun manager of de financiële afdeling overhandigd, en verwachtten dat ze wisten hoe ze het moesten doen, of ze leerden met vallen en opstaan.
Hoewel 'vallen en opstaan' een effectieve manier kan zijn om een nieuwe vaardigheid te leren, is het beter als een nieuwe manager niet te veel pijnlijke fouten hoeft te maken.
Hier zijn een paar lessen die ik heb geleerd uit mijn eigen 'trial and error learning', waarvan ik geloof dat de meeste nieuwe managers hiervan kunnen profiteren:
Investeer de tijd om van begin af aan te leren
Er is geen beter moment om "stomme" vragen te stellen dan wanneer je iets nieuws bent en het nog nooit gedaan hebt. Het is beter om te vragen en de tijd te besteden aan vooraf leren, in plaats van te wachten totdat iemand je op fouten moet wijzen. Vraag tijd aan uw manager (of voorloper als dat mogelijk is) om de onderliggende filosofie, de overkoepelende doelen, het formaat en elk regelitem te bekijken. Als uw organisatie een financieel persoon heeft, vraag die persoon ook om tijd met u door te brengen. De meesten zullen gevleid zijn en bereid zijn hun expertise te delen. Immers, als ze je kunnen trainen hoe je dingen volgens hun specificaties van tevoren moet doen, heb je later minder last van ze.
Volg de cursus 'Financiën en budgetteren voor niet-financiële managers'
Neem contact op met uw lokale universiteitsscholen, onder "Executive Education". De meeste business schools bieden cursussen van één tot drie dagen zonder creditering. Neem tijdens of na de cursus de tijd om het jaarverslag van uw bedrijf te beoordelen en inzicht te krijgen in de verschillende financiële ratio's en rapporten.
Beheer uw afdelingsbudget alsof het uw eigen bedrijf is
Wanneer we voor grote organisaties werken, eindigen we met het behandelen van het geld van het bedrijf zoals het groeit op bomen. Dat is het niet, en het is nu uw taak als manager om persoonlijk eigenaar te worden van de middelen van uw afdeling.
Wees een teamspeler
Bekijk indien mogelijk het budget van uw manager. Hoewel het belangrijk is om eigenaar te worden van uw budget, maakt uw unit deel uit van een groter geheel. Vraag uw manager om u te laten zien waar uw budget past en groot beeld ondersteunt, evenals de onderlinge afhankelijkheden met uw peers. Er kunnen momenten zijn dat een andere afdeling geld nodig heeft voor doelen die een hogere prioriteit hebben dan de jouwe. Wacht niet om te worden gevraagd of laat het wegnemen - wees proactief en bied aan om uw peer manager te helpen. Je wordt gezien als strategisch en collaboratief .
Speel geen stomme games
Alleen omdat 'iedereen het doet', wil nog niet zeggen dat het niet dom en slecht voor het bedrijf is. Een voorbeeld van een typisch dom budgetspel dat managers spelen, is 'het gebruiken of het uitgeven'. Het is wanneer u het einde van het jaar nadert en uw budget onder uw prognose loopt. In voorgaande jaren, toen je nog niet veel geld had verdiend, werd het budget voor het volgende jaar vastgesteld op basis van de werkelijke periode van dat jaar.
Dus om je budget niet opnieuw te laten bezuinigen, ga je lekker winkelen - dingen kopen die je niet nodig hebt of een voorraad sparen voor het geval je het nodig hebt.
Volg uw uitgaven maandelijks en maak proactieve correcties
Ga er niet vanuit dat "iemand" je zal vertellen wanneer je het budget overschrijdt. Misschien moet u zelfs maandelijkse rapporten vragen of zelf bijhouden. Wacht niet tot het einde van het jaar, wanneer het een verrassing is (voor jou en je baas). Tegen die tijd is het te laat om te onderzoeken en correcties aan te brengen. Wees verantwoordelijk, meet uzelf en rapporteer proactief aan uw manager.
Wees transparant en betrek je team hierbij
Deel uw budget met uw team, misschien zelfs betrokken bij het opstellen van de prognose. Door uw team te betrekken en hen te helpen het budgetteringsproces te begrijpen, ontstaat er een gevoel van gedeeld eigendom en worden uw werknemers aangemoedigd creatieve manieren te vinden om hun uitgaven te beheren.
Wees strategisch
Neem niet alleen de werkelijke cijfers van vorig jaar en voeg tien procent toe aan de prognose van het volgende jaar. Begin met het ontwikkelen van een strategie en doelen en bepaal vervolgens de benodigde middelen om die doelen te bereiken. Als u meer dan vorig jaar nodig heeft, bereidt u dan een businesscase voor om uw verzoek om extra financiering te rechtvaardigen.
Overdrijf het niet
Terwijl het beheren van het budget een belangrijke rol is voor een manager, moet u nooit de belangrijkste troeven uit het oog verliezen: uw mensen! Zorg ervoor dat u ten minste vijf keer zoveel tijd aan het ontwikkelen van uw team spendeert dat u cijfers verknoeit.