De beste managers begrijpen het belang van deze evenementen en ze begrijpen dat het produceren van een geweldige vergadering planning en doelbewuste inspanning vergt.
Dit artikel biedt tien tips om u te helpen profiteren van deze waardevolle samenwerkingstijd met uw team. Hier zijn tips voor het versterken van uw teamvergaderingen.
Heb een positieve houding ten opzichte van vergaderingen
Het is het allerbelangrijkste dat een manager als leider kan doen om teamvergaderingen te verbeteren. Ik schrik van hoeveel managers trots zijn om hun afkeer van vergaderingen te verkondigen. Om significante resultaten te bereiken, problemen op te lossen, beslissingen te nemen, te informeren, te inspireren, samen te werken en te motiveren, moeten managers met mensen werken.
Dat betekent af en toe die mensen samenbrengen in een kamer of tijdens een telefonische vergadering en met hen praten. Managing is niet om op kantoor te zitten terwijl de deur dicht is met het verzenden van e-mails. Als een leider, kijk naar vergaderingen als de manifestatie van leiderschap . Het is leiderschapsshow-tijd, niet iets om bang voor te zijn als een bezoek aan de tandarts.
Vergeet niet dat u de eigenaar bent
De agendaplanning niet overdragen aan een administratief assistent of een ander teamlid.
Als de leider is het uw ontmoeting. Het is jouw taak om de vergadering te plannen en uit te voeren. Om jezelf in de juiste stemming te stellen, kun je de volgende vraag stellen en beantwoorden: "Wat zal ik na deze vergadering willen dat mensen hebben geleerd, bereikt of opgelost?"
Bereid altijd een agenda voor
Elk artikel dat je ooit zult lezen over effectieve werkvergaderingen bevat advies over het voorbereiden van een agenda .
Toch komen we nog steeds op bijeenkomsten uit waar geen agenda te vinden is. De planning van de agenda helpt u bij het focussen en identificeren van de prioritaire onderwerpen voor de vergadering.
Vraag om input op de agenda
Hoewel het de primaire verantwoordelijkheid van de manager is om de agenda te ontwikkelen, kunnen teamleden worden uitgenodigd om agendapunten bij te dragen. Stuur een oproep voor ideeën een paar dagen voor de vergadering.
Het spannender maken!
Zet een beetje variatie in het formaat. Hier zijn een paar dingen die u kunt doen om uw teambijeenkomsten te verbeteren:
- Nodig gastsprekers uit
- Vier iets
- Voer een "learning roundtable" uit - laat teamleden een beurt nemen om elkaar iets te leren
- Bekijk een Ted Talk die relevant is voor de agenda van de vergadering
- Voer een teambuildingsactiviteit uit
- Van locatie veranderen (overweeg om de vergadering off-site te nemen)
- Neem leuk of interessant eten mee
- Een vergadering met één itemagenda houden
- Vraag om updates van het bliksemschicht
- Betrek het team bij het brainstormen
- Wissel van stoel; schakel alles om de monotonie te verbreken
Sta wat "witte ruimte" toe voor spontane creativiteit en betrokkenheid
Stop zoveel items niet in de agenda die je moeilijk kunt voltooien. Laat in plaats daarvan aan het eind wat ruimte over voor een spontane discussie. Als de vergadering voortijdig afloopt, laat iedereen dan vroeg gaan.
Mensen waarderen gevonden tijd ook.
Gebruik Teambijeenkomsten om samen te werken
In plaats van alleen informatie te delen, probeer dan een probleem op te lossen of werk samen met de groep om tot een beslissing te komen. Ja, het is uitdagend en kan rommelig zijn, maar dat is waar we de meeste waarde uit de vergaderingen halen.
Verlicht
Het zijn van de leider van een vergadering gaat niet over het pronken met autoriteit of het misbruiken van macht. Het is een voorbeeld om dit te doen door iemand te laten zeggen dat hij te laat is voor het team. Heb een gevoel voor humor en nederigheid.
Opvolgen
Houd actiepunten in de gaten en zorg ervoor dat mensen doen wat ze zeggen dat ze gaan doen. Het is frustrerend om te verschijnen voor de volgende vergadering en te ontdekken dat de helft van het team niet de moeite nam om te doen waar ze zich tijdens de vorige vergadering aan hadden verbonden. Follow-up vóór de vergadering en houd individuen verantwoordelijk voor hun toezeggingen.
Wees een rolmodelleider
Teamvergaderingen zijn geen tijd om je hoede te laten zijn en terug te schoppen met je team. Houd jezelf en je team aan de hoogste gedragsnormen, wat betekent dat er geen grapjes zijn, grapjes op teamleden, cynisme en sarcasme, of bashing van andere afdelingen of management. Denk eens aan de vriendelijke leider waar je bekend om wilt staan en laat vervolgens zien dat elke vergadering die leider is.
Het komt neer op
Een mogelijkheid om met uw team samen te werken en te werken, is een vreselijke zaak om te verspillen. Het is absoluut noodzakelijk dat u de discipline ontwikkelt om vergaderingen te plannen en te leiden die mensen waarderen en initiatieven vooruit helpen.
Bijgewerkt door Art Petty