Krijg ondersteuning van het executive leiderschap in projectbeheer

Projectmanagers hebben een moeilijke taak. Door hun rol vervullen zij de verantwoordelijkheid voor het vormen van een effectief team om nieuwe initiatieven te ontplooien en te slagen. Omdat projecten al het werk in een bedrijf omvatten, inclusief tijdelijke en unieke initiatieven en de routine van dagelijkse activiteiten, is elk project een nieuw avontuur.

Voeg de realiteit toe dat projecten zijn hoe we innoveren; hoe we uitvoering geven aan strategie en hoe we de infrastructuur en capaciteiten van onze organisatie uitbouwen, het is duidelijk dat senior leiders alles moeten doen wat in hun macht ligt om de projectmanagers van hun bedrijf te ondersteunen.

Een van de belangrijkste factoren die het succes van een project bevorderen, is de aanwezigheid van een effectieve, betrokken uitvoerende sponsor. Deze positie is al lang geassocieerd met projectsuccessen in industriële studies, maar een literatuuroverzicht waarin de huidige praktijken rond sponsorschap worden beschreven, suggereren dat we nog een lange weg te gaan hebben om de aanwezigheid en de praktijken van de sponsorrol in onze organisaties te institutionaliseren. Een beetje context is geschikt. Laten we eerst de primaire verantwoordelijkheden van de sponsor bekijken.

Primaire verantwoordelijkheden van de uitvoerende sponsor van een project

• Neem verantwoordelijkheid voor de uitkomst van een project. (Dit punt wordt vaak omschreven als een gedeelde verantwoordelijkheid met de projectmanager.)
• Charter het project en verleen gezag aan de projectmanager en kernteamleden.
• Steun het projectteam voor middelen en zichtbaarheid.
• Zorgen voor de aanwezigheid van en ondersteuning van effectieve teamwaarden, inclusief verantwoordelijkheid en transparantie.

• Ondersteun het team in buitengewone moeilijkheden.
• Coach de projectmanager.
• Verdedig het projectteam tegen organisatorische inmenging.

Wat gebeurt er wanneer de uitvoerende sponsor uit beeld is?

Bij afwezigheid van een ondersteunende uitvoerende sponsor, vallen alle bovengenoemde verantwoordelijkheden bij de reeds overbelaste projectmanager, die meestal niet de bandbreedte en het politieke gewicht heeft om deze taken te vervullen.

Het ontbreken van een effectieve sponsor vergroot het risico op projectproblemen, inclusief maar niet beperkt tot: falen, suboptimale prestaties tegen tijds-, kosten- en kwaliteitsdoelstellingen en toegenomen teamruzie.

Eenvoudig gezegd is de aanwezigheid van een effectieve executive sponsor een positieve verschilmaker voor het complexe werk om onze belangrijkste tijdelijke en unieke initiatieven tot een goed einde te brengen. Gezien het overduidelijke belang van de rol, kan het redelijk zijn om te veronderstellen dat de meeste organisaties hun werk met uitvoerende sponsors serieus nemen. Helaas suggereert een beetje tijd doorgebracht in de echte wereld anders.

Een glimp in hoe onze organisaties de rol van executive sponsor behandelen

Als gediplomeerd management-instructeur in projectmanagement, heb ik het geluk regelmatig te leren over de projectmanagementpraktijken van de werkgevers van mijn studenten in een grootstedelijk gebied. Van Fortune 100-bedrijven tot kleine, ondernemende startups en not-for-profits, de vertegenwoordigde organisaties zijn een dwarsdoorsnede van onze economie.

Hoewel het redelijk zou zijn te verwachten in deze tijd waarin de projectmanagementpraktijken goed ingeburgerd zijn dat de meeste bedrijven volwassen praktijken rond de rol van de uitvoerende sponsor vertonen, is de situatie in werkelijkheid precies het tegenovergestelde.

Enkele niet-wetenschappelijke bevindingen uit mijn jaarlijkse informele enquête onder MBA-studenten over de rol van de uitvoerende sponsor in hun bedrijven:

• Gemiddeld beschrijft meer dan vijftig procent van de studenten hun bedrijf als geen formele praktijken rond executive sponsoring.
• Weinig bedrijven hebben een geformaliseerde training of gestandaardiseerde beschrijving voor de rol en verantwoordelijkheden van de sponsor.
• Ik heb nog geen studentrapport gehad dat zijn / haar bedrijf training verzorgt voor hun uitvoerende sponsors.
• Er is weinig consistente overeenstemming over de verantwoordelijkheid van de sponsor voor projectsucces.
• Wanneer de studenten projectmanagers in hun bedrijven ondervragen over hun tevredenheid over de prestaties en ondersteuning van hun sponsors, gaf een meerderheid van de ondervraagden uiting aan frustratie.

Een beoordeling van meer geformaliseerde enquêtes van brancheorganisaties en particuliere adviesbureaus versterkt de algemene validiteit van de inbreng van mijn studenten.

En hoewel de huidige stand van de praktijk van executive sponsoring ruimte laat voor verbetering, hebben projectmanagers geen andere keuze dan door te gaan met hun initiatieven. Er zijn echter een aantal stappen die projectmanagers kunnen nemen om broodnodige ondersteuning door leidinggevenden te werven.

Executive-ondersteuning krijgen voor uw project

1. Rekruteer een sponsor. Als uw project strategische implicaties heeft voor uw bedrijf, hetzij rechtstreeks voor klanten of indirect door interne en externe activiteiten ter ondersteuning van klanten efficiënter en effectiever te maken, moet u een sponsor werven. Werk direct samen met uw rapport-tot-manager of het hoofd van uw Project Management Office om het belang van het project te versterken en om hulp te vragen. Benadruk de rol en verantwoordelijkheden van de sponsor, zoals hierboven aangegeven, en wijs op onderzoek uit de sector dat projectucces en effectieve sponsoring met elkaar verbindt.
2. Train je sponsor. Benadruk de rol als strategisch, niet tactisch of als een boegbeeld. De meeste leidinggevenden komen in de rol van een sponsor zonder formele training of zelfs context voor hun verantwoordelijkheden. Hoewel je in de enigszins ongemakkelijke rol zit van het opleiden van een leidinggevende, zullen de meeste van deze personen je context en begeleiding waarderen. De kwesties van verantwoording, waardenversterking en bescherming van het team moeten uw primaire focus zijn wanneer u aan boord gaat van uw uitvoerende sponsor.
3. Schakel uw sponsor actief in en betrek hem hierbij. De beste relaties met projectmanager / executive sponsor zijn zeer interactief. Het is belangrijk dat de twee partijen een duidelijk communicatieprotocol opstellen voor het bijwerken van projectactiviteiten en het signaleren en reageren op noodsituaties. De projectmanager moet de uitvoerende sponsor aanmoedigen om van tijd tot tijd status- of teamvergaderingen bij te wonen om oprechte interesse te tonen en om als actieve cheerleader voor teamsuccessen te dienen.
4. Vraag om coaching-ondersteuning van je sponsor. Het is altijd handig om iemand te hebben met meer ervaring dan dat je observeert en constructieve en positieve feedback en coaching biedt op je prestaties. Laat uw sponsor weten dat u deze input verwelkomt in uw streven om te verbeteren, en accepteer deze wanneer u hem aanvaardt.
5. Gebruik de sponsor zorgvuldig voor de grote problemen . Zorg ervoor dat u uw sponsor niet te veel bekijkt of behandelt met tactische kwesties. Het beste en beste gebruik van uw sponsor is het helpen van veilige bronnen; dienen als woordvoerder voor het projectteam bij de bredere managementgroep en helpen bij het versterken van essentiële teamwaarden. Er is een evenwichtsoefening die de projectmanager moet respecteren wanneer hij overweegt de sponsor samen te stellen voor teamactiviteiten.

Het komt neer op

De rol van de uitvoerende sponsor is een van de belangrijke stukjes van de puzzel naar succes voor projectinitiatieven. Succesvolle projectmanagers begrijpen hoe belangrijk deze rol is en werken aan het verkrijgen van uitvoerende ondersteuning op het juiste niveau en in de juiste intensiteit. Als de rol van de sponsor afwezig of vaag is, neem je het op jezelf om je uitvoerende sponsors te werven en op te leiden om je, je team en je bedrijf te steunen voor succes.