Medewerkers beheren en uw bedrijf beschermen
Een goede functieomschrijving
- Dient als naslagwerk voor het bepalen van vergelijkbare salarissen in de industrie.
- Helpt bij het maximaliseren van het geld dat wordt uitgegeven aan de beloning van werknemers voor de functie door ervoor te zorgen dat de ervaring en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, worden gedetailleerd en afgestemd op potentiële aanvragers.
- Functies als basis voor het ontwikkelen van interviewvragen.
- Gedetailleerde informatie over de positie die kan worden opgenomen in 'Help wanted'-advertenties.
- Ontmoedigt werknemers om te weigeren iets te doen omdat "het niet mijn taak is".
- Biedt een basis voor beoordelingen door medewerkers, salarisverhogingen, doelen stellen en groeipaden.
- Dient als juridische documentatie die nuttig kan zijn in het geval een werknemer een proces wegens beëindiging of discriminatie tegen het bedrijf indient.
Wat op te nemen in een taakbeschrijving
Een effectieve functiebeschrijving beschrijft de primaire functies van de taak, hoe de taken zullen worden uitgevoerd en de nodige vaardigheden die nodig zijn om de taak uit te voeren. Het moet anticiperen op de groei van medewerkers en mogelijke problemen met misverstanden. Dat wil zeggen, een functiebeschrijving is niet alleen een analyse van de positie; het moet ook potentiële vragen over de positie in de toekomst behandelen.
Een taakomschrijving zou het volgende moeten omvatten
- Functietitel: verduidelijkt de positie, functietitel en rang of niveau (indien van toepassing).
- Salarisrange : lijst beginnend salaris, middenbereik en hoog (maximum) salaris voor de functie. U moet ook informatie opnemen over hoe werknemers in aanmerking komen voor aanvullende compensatie (dat wil zeggen, verkoopcommissies, prestatiebonussen, jaarlijkse verhogingen, enz.)
- Doelstelling en doelstellingen: een algemene verklaring, samengevat in drie of vier zinnen, het doel of het doel van de functie.
- Functieomschrijving: een gedetailleerde lijst van specifieke taken en taken in de volgorde van belangrijkheid (de belangrijkste taken moeten boven aan de lijst worden weergegeven). Deze lijst moet betrekking hebben op elke activiteit die 5% of meer van de tijd van de werknemer in beslag neemt en houdt rekening met de eventuele aansprakelijkheid van de werknemer voor het behalen van bepaalde doelstellingen.
- Beschrijving van de rapportagestructuur: deze sectie biedt een gedetailleerde beschrijving van alle rollen die de werknemer zal houden. Dit moet ook hun eigen toezichthoudende rol omvatten (indien aanwezig) en ook aan wie zij direct en indirect ondergeschikt zijn. Als de werknemer met andere werknemers moet werken of als afdelingen die informatie ook opnemen.
Het is handig om een stroomschema voor de bedrijfsorganisatie op te nemen dat alle posities in het bedrijf en hun hiërarchie weergeeft.
- Ervaring en vaardigheden: wees zo specifiek mogelijk wanneer u de ervaring en vaardigheden beschrijft die vereist zijn om de klus te klaren. Als de positie bijvoorbeeld het gebruik van een computer vereist, geeft u het type software of hardware op die wordt gebruikt om de taak uit te voeren.
- Beschrijving van ideale kandidaat: detailleer andere sterke punten die nodig zijn om de taak uit te voeren, zoals "het vermogen om met strakke deadlines en meerdere eindbazen te werken."
- Werklocatie en schema: vermeld de fysieke locatie van de taak, de dagen en uren van de positie en vermeld eventueel overwerk dat nodig kan zijn om de taak uit te voeren.
Een belangrijke functie om in elke functiebeschrijving te plaatsen: "En andere taken zoals toegewezen"
De ideale situatie voor een werkgever bestaat uit het inhuren van zeer gemotiveerde en bekwame werknemers die graag meer willen doen dan alleen hun toegewezen taken. Medewerkers die om meer werk vragen wanneer ze vrije tijd in handen krijgen of die geïnteresseerd zijn in het leren van nieuwe vaardigheden, kunnen van onschatbare waarde zijn voor kleine bedrijven.
Maar niet alle werknemers zijn toegewijd aan hun baan of de bedrijven die hun salaris schrijven. Medewerkers die weigeren meer te doen dan hun functieomschrijving specifiek vermeldt, kunnen vermijdbare hoofdbrekens creëren voor hun werkgever.
Door 'en andere taken als toegewezen' op te nemen in een functiebeschrijving, kan de werkgever nieuwe taken toevoegen aan de functie die nodig zijn. In sommige gevallen kan het nuttig zijn meer te verduidelijken dan de generieke "andere taken" en meer beschrijvend te zijn.
Bijvoorbeeld 'andere administratieve taken' of 'andere taken zoals toegewezen door (een bepaalde afdelingsfunctie).'
Het betalen van hogere salarissen komt niet altijd overeen met betere prestaties op het werk. Werkgevers en hun werknemers kunnen altijd beter opschieten wanneer wat wordt verwacht in de werkprestaties van een werknemer schriftelijk wordt vastgelegd.