Ja, de onverbloemde waarheid is dat ze allemaal actief proberen een moeilijk gesprek te voeren. Dit omvat waarschijnlijk jou. We hebben geleerd op de harde manier dat niemand wint wanneer de leider vertraagt met een moeilijk onderwerp.
Of u nu de eerstelijnstoezichthouder bent die klachten heeft ontvangen (die u hebt gevalideerd) dat Bob misschien deodorant wil veranderen of gebruiken, of dat u de CEO bent die het uitstaan van de realiteit onder ogen ziet dat haar star hire vlammend is , er is een moeilijk gesprek dat ergens in je hoofd ruimte biedt.
Het is tijd om die ruimte vrij te maken en je pre-conversation angst te verminderen met een goede voorbereiding.
Tips om een productief moeilijk gesprek te plannen:
- Start uw planning door te focussen op de voordelen van het voeren van dit achterstallige gesprek . In de meest ernstige situaties wordt de gezondheid van uw team, uw bedrijf en zelfs uw reputatie nadelig beïnvloed door uw pesterijinspanningen. Door het gesprek aan te gaan en te voeren, elimineert u effectief een obstakel, lost u een langdurend probleem op en / of stelt u iemand of een groep in staat om te sterken in hun streven naar succes. En ja, je zult de ruimte vrijmaken die deze angstwekkende toekomstig evenement in je hoofd heeft gehuurd.
- Beoordeel de situatie en de gewenste richting voor de discussie. Stel jezelf de vraag: met wat voor soort situatie hebben we hier te maken? Denk goed na over de situatie en concentreer u op het identificeren van de meest waarschijnlijke aanpak of uitkomst. Het is nuttig voor sommige managers om de situatie te categoriseren voordat ze de discussie voeren. Hoewel er geen universele categorisatie is, is het raamwerk van coach , trein, counsel of empower een nuttig startpunt.
Sommige situaties verdienen coaching, waarbij je aanmoedigt, feedback geeft en het individu uitdaagt om zich aan te passen of aan te passen via de praktijk.
Andere situaties zijn duidelijke voorbeelden van waar vaardigheden aan de orde zijn. In dit geval is training een levensvatbare aanpak gevolgd door observatie en coaching.
In sommige situaties is gedragsaanpassing van essentieel belang voor de veiligheid, acceptabele prestaties of een bredere productiviteit. De chronisch overleden medewerker brengt de prestaties van de groep in gevaar. De bijtende medewerker brengt de gezondheid van het team in gevaar. Deze situaties moeten consequenties hebben. Ik verwijs deze eufemistisch als "counseling gesprekken."
In situaties waarin een persoon blijk geeft van competentie of meesterschap, vraagt de situatie om hem in staat te stellen meer te doen. Hoewel het een positieve situatie is, voelen veel mensen zich comfortabel en voelen ze zich uitgedaagd om hen te begeleiden naar nieuwe gebieden en uitdagingen.
- Focus op het identificeren van de kern van het gedragsprobleem. Het doel van een feedback- of coachinggesprek is om gedragsverandering of versterking te ondersteunen. Houding is geen gedrag. Wat is het kerngedrag dat u en anderen hebben waargenomen en dat van invloed is op de prestaties? Wees specifiek.
Koppel het gedrag aan het bedrijf, niet aan de persoon. Weersta de aanklacht tegen de chronisch overleden persoon als lui of onverantwoordelijk. Focus op de impact van de vertraging op het vermogen van het team of de functie of het individu om zijn / haar werk met succes af te ronden. Evenzo kan de huur van de CEO's niet beslissend zijn voor belangrijke talenten of strategische kwesties. Focus op de impact van het ontbreken van een tijdige beslissing op de bedrijfsprestaties.
Bijvoorbeeld:
John, je bent al drie keer te laat voor je dienst in twee weken. Als u te laat bent, moeten uw teamleden tegelijkertijd uw gebied en hun eigen gebied bestrijken. Dit voegt stress toe aan de groep, vergroot fouten en brengt de kwaliteit van onze service voor onze klanten in gevaar.
Cheryl, je hebt de afgelopen maand twee belangrijke beslissingen genomen. Het ontbreken van beslissingen over deze kwesties zet ons tijdschema onder druk. Zoals u weet, spelen we inhaalslag met onze concurrenten op deze gebieden en vertragingen van onze kant zullen direct van invloed zijn op onze belangrijkste en bottom-line resultaten volgend jaar.
- Plan en oefen je openingszin. In tientallen workshops die individuen helpen om te leren hoe ze met succes door moeilijke discussies kunnen navigeren, wordt de activiteit van het maken en oefenen van de openingszin consequent geïdentificeerd als de allerbelangrijkste stap in een succesvol proces. Neem de tijd om de problemen en het gedrag op te schrijven en vorm en kader en oefen vervolgens uw openingszin. Er is een hoge mate van correlatie tussen het vastspijkeren van je gespreksopener en het voeren van een effectief, constructief gesprek.
Plan en oefen je openingszin totdat deze comfortabel is. - Plan voor de eindbestemming van dit eerste gesprek. Je hebt de situatie al beoordeeld (coaching, training, counseling, empowerment). Uw doel is het bereiken van overeenstemming (ideaal) of naleving (in counseling omstandigheden) ter ondersteuning van gedragsversterking of verandering. Terwijl het voeren van de discussie zowel kunst als wetenschap is en een onderwerp voor een volgende post, zou je moeten plannen hoe je de gewenste volgende stappen zult introduceren. In sommige gevallen zal het een dialoog zijn en in andere gevallen een mandaat. Weet waar je wilt dat het gesprek eindigt voordat je het gesprek begint.
- Plan een redelijke en juiste tijdshorizon. Weet en bereid zijn om te verwoorden of een gedragsverandering onmiddellijk vereist is, of het in de loop van de tijd moet worden waargenomen en door middel van coaching en regelmatige feedback. Het gesprek is niet het einde van het proces en degenen die moeilijke gesprekken onder de knie hebben, hebben een duidelijk idee van een tijdshorizon om de juiste veranderingen te laten plaatsvinden.
De bottom-line voor nu:
Effectieve leiders en grote managers begrijpen het belang en de urgentie van moeilijke gesprekken. En hoewel onze neiging is om ze volledig te blokkeren of te vermijden, is deze aanpak schadelijk voor alle betrokkenen. De eerste stap in het omgaan met uw achterstallige moeilijke gesprekken kan het best worden besteed als een planningssessie. Meet twee keer, knip één keer. En ja, we weten allemaal dat eerdere planning bijzonder slechte prestaties voorkomt.