In dit artikel verkennen we de uitdagingen van slecht presterende projectteams en de benaderingen die topteamleiders en projectmanagers gebruiken om verder te gaan dan de fase van vorming en bestorming van Tuckman naar een die presteren benadrukt.
Eerlijke waarschuwing: er is geen magische lijst van " doe deze dingen en er zal een geweldig team ontstaan. "Dit is hard werken dat de toepassing van zowel de wetenschap achter groepsprestaties als de kunst van het leiden van anderen vereist.
Vijf veel voorkomende misfires van projectteams die worstelen
Besteed tijd aan observeren en werken met projectteams die worstelen en u zult veel gebieden opmerken waar communicatie mislukt en de prestaties te lijden hebben. Graaf onder het oppervlak op zoek naar onderliggende oorzaken van underperformance, en deze vijf veelvoorkomende problemen komen onveranderlijk naar voren.
1. Er is geen duidelijk en verzinkend doel . Teamdeelnemers zijn zich niet bewust van het belang van het project en de relatie met de klant of organisatie. Om teamleden te projecteren, is dit "gewoon een ander project."
2. De klant heeft geen stoel aan de tafel. Het gebrek aan duidelijkheid rond de klant resulteert in een mistige projectomgeving waarin teamleden tastbaar zijn en zich een weg banen door alles heen, van vereisten tot timing en kosten.
3. Projectmanagement is aanwezig, maar projectleiderschap ontbreekt in actie. Waarden zijn vaag of niet-bestaand. Verantwoordelijkheid en verantwoording zijn niet goed ingeburgerd. De tools en sjablonen zijn er, maar de soft skills zijn nergens te vinden.
4. Slecht gedefinieerde en onduidelijke rollen. Prestaties lijden onder mensen die hun eigen rollen niet begrijpen of de rollen die worden gespeeld door teamleden.
5. Te veel projecten die te weinig middelen zoeken. In de organisaties van organisaties met matrixbeheerstijl worden teamleden vaak verspreid over meerdere initiatieven. Wanneer projecten zich vermenigvuldigen, zoals het reproduceren van konijnen, worstelen overbelaste teamleden zich om zich te concentreren en hun beste werk te doen.
Acht acties die u moet nemen om een performant projectteam te maken:
Hoewel het leuk zou zijn om te geloven dat er een eenvoudige checklist is om te volgen voor het bouwen van een performant team, zijn het leven, projecten en mensen niet zo eenvoudig. De onderstaande suggesties zijn meer "minimale voorwaarden vereist voor succes" dan dat ze "dit doen en alles zal werken." Vergeet niet, het bouwen van geweldige teams is een mix van de wetenschap van de menselijke psychologie en neurowetenschap en de kunst van leiderschap. Gebruik de ideeën in goede gezondheid als een fundament voor uw eigen high-performance teamontwikkeling!
1. Verander het project in een epische zoektocht! Neem een managementles uit de wereld van videogaming en zorg ervoor dat teamleden hyperbewust zijn van de aard van hun missie en het belang ervan voor de klant (en), de organisatie en hun ontwikkeling als professional. Elk project moet door de teamleden worden gezien als een kans om hun niveau te verbeteren door zowel hun vaardigheden te gebruiken als door nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en aan te leren.
Met creativiteit kunnen zelfs de kleinste initiatieven worden geplaatst als onderdeel van een grotere zoektocht.
2. Herken en gebruik het SCARF-model uit de wereld van de neurowetenschap. Dit acroniem staat voor: status, zekerheid, autonomie, verbondenheid en eerlijkheid. Alles over de teamstructuur en -management moet deze kritieke persoonlijke problemen voor elk teamlid versterken. De effectieve projectleider besteedt zorgvuldige aandacht aan deze attributen en structureert haar gedrag om de positieven voor elk individu in het projectteam te versterken.
3. Neem een belangrijke leiderschapsles van het onderzoek naar leiden in gevaarlijke situaties . Teamleden moeten erop vertrouwen dat de teamleider voor elk teamlid zorgt en kritisch is gericht op het waarborgen van hun veiligheid en succes. Vraag en antwoord als de teamleider: " Waarom vertrouwen mijn teamleden me om hen naar veiligheid en succes te leiden?" En definieer vervolgens het gedrag dat u dagelijks moet presenteren om uw betrokkenheid bij hen te versterken.
4. Zorg ervoor dat de klant vanaf de eerste dag en bij elke volgende vergadering aanwezig is . U kunt het project niet starten als het zicht naar de klant onduidelijk is. Of uw initiatief nu is gericht op een zeer specifiek publiek of een meer algemene reeks doelgroepen, er zijn technieken die u kunt gebruiken om duidelijkheid te creëren. Voor initiatieven voor de ontwikkeling van nieuwe producten gericht op het veroveren van nieuwe klanten, maakt u gedetailleerde klantpersonages voor elk type. Voor grote bouw- of ontwikkelingsinspanningen moet een vertegenwoordiger van de klant deel uitmaken van de scoping en goedkeuring van het project . In situaties waarin de klant niet fysiek aanwezig kan zijn, creëren sommige teams een proxy - een knipsel of een knuffeldier - die een plaats inneemt in elke vergadering. De groep moet elke beslissing vragen en proberen te beantwoorden: "Wat zal de klant tegen dit probleem zeggen."
5. Laat uw teamleden een rolcharter definiëren. Iedereen in het team moet vragen en antwoorden: " Wat zullen mijn teamleden aan het einde van dit project zeggen?" Deel en bespreek en definieer een rolbeschrijving die overeenkomt met de antwoorden.
6. Leer uw team deze twee kritische vaardigheden: hoe te praten en hoe te beslissen . Begin al vroeg in het proces van teamvorming, stel verwachtingen vast voor interpersoonlijke communicatie en zorg ervoor dat je de verantwoording versterkt. Voor groepsinstellingen leert u het team om problemen te onderzoeken door middel van faciliterende benaderingen die de grijze kwestie van de groep op één onderwerp tegelijk richten. Leer ze de emoties, risico's, ideeën en informatieproblemen te ontrafelen en elk afzonderlijk aan te pakken voordat ze zich naar het oordeel haasten. Voor besluitvorming, helpen teams elke grote keuze te begrijpen vanuit meerdere gezichtspunten (frames) en leren ze om meerdere opties voor elke beslissing te evalueren. Deze vaardigheden worden niet onderwezen in projectmanagementprogramma's en zijn niet vereist als onderdeel van professionele certificering, maar ze zijn essentieel om een team te helpen leren samenwerken.
7. Maak gebruik van teamcoaching. Coaching is een krachtig hulpmiddel voor het ondersteunen van teamprestaties en het wordt vaak onderbenut. Je kunt externe of interne bronnen gebruiken voor deze rol, hoewel de coach een objectieve buitenstaander moet zijn die eerlijke, gedragsmatige feedback op teamprestaties en effectiviteit kan observeren en aanbieden. De coach is een waardevolle hulpbron bij het observeren en identificeren van uitsplitsingen in de discussie- en besluitvormingsprocessen die in nummer zes hierboven worden geschetst. Benut de coach om aannames uit te dagen en kijk uit naar verschillende groepsvoorkeuren, inclusief groepsdenken.
8. Vecht hard voor de tijd en aandacht van je teamleden. Grote projectleiders werken hard voor hun teamleden om ervoor te zorgen dat ze zich kunnen concentreren en hun beste werk kunnen doen. Als projectleider betekent dit dat je je met andere project- en functionele leiders moet bezighouden met de politiek van de organisatie en moet onderhandelen namens je teamleden. Uw voorspraak en uw vermogen om andere projectleiders wederzijdse ondersteuning te bieden voor hun eigen hulpbehoeften, zullen van cruciaal belang blijken voor prestaties van het korte termijn team en uw succes op de lange termijn.
De onderste regel voor nu:
Als u de prestaties van het projectteam aan het toeval overlaat, is het onwaarschijnlijk dat hoge prestaties zullen optreden. Gezien het belang van projecten op onze werkplek, heeft iedereen, van de leidinggevenden die projecten goedkeuren en sponsoren aan de teamleiders, projectmanagers en teamleden, belang bij de uitkomsten. Werk hard vanuit uw positie als projectmanager of teamlid om ervoor te zorgen dat de hierboven beschreven tools en ideeën aanwezig zijn, en uw kansen om een high-performance team te maken aanzienlijk te verbeteren.