De kracht van een zorgvuldig opgebouwde projectscope:
Een zorgvuldig gespecificeerde reikwijdte verklaring is een kritische enabler van project succes en een integraal onderdeel van de praktijk van effectief project management. Voordelen zijn onder andere:
- De verklaring stelt het projectteam en de klant (en) in staat ervoor te zorgen dat zij een gemeenschappelijke visie delen op de verwachte kenmerken, kwaliteit en timing van het project.
- De scope stelt het projectteam in staat om stakeholders duidelijk te identificeren en erbij te betrekken: individuen of groepen die worden beïnvloed door het project en hun steun en betrokkenheid krijgen.
- De scope dient om teamleden te helpen zich te concentreren op alleen het werk dat nodig is om aan de behoeften van de klant te voldoen.
- Als er wijzigingen worden voorgesteld die buiten de grenzen van de oorspronkelijke scope liggen, dient de verklaring als leidraad voor het schatten en voorstellen van wijzigingen. Als de wijzigingen door alle betrokken belanghebbenden worden aanvaard, wordt de scope-verklaring herzien.
Creatie van de projectscope:
De projectmanager werkt samen met teamleden, klanten, de uitvoerende sponsor en de belangrijkste belanghebbenden om de vereiste output van het projectinitiatief te begrijpen en te beschrijven, vaak aangeduid als de deliverable. Deze deliverable omvat een kosten- of aanvaardbaar kostenbereik dat gevalideerd is bij het plannen en inschatten van activiteiten.
Het definieert ook de belangrijkste functies die moeten worden opgenomen, evenals het tijdsbestek voor de uiteindelijke oplevering van het project. Zodra overeenstemming is bereikt door de klant, de projectmanager, het projectteam en de uitvoerende sponsor, moeten wijzigingen in deze scope worden aangebracht met behulp van een zorgvuldig gecontroleerd en gedocumenteerd veranderingsproces.
Cascading Impact van de projectscope op anderen:
Nadat de scope-verklaring of het document is overeengekomen, gebruiken de betrokken werkteams de informatie in de verklaring om hun eigen werk, timing en kosten in te schatten. Hoe nauwkeuriger en nauwkeuriger de scope-uitspraak is, hoe waarschijnlijker het is dat de werkteams nauwkeurige schattingen en resourcevereisten zullen produceren.
Project scope-verklaringen identificeren wat niet is opgenomen in het initiatief:
Het is niet ongewoon dat het projectbereikdocument ook specifieke items opsomt die geen deel uitmaken van de projectomvang en dus worden uitgesloten van het te leveren werk. Een project om een huis te bouwen kan bijvoorbeeld bepalen dat het verkrijgen van milieuvergunningen moet worden gedaan door de eigenaar en buiten de projectomvang van de aannemer die het huis bouwt.
De impact van een slecht geconstrueerd projectbereik:
Gebrek aan duidelijkheid rond de projectomvang is een veelvoorkomende bron van projectstress en falen.
Een vaag of dubbelzinnig document over de reikwijdte laat veel zaken open voor discussie en ongeïnformeerde beoordelingen, met gevolgen voor de kenmerken, de kwaliteit, de timing en de kosten van het initiatief.
Een andere uitdaging met een vage scope-statement in combinatie met zwakke veranderingsprocessen wordt genoemd: scope creep. Scope creep treedt op wanneer de klant verzoekt en werkteams voegen extra mogelijkheden toe aan het te leveren product, buiten de intentie of grenzen van de oorspronkelijke plannen.
De scope wijzigen:
Hoewel frequente wijzigingen in het bereik de voltooiing van het project vertragen en mogelijk aanzienlijke kosten met zich meebrengen, zijn er enkele situaties waarin het noodzakelijk en redelijk is om de scope aan te passen. Projectmanagers vertrouwen op een "wijzigingsbeheer" -proces dat de gevraagde wijziging identificeert, alle bijbehorende schattingen van tijd, kosten en werkbelasting herziet en het project opnieuw evalueert op nieuwe risico's, gegeven de wijziging.
Doorgaans nemen de projectmanager en de uitvoerende sponsor de definitieve beslissing over het wijzigen van de scope zodra de situatie volledig is geanalyseerd. Wijzigingen worden gedocumenteerd in een beslissingslog en vervolgens gecommuniceerd naar het grotere projectteam.
Ook bekend als projectvereisten, projectdoelen
Voorbeelden: De projectscope was de levering van een website van één pagina, conform de specificaties van het project, binnen 2 weken.