Zullen uw wettelijke facturen bestand zijn tegen kritiek van klanten?
Een goede time-keeping is belangrijker dan ooit. Naarmate de gordelverstrakking van bedrijven aanhoudt, zijn de wetsvoorstellen meer onder controle. De nadruk op juridische kosten heeft gezorgd voor een huisindustrie van juridische accountantskantoren die juridische diensten beoordelen en analyseren om discrepanties, onethische factureringspraktijken, fouten in facturering en mogelijke kostenbesparingen te voorkomen. Klanten die geen gebruik maken van onafhankelijke accountantscontrolediensten hebben vaak interne kwaliteitscontroleprogramma's die routinematig facturen analyseren die zijn gemarkeerd voor beoordeling.
Als u deze tien fouten in de facturering vermijdt, kunnen uw wettelijke rekeningen niet meer worden gecontroleerd. Deze artikelen zijn goed voor ongeveer 90% van de klachten van klanten en auditteams.
01 Vage facturatiebeschrijvingen
02 Opvultijd
Om aan de zware factureringsvereisten van uw bedrijf te voldoen, kan het verleidelijk zijn om de tijd die nodig was om een taak uit te voeren op te blazen of op te laden, vooral als u een efficiënte werknemer bent. Dergelijke praktijken nodigen uit tot kritisch onderzoek van een klant of auditor. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de tijd die u voor elke taak in rekening brengt, nauwkeurig het uitgevoerde werk weerspiegelt en evenredig is met het belang en de complexiteit van de taak.
03 Verschotten
Omdat uitbetalingen voor geschillen van grote invloed zijn op het totale budget van een klant, moet u rekening houden met de kosten van de service ten opzichte van de waarde voor de klant. Moet Federal Express bijvoorbeeld elk stuk correspondentie met uw expert verzenden als het proces zes maanden duurt? U moet ook op de hoogte zijn van het factureringsbeleid en de contracten die door onze klant zijn opgesteld. Vereist de cliënt het gebruik van een bepaalde rechtbankverslaggever of verkoper van een fotokopie? Bovendien mogen bepaalde kosten nooit aan de klant worden gefactureerd en maken ze deel uit van de overheadkosten van het advocatenkantoor.
04 Administratief werk
De praktijk van de wet brengt onvermijdelijk administratieve en administratieve taken met zich mee. De meeste klanten betalen tegenwoordig geen administratieve taken - zoals typen, archiveren en fotokopiëren - of administratieve functies zoals training, voorbereiding van facturen, conflictcontroles of ontwikkeling van klanten. In de mate waarin u in staat bent, delegeer administratieve functies aan een secretaresse, administratief medewerker of andere juridische stafleden.
05 Interoffice-conferenties
Klanten weigeren vaak te betalen voor conferenties tussen personeel van advocatenkantoren; zij zien de coördinatie, raadpleging en bespreking van een zaak of een project tussen bedrijfsmedewerkers als onderdeel van het zakendoen en dus onderdeel van de overhead van het bedrijf. Interoffice-conferenties kunnen ook een aanzienlijke kostenpost voor de klant worden omdat verschillende professionals tegelijkertijd voor hetzelfde gesprek factureren. Daarom is het een goede gewoonte om facturen te vermijden voor routinematige discussies met betrekking tot een bestand met andere leden van uw bedrijf, tenzij dergelijke discussies zaken van aanzienlijk belang omvatten, een aantal externe partijen betrekken of grote blokken tijd in beslag nemen.
06 Training
Als u nog niet bekend bent met een taak of rechtsgebied, kan uw onervarenheid mogelijk extra tijd vergen om het project te voltooien. Klanten worden steeds intoleranter voor onervarenheid en zijn minder bereid om te betalen voor de kosten van het trainen van een nieuwe medewerker of voor een juridische professional om "op snelheid te komen" in een bestand.
07 Dubbele facturatie
Dubbele tijdinvoer is een gebruikelijke praktijk bij advocatenkantoren, maar kostenbewuste klanten zijn minder bereid om dubbel werk te betalen. Hebben meerdere partners deelgenomen aan een hoorzitting? Heeft de paralegal elke verklaring bijgewoond? Hebben vier medewerkers een bijdrage geleverd aan één opdracht? Deze items kunnen een rode vlag geven. De klant kan weigeren het geheel of een deel van het werk te betalen of op zijn minst de zaak verder onderzoeken om te bepalen of dit gerechtvaardigd is.
08 Block Billing
De factureringstijd voor meerdere taken in grote blokken is een andere rode vlag voor klanten. U moet elke taak afzonderlijk specificeren met een overeenkomstige tijd en kosten voor elke taak. Gespecificeerde tijdinvoer stelt de beoordelaar in staat om beter na te gaan of de bestede tijd in verhouding staat tot het belang en de complexiteit van de taak.
09 Beoordeling en herziening
Uw klant kan zich afvragen waarom u 43,2 uur heeft gefactureerd om een opdracht te herzien en te herzien. Misschien was de opdracht 40 pagina's en ging het om meerdere, complexe kwesties en uitgebreid onderzoek. Wat de reden ook is, vage en plichtmatige termen als "review en revisie" doen de klant weinig weten waarom de beoordeling een week tijd waard was. In plaats van 'beoordelen', betekenen woorden als 'evalueren', 'analyseren', 'beoordelen' of 'opnieuw opstellen' meer tot nadenken stemmende en dus tijdrovende taken.
10 Delegable Tasks
Wanneer u factureert voor en taken toewijst, moet u ervoor zorgen dat het project wordt uitgevoerd door het juiste lid van het juridische team. Klanten kunnen weigeren te betalen voor taken die worden uitgevoerd door hogere tijdwaarnemers die hadden kunnen worden gedelegeerd aan een junior, minder duur personeelslid. Bijvoorbeeld, advocaten die deposities verwerken, senior partners die routineonderzoek uitvoeren of paralegals die documenten indienen, kunnen een rode vlag oplichten.