Tijdrekening 101
Naarmate de juridische kosten stijgen, zijn klanten kostenbewuster en technisch onderlegd. Bijgevolg onderzoeken cliënten de juridische facturen van naderbij en maken ze gebruik van een verscheidenheid aan databaseapplicaties om factuurgegevens elektronisch te sorteren en analyseren. Een groeiende trend naar e-facturering (elektronische facturen) heeft juridische facturen onderworpen aan meer onderzoek, onderhandeling en geschillen.
Of u nu nieuw bent in de factureringstijd of een ervaren tijdwaarnemer, de onderstaande tips kunnen u helpen bij het maken van snelle, nauwkeurige en nauwkeurige tijdsinvoer.
Gedetailleerde facturatiebeschrijvingen maken
Gedetailleerde taakomschrijvingen zijn een fundamenteel onderdeel van een goed opgestelde factuur. Het is belangrijk dat de beschrijving van uw inspanningen voldoende gedetailleerd is om de beoordelaar in staat te stellen de aard en de waarde van de taak te peilen.
Het vinden van de juiste balans tussen beknoptheid en detail kan lastig zijn. Een taakomschrijving die te lang en omslachtig is, vergroot de dubbelzinnigheid en verdunt het begrip.
Een beschrijving die te kort is, maakt het moeilijk om de geschiktheid van de uitgevoerde taak en de tijd besteed te beoordelen. Bijvoorbeeld, plichtmatige zinnen als "bestandscontrole", "proefvoorbereiding" en "documentreview" doen weinig om het verhaal te vertellen van wat je hebt gedaan en waarom je een bepaalde taak hebt uitgevoerd.
In plaats van 'documentreview' is een betere beschrijving 'Beoordeling van de tweede reeks ondervragingen van eiseres'.
Vermijd Block Billing
Blokfacturatie is de praktijk om een groep taken op te sommen in een bloksamenvatting onder een enkele tijdsinvoer. Bijvoorbeeld: "Ontwerp verzoeken om vragen; telefonische vergadering met dr. Brown re: deskundigenrapport; vatten de afzetting van Mr. Smith samen; herzien en herzien van correspondentie aan tegengestelde raadsman. 7.3 uur. "
Cliënten herkennen blokfacturering als een strategie om inefficiëntie te verhullen. Bovendien staan veel rechtbanken blokfacturering niet toe omdat dit effectieve teruggave van advocaatkosten na een vonnis belemmert. Een effectievere manier van factureren is om elke onafhankelijke activiteit en de bijbehorende tijd apart te specificeren.
Neem snel een melding
Het opnemen van uw tijd onmiddellijk nadat u een taak hebt voltooid, is de beste manier om nauwkeurigheid te garanderen. Pogingen om een dag (of week of maanden) activiteiten achteraf te reconstrueren is moeilijk en moedigt de tijd aan om 'op te vullen' (het opblazen van de werkelijke tijd besteed aan een taak om leemtes van een niet-verantwoorde tijd in te vullen).
Misschien vindt u het onpraktisch om elke taak in te voeren in uw timekeeping-software zodra u deze voltooit. Daarom is het verstandig om een systeem voor het registreren van tijd te ontwikkelen dat tijdige weergave stimuleert.
Sommige tijdwaarnemers dicteren elke taak onmiddellijk nadat ze deze hebben uitgevoerd en laten deze aan het einde van de dag transcriberen. Anderen vinden het gemakkelijker om een tijdnotitieboekje bij te houden, elke taak handmatig vast te leggen en vervolgens in te voeren (of een secretaresse in te voeren) aan het einde van de dag, week of factureringsperiode.
Onthoud je publiek
Zoals elk document dat u voorbereidt op de beoordeling van een ander, is het belangrijk om uw doelgroep in gedachten te houden bij het opnemen van tijdsinvoer. U kent mogelijk de persoon die uw rekeningen beoordeelt - misschien de interne adviseurs die aan het bestand zijn toegewezen. Begrijp echter dat de beoordeling daar niet eindigt. In veel gevallen wordt een factuur verwerkt door een aantal personen op verschillende niveaus binnen en buiten het bedrijf, waaronder juridische professionals, accountants bij de klant corporatie en externe accountants.
Bij het vastleggen van uw tijd, is het het beste om afkortingen, jargon en complexe jargon te vermijden. Gebruik beknopte juridische terminologie, maar houd er rekening mee dat uw timesheets kunnen worden beoordeeld door personen die niet zijn opgeleid in de wet.
Maak uzelf vertrouwd met het factureringsbeleid van klanten
Elke klant heeft zijn eigen factureringsbeleid en procedures. Dit beleid is vaak opgenomen in de bewaar- of opdrachtbrief van de klant. Dit factureringsbeleid kan personeelsbeperkingen, begrotingsrichtlijnen, uitbetalingsbeleid en specifieke tijdwaarnemingsrichtlijnen bevatten. Door vanaf het begin kennis te nemen van de spelregels, kunt u verantwoorder rekening houden met uw tijd en voldoen aan de verwachtingen van de klant.
Zakelijke klanten maken meer gebruik van taakgebaseerde facturering. Op taken gebaseerde facturatie volgt de facturering van een bedrijf op basis van een juridische taak. Aan elke inhoudelijke activiteit wordt een computercode toegewezen die vooraf door de klant is geselecteerd. De gecodeerde factuur wordt vervolgens elektronisch gesorteerd en geanalyseerd, waardoor een diepgaande analyse van een factuur mogelijk wordt. Een onderdeel van het bekend worden met het factureringsbeleid voor klanten is het leren toepassen en toepassen van de talloze gespecialiseerde taakgebaseerde factureringscodes die uniek zijn voor elke klant.