The Journal Every Business Owner Should Keep
De definitie van een boekhoudingsjournaal
Een boekhoudkundig tijdschrift is precies wat het klinkt: het is een plaats om de details van alle financiële transacties van uw bedrijf vast te leggen.
Het houdt bij welke van uw accounts deze transacties beïnvloeden. In boekhoudkundige termen verwijst een 'journaal' naar een financieel record dat wordt bijgehouden in de vorm van een boek, spreadsheet of boekhoudsoftware. Het bevat alle geregistreerde financiële transactie-informatie over een bedrijf. Het staat ook bekend als een boek van eerste binnenkomst.
Dit kan voorkomen dat uw bedrijf te veel geld uitgeven in sommige gebieden terwijl het onderbesteden bij anderen. Het kan ook voorkomen dat jij en je leidinggevenden bepaalde accounts overschrijven, en het kan je helpen eventuele onregelmatigheden op te sporen voordat ze uit de hand lopen. Kortom, hoewel het slechts een eenvoudig boek of een computerwerkblad is, kan een boekhoudkundig tijdschrift voorkomen dat een potentiële crisis begint of zich verspreidt.
Vóór computers was een boekhoudingsjournaal een fysiek logboek met meerdere kolommen om financiële transacties voor een bedrijf te registreren. Tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven een vorm van financiële boekhoudsoftware om hun zakelijke transacties vast te leggen en te beheren.
Deze transacties worden vervolgens toegewezen aan een specifieke grootboekklasse met behulp van een 'rekeningschema' om winst- en verliesrekeningen, financiële overzichten en andere belangrijke financiële rapporten voor te bereiden.
Hoe een boekhoudingsjournaal wordt gemaakt
Een boekhoudingsjournaal wordt aangemaakt door informatie in te voeren uit ontvangsten, verkoopstickets, kassatapes, facturen en andere gegevensbronnen die financiële transacties weergeven die zijn opgetreden.
Zakelijke transacties moeten in chronologische volgorde in het tijdschrift worden gepresenteerd.
Ze worden in eerste instantie vastgelegd met behulp van de methode voor dubbel boekhouden of de methode voor boekhouden met één invoer. Hoewel transacties in principe worden ingevoerd in de volgorde waarin ze zich voordoen, worden transacties doorgaans in die volgorde vóór credits uitgevoerd. U hoeft zich niet aan dit formaat te houden, maar iedereen die in het dagboek noteert, moet zich houden aan dezelfde overeengekomen richtlijnen om verwarring te voorkomen.
Elke vermelde transactie wordt een journaalboeking genoemd . Informatie uit het journaal wordt vervolgens vastgelegd in de bedrijfsboekjes.
Ermee beginnen
Als u nog niet met uw bedrijf bent begonnen, bedenk dan welke personen in uw bedrijf u toegang wilt hebben tot het boekhoudingsjournaal. Vanzelfsprekend moeten het alleen mensen zijn die u vertrouwt en personen met een specifieke financiële of managementfunctie binnen uw organisatie. Dit kan de chief financial officer of penningmeester betekenen, of - in een eenvoudiger organisatie - u, uw boekhouder en uw accountant.
Hoewel u niet wilt dat iedereen toegang heeft tot uw boekhoudingsdagboek, is het meestal een slecht idee om slechts één persoon het overzicht te laten houden. Een beperkt aantal personen zou de inhoud van het dagboek moeten kennen om te voorkomen dat ongepaste uitgaven of begrotingstekorten de financiën van het bedrijf schade toebrengen.