Het is echter ook mogelijk om een organigram te gebruiken als een managementinstrument om de doelen van uw organisatie te bereiken.
We zullen typische voorbeelden van "standaard" organigrammen bekijken. We zullen kijken naar verwarrende organigrammen. Ten slotte zullen we het gebruik van het organigram bespreken als een managementinstrument.
"Standaard" organigrammen
Standaard organogrammen worden meestal gebruikt om mensen de beoogde structuur van de organisatie te tonen. Deze "formele" organisatie moet de machtsstructuur van het bedrijf weerspiegelen. Vaak geeft het alleen de verantwoordelijkheidsstructuur weer. De echte macht in de organisatie volgt vaak communicatielijnen in plaats van lijnen in de organigram.
De kaarten zijn meestal piramidevormig van vorm. Ze laten de leidinggevende bovenaan zien. Onder hem of zij zijn geclusterde ondergeschikten, meestal in steeds kleiner wordende vakken. Doorgaans worden individuen die op hetzelfde horizontale niveau in het organigram worden getoond als "peers" binnen de organisatie beschouwd.
Deze organigram van de Department of Computing (DOC) van het Imperial College is typerend voor de piramiderijst.
Het afdelingshoofd heeft vijf directeuren die rechtstreeks aan hem rapporteren, plus een plaatsvervangend hoofd en een onderzoekscommissie. Elk van de directeuren heeft zijn directe rapporten getoond in de groene ovalen onder hun comités.
Verwarrende organigrammen
Soms kunnen de organogrammen mensen verwarren over wat de structuur werkelijk is.
Dit is meestal niet opzettelijk, maar weerspiegelt eerder de verwarring van de betrokken personen. Als u niet zeker bent van de functionele relaties van de groep, of als ze vaak veranderen, is het vrijwel onmogelijk om ze nauwkeurig te schetsen.
Misschien is de meest voorkomende plaats om verwarrende organigrammen te vinden in de Amerikaanse federale overheid. Het organigram van de afdeling Computer Science & Mathematics van Oak Ridge National Laboratory geeft niet snel inzicht in de structuur van de organisatie. Het lijkt erop te wijzen dat elf functies rechtstreeks aan de directeur rapporteren.
Hoewel de span of control (het aantal directe rapporten dat een manager effectief kan begeleiden) aanzienlijk varieert, vind ik het moeilijk te geloven dat dit een optimaal functionerende organisatie is. Ik vermoed dat sommige van de functies 'leiders zijn' meer gelijk ". Als we de communicatiestroom binnen deze organisatie in kaart zouden brengen, en de hoeveelheid tijd die elke ondergeschikte bij de directeur zou doorbrengen, zouden sommige directe rapporten waarschijnlijk moeten worden geherclassificeerd als ondergeschikten van andere functies.
Organigrams als een managementtool
Organigrammen zijn meestal een reactief en niet een proactief apparaat. We hebben een organisatie gecreëerd of toegestaan om te evolueren, en het is gegroeid.
Het is niet langer duidelijk voor de mensen in de organisatie, of voor de mensen met wie ze communiceren, wie waarvoor verantwoordelijk is. Dus stellen we een aantal dozen en lijnen op om iedereen te laten zien wie wat doet. Vervolgens voegen we stippellijnen en soortgelijke kunstmatige apparaten toe om te laten zien dat wat we eerst tekenen niet echt altijd het geval is.
Een betere optie is echter om een organigram te maken dat weergeeft waar u naar toe wilt, in plaats van gewoon weer te geven hoe het nu is. Als je een platte, horizontale organisatie wilt, teken dan de organigram op die manier. Laat zien dat zes of acht (of zelfs elf zoals we hierboven zagen) managers rapporteren aan de VP . Laat zien dat alle tien programmeurs direct rapporteren aan de projectmanager .
Als uw organisatie afhankelijk is van kwaliteitskringen of productieteams om haar missie te volbrengen, moet u dat in uw organigram laten zien.
Voel je niet beperkt om vast te houden aan horizontale groeperingen en verticale lijnen. Als uw werknemers hun rollen duidelijker zullen begrijpen door dit te doen, kunt u cirkels, omgekeerde driehoeken of wat dan ook gebruiken.
Er zijn veel softwareproducten op de markt om u te helpen laten zien hoe u wilt dat uw organisatie functioneert. OrgPlus is een voorbeeld van de soorten hulpmiddelen die kunnen worden gebruikt om veel aspecten van het bedrijf te verduidelijken, waaronder organigrammen.
De manier waarop het moet worden gedaan
Het onderstaande voorbeeld is een weergave van een organigram, die enorm indruk op me maakte. Het werd vrijgegeven om een nieuw tijdperk in te luiden voor een bedrijf dat creatieve, nieuwe actie van al zijn werknemers nodig had.
Het toont duidelijk de vlakke, horizontale structuur die is bedoeld om communicatie en innovatie te bevorderen. Het toont duidelijk het team gevormd door de top twee officieren, een indicatie van wat de werknemers worden verwacht te doen. Toch behoudt het de ondubbelzinnige eindverantwoordelijkheid. De president leidt duidelijk het bedrijf, maar alle anderen weten dat ze hun steentje moeten bijdragen om te slagen.
De manier waarop een organigram moet zijn
Het is nog te vroeg om te weten of dit organigram het gewenste effect zal hebben. Het is op zijn plaats geweest slechts een paar weken. De bedrijfsfunctionarissen hebben het echter duidelijk gebruikt als een effectief managementinstrument om hun organisatie te helpen zijn nieuwe doelen te bereiken.