Begrip van de betaalbare wetcodes, formulieren en meer
Welke werkgevers hebben er last van?
Het werkgeversmandaat heeft vooral betrekking op grote werkgevers met 50 of meer fulltime equivalente werknemers (bekend als een 'van toepassing zijnde grote werkgever').
Toepasselijke grote werkgevers die niet voldoen aan het werkgeversmandaat zullen een boete van $ 2000 of $ 3000 riskeren indien een of meer van hun fulltime werknemers (degenen die gemiddeld 30 uur per week werken) dekking kopen in een staat of federaal land. ruilen en in aanmerking komen voor een subsidie.
Een mogelijke jaarlijkse boete van $ 2000 per maand ($ 166,67 per maand) kan worden geëvalueerd aan elke fulltime werknemer als die werkgever niet de minimale essentiële dekking biedt aan ten minste 95% van zijn fulltime werknemers en hun gezinsleden (70% in 2015), en slechts één voltijdmedewerker komt in aanmerking voor een subsidie.
Bovendien, zelfs als de werkgever voldoet aan de minimale essentiële dekkingsvereiste, zou een jaarlijkse boete van $ 3000 ($ 250,00 per maand) nog steeds kunnen worden beoordeeld tegen elke fulltime werknemer die in aanmerking komt voor een subsidie, als de geboden dekking niet zowel een betaalbaarheid als een minimale vereiste waarde.
Dit betekent dat de dekking de werknemer niet meer dan 9,5% van zijn of haar inkomen voor alleen-werknemersdekking mag kosten (als een veilige haven) en een actuariële waarde van 60% of meer moet hebben.
Een toepasselijke grote werkgever moet ook aan de Internal Revenue Service (IRS) melden dat zijn dekking aan deze vereisten voldoet.
Om deze informatie te rapporteren, hebben werkgevers nieuwe rapportagevereisten onder Internal Revenue Code Sections 6055 en 6056.
Deze secties vereisen dat werkgevers en zorgverzekeraars dekkinginformatie aan de IRS melden en werknemers de informatie verstrekken die ze nodig hebben om te rapporteren over hun eigen individuele belastingaangiften.
Formulieren die verband houden met de rapportagevereisten
De volgende formulieren zijn gekoppeld aan het Individueel Mandaat (Code Sectie 6055):
- Formulier 1094-B: dit is het verzendformulier dat werkgevers gebruiken om met de Formulieren 1095-B te archiveren.
- Formulier 1095-B : verzekeringsmaatschappijen zullen dit formulier uiterlijk op 31 januari 2016 afgeven als het gezondheidsplan van de werkgever volledig is verzekerd en wordt gebruikt als bewijs van dekking voor particulieren bij het indienen van hun belastingaangifte voor 2015. De Formulieren 1095-B die zijn voorbereid voor elke medewerker (en personen ten laste) moeten ook worden ingediend bij de IRS op 29 februari 2016 (31 maart 2016, indien elektronisch wordt gearchiveerd).
- Voor toepasselijke grote werkgevers die zelfverzekerde plannen sponsoren, kan de werkgever formulier 1095-B invullen of het proces vereenvoudigen en deel III van formulier 1095-C voltooien (hieronder besproken).
De volgende formulieren zijn gekoppeld aan het werkgeversmandaat (codegedeelte 6056):
- Formulier 1094-C: dit is een verzendformulier dat cumulatieve informatie bevat over de werknemers van de werkgever en zijn dekkingsaanbod.
- Formulier 1095-C: werkgevers dienen formulier 1095-C voor te bereiden namens alle voltijdse werknemers vóór 31 januari 2016 en ingediend bij de IRS (samen met het formulier 1094-C ) uiterlijk op 29 februari 2016 (31 maart) , 2016, indien elektronisch archiveren) .
Werkgevers met 50 of meer fulltime equivalente werknemers zullen Deel I en II van dit formulier namens elke fulltime werknemer moeten invullen, ongeacht of ze dekking bieden of niet. Als de werkgever zelfverzekerd is voor zijn gezondheidsvoordelen, moet hij ook deel III invullen. Daarnaast moeten werkgevers een vereenvoudigd formulier 1095-C opstellen voor niet-fulltime werknemers die aan het plan deelnemen om te voldoen aan de vereisten onder sectie 6055. - Deze formulieren zijn te wijten aan de IRS op 29 februari 2016, indien ingediend op papier of op 31 maart 2016, indien elektronisch ingediend. Houd er rekening mee dat elektronische overdracht vereist is van werkgevers met meer dan 250 retourneringen. Dit zal elk jaar worden voortgezet.
IRS-indicatorcodes
Een werkgever heeft een goed begrip van de IRS-indicatorcodes nodig als een essentieel onderdeel van de voorbereiding voor rapportage. Een werkgever moet een goed begrip hebben van hoe de betaalbaarheid van het aandeel van de werknemer in de kosten (berekening, formule, enz.) Kan worden bepaald, of er een aanbod van dekking is voor elke voltijdwerknemer en of de werknemer al dan niet gezondheidszorg was betaalbaar voor de werknemers die waren ingeschreven.
Aan de slag: ten eerste moeten werkgevers ervoor zorgen dat salarissystemen en / of voordelenbeheersystemen up-to-date zijn en voorbereid zijn om de informatie die nodig is voor rapportage vast te leggen en op te slaan. Werkgevers moeten vandaag beginnen met het bouwen van een strategie met hun salarisafdelingen of leveranciers en overwegen om adviseurs in te schakelen om hun bedrijven te helpen zich voor te bereiden om te voldoen.
De human resources, benefits en finance-teams van een bedrijf vervullen ook een sleutelrol bij het opstellen van een rapportagestrategie. Uitgevers van ziektekostenverzekeringen, makelaars, CPA's, of belasting- en financiële adviseurs en soms externe beheerders, zijn partners die een werkgever moet helpen bij het verzamelen en rapporteren van dekkinginformatie.
Werkgevers moeten deze partners ontmoeten en hen zo snel mogelijk betrekken bij een rapportagestrategie.
Sancties en vrijstellingen: toepasselijke werkgevers zullen algemene rapportageverboetingsbepalingen onder sectie 6721 van de code (falen om correcte informatiereturns te doen) en sectie 6722 (verzuim om correcte begunstigdeverklaring op te stellen ) indienen . Globaal genomen variëren de boetes van $ 100 tot $ 1,5 miljoen voor het niet correct archiveren of archiveren.
Als de werkgever kan aantonen dat hij zich te goeder trouw heeft ingezet om tijdig en accuraat aan de rapportagevereisten te voldoen, kan op korte termijn enige verlichting van het melden van boetes beschikbaar zijn.
Deze vrijstelling biedt extra tijd om processen te ontwikkelen, vereiste gegevens te verzamelen en de dekkingsgegevens van het bedrijf op de juiste manier te rapporteren. Daarom kan de voorbereiding vooraf de kansen van een werkgever die een boete ontvangt, sparen.
De afhaalmaaltijden
Werkgevers moeten nu beginnen met het invullen van een rapporteringsstrategie die in overeenstemming is met de federale wet. Een werkgever moet ervoor zorgen dat hij samenwerkt met zijn HR-afdeling, salarisadministratie of loonverkoper, systeem voor voordelenbeheer, bursaal / consultant en belastingadviseurs om alle benodigde informatie te verkrijgen.
Een strategie die deze partners omvat, is de sleutel tot nauwkeurige rapportage, het vermijden van boetes en het behoud van het algehele welzijn van het bedrijf. Werkgevers die zijn voorbereid en weten wat er van tevoren moet gebeuren, zullen uiteindelijk voldoen aan de rapportageverplichtingen.
Disclaimer:
Susan Heathfield en haar gastschrijvers stellen alles in het werk om op deze website accurate, ethisch verantwoorde Human Resources-management-, werkgevers- en werkplekadviezen aan te bieden, gekoppeld aan deze website, maar het zijn geen advocaten en de inhoud van de website. site, hoewel gezaghebbend, kan niet worden gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit en moet niet worden opgevat als juridisch advies.
De site heeft wereldwijd een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving op het gebied van werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land, dus de site kan niet voor iedereen op uw werkplek definitief zijn. Wanneer u twijfelt, moet u altijd juridisch advies inwinnen bij de overheid, federale of internationale overheid om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn. De informatie op deze site is alleen bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.
Meer over de betaalbare zorgwet
- Bedrijven hebben opties in het omgaan met de Affordable Care Act
- Hoe werkgevers de hervorming van de gezondheidszorg en de onzekerheid daarvan beheren
- Wat is de hervorming van de ACA en de gezondheidszorg?
- Individuele gedeelde verantwoordelijkheid Betaling (belastingen)