Wie zou een aanbiedingsbrief aan een sollicitant moeten beoordelen?
Over aanbiedingsbrieven gesproken, welk niveau van HR-medewerker of -manager wordt verwacht een aanbiedingsbrief te beoordelen die is voorbereid door een HR-assistent en voor hoeveel maanden moet dit beoordelingsproces worden voortgezet als de HR-assistent een nieuwe werknemer is? Als de HR-assistent een ervaren medewerker is?
Wie moet de ondertekenaar zijn van een aanbiedingsbrief? Moet het de HR-assistent zijn die de aanbiedingsbrief voorbereidt of de hogere medewerker of manager die de aanbiedingsbrief beoordeelt (als een beoordeling naar verwachting zal plaatsvinden)?
Hartelijk dank voor alle hulp die u kunt bieden bij het beantwoorden van deze vragen.
Beste Belinda,
Mijn antwoorden op deze twee vragen zijn strikt mijn mening, omdat er geen juridische problemen zijn bij de antwoorden. Toen ik als interim HR-directeur werkte voor een klantbedrijf, tussen de voormalige HR-persoon die vertrok en mijn bedrijf overnam, stuurde de HR-assistent een aanbiedingsbrief met het verkeerde salaris . Ik wist het onmiddellijk toen ik het uit de stapel documenten trok die me bij aankomst begroette omdat het te laag was voor de klus.
Praten over een direct leerpunt.
Hoewel ik erken dat in sommige organisaties de HR-manager, -directeur of VP - nooit een HR-assistent, naar mijn ervaring - de sollicitatiebrieven ondertekent die naar kandidaten gaan, is dit een slechte gewoonte in de privésector. Het is niet de HR-persoon die het aanbod doet. De HR-persoon overlegt met de inlenende manager die de uiteindelijke beslissing over een kandidaat moet nemen en de aanbiedingsbrief moet ondertekenen.
De aanbiedingsbrief is het engagement van de manager voor de nieuwe medewerker. Door het aanbod te doen bevestigt hij of zij zijn of haar inzet voor het succes van de nieuwe werknemer. Het verwelkomen van een nieuwe medewerker maakt deel uit van het hele wervings-, selectie- en wervingsproces. Ze zijn allemaal componenten in het proces van aan boord .
Het werkaanbod is een ander onderdeel van het verwelkomen van de nieuwe werknemer in uw organisatie en het laten voelen van de nieuwe werknemer. Het stuurt een krachtiger bericht als het afkomstig is van de nieuwe baas van de potentiële werknemer.
Uitzonderingen op aanbevolen werkwijzen
In de publieke sector, in Fortune 500-bedrijven en op vakbonden vertegenwoordigde werkplekken, erken ik dat deze praktijk kan verschillen. Wanneer een organisatie groot is en de werknemers verspreid over verschillende locaties zijn, levert dit op logistieke wijze tijd en verwarring op bij het maken van vacatures.
Grotere organisaties hebben de extra uitdaging van consistentie op meerdere locaties, dus een groot deel van de systematisering van arbeidsvoorwaarden ligt bij HR.
In een vakbond-vertegenwoordigde werkplaats, vooral in de publieke sector, heeft de manager mogelijk niet het laatste woord in wie de baan krijgt. Het kan contractueel worden bepaald door factoren zoals anciënniteit en onderwijs. In deze gevallen is het ook logisch dat het papierwerk afkomstig is van de HR-medewerkers. Ze zijn ervoor verantwoordelijk dat de arbeidsomstandigheden en -praktijken in overeenstemming zijn met het contract.
In al deze gevallen dient HR hun advocaat te vragen het aanbiedingsbriefformaat en -proces te herzien om ervoor te zorgen dat deze correct, legaal en door de werkgever beschermd zijn.
Tenzij de aanbiedingsbrief afwijkt van het standaardformaat, is het meestal niet nodig om een advocaat te vragen om elke afzonderlijke brief te controleren.
Moet een HR-manager of -directeur alle vacatures beoordelen?
Mijn aftrek van de ervaring die ik eerder in dit artikel heb genoemd, is dat elk document dat het bedrijf wettelijk of financieel verplicht stelt, moet worden beoordeeld door een HR-manager of -directeur. Dit is waarom:
- Een aanbiedingsbrief en veel andere documenten die door HR-medewerkers worden verzonden, verplichten het bedrijf wettelijk. Natuurlijk, wanneer een fout van $ 10.000 wordt gevonden, kunt u het aanbod intrekken en uitleggen dat het een typefout was van een onervaren werknemer, maar waarom zou u het bedrijf openstellen voor een situatie waarin een gewijzigd salarisaanbod moet worden verlengd, een ongelukkige nieuwe werknemer kan de baan toch aannemen, of u kunt een perfect geschikte kandidaat verliezen die wordt leeggelopen en gewond door een fout. Bovendien zou dit uw onderneming kunnen openen voor juridische stappen.
- Het honoreren van de verkeerde baanaanbieding, gebruikmakend van hetzelfde voorbeeld, is even onaantrekkelijk. Voordat het bedrijf het aanbod uitbreidde, onderzocht iemand in HR de markt, onderzocht wat andere werknemers in soortgelijke banen maken en sloot af met een passende jobaanbieding. Dus, de consequenties reiken verder als andere werknemers het salarisverschil leren.
- Ongeacht het ervaringsniveau van een HR-assistent die in een HR-kantoor het aanbod voor verzending moet voorbereiden, een tweede paar ogen die alles bekijken dat het bedrijf mogelijk financieel zou kunnen verplichten of de deur openzetten voor juridische stappen, is slim. Organisaties verwachten meer waakzaamheid en toezicht van werknemers die de titel manager of directeur hebben.
- Niet-communiceren kan leiden tot onjuiste arbeidsvoorwaarden en -voorwaarden die niet zijn onderhandeld of die zijn beloofd aan een kandidaat. De HR-assistent weet bijvoorbeeld dat de taak $ 40.000 zou zijn, maar tijdens het onderhandelen kreeg de kandidaat meer plus een ondertekeningsbonus en in de dagelijkse drukte gaf de manager de HR-assistent geen antwoord.
Wanneer een sollicitant een onjuist aanbod ontvangt, evalueert hij of zij de integriteit van uw bedrijf opnieuw. Je creëert een barrière voor acceptatie die onnodig was omdat de kandidaat zich zorgen maakt over hoe de situatie moet worden aangepakt. - Documenten die naar mensen gaan die u probeert te rekruteren voor uw bedrijf, moeten onberispelijk zijn. Ze geven een signaal aan de potentiële medewerker over de cultuur van uw bedrijf. Zelfs een typefout kan een kandidaat een pauze geven. Een kopie van het document zal ook jarenlang in uw bedrijfsbestanden staan. In de meeste gevallen is een tweede paar ogen die het document beoordelen een slimme praktijk.
Ik zie de herziening van documenten die het bedrijf financieel of potentieel wettelijk verplichten, niet als kritiek op de kennis, ervaring of zorgvuldigheid van een HR-assistent. Het is een slimme zakelijke praktijk om al deze redenen.
Opmerking over vacatures: HR moet zijn advocaat vragen het aanbiedingsbriefformaat en het proces te herzien om ervoor te zorgen dat deze naar behoren en legaal zijn en de werkgever wettelijke bescherming bieden. Tenzij de aanbiedingsbrief afwijkt van het standaardformaat, is het meestal niet nodig om een advocaat te vragen om elke afzonderlijke brief te controleren.
Heeft u een vraag om te stellen?
Neem Ask Susan op in uw onderwerpregel, zodat ik lezervragen gemakkelijk kan identificeren. Klik hier om uw vraag in te sturen.
Vanwege het volume van de e-mail die ik ontvang, vind ik het jammer dat ik niet in staat ben persoonlijk op alle vragen te antwoorden of geïndividualiseerde aanbevelingen voor hervatting van het CV, onderzoek of school te geven.
Lees meer: stel vragen en antwoorden van Susan
Disclaimer:
Susan Heathfield stelt alles in het werk om op deze website accurate, ethisch verantwoorde Human Resources-management-, werkgevings- en werkplekadviezen aan te bieden, gekoppeld aan deze website, maar zij is geen advocaat en de inhoud van de site, terwijl gezaghebbend, is niet gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit, en mag niet worden opgevat als juridisch advies.
De site heeft wereldwijd een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving op het gebied van werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land, dus de site kan niet voor iedereen op uw werkplek definitief zijn. Wanneer u twijfelt, moet u altijd juridisch advies inwinnen of hulp vragen aan de overheid, federale of internationale overheid om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn. De informatie op deze site is alleen bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.