Online videoconferentietoepassingen zoals Zoom, WebEx, Skype en GoToMeeting zijn geweldige hulpmiddelen waarmee thuiswerkers virtueel virtueel kunnen samenwerken met collega's en medewerkers. Het maakt de besluitvorming in realtime mogelijk en het opbouwen van een persoonlijk contact met collega's op hetzelfde moment. En al deze professionele samenwerking maakt het gemakkelijker voor diegenen van ons die op zoek zijn naar een balans werk-privé om het te vinden.
Ja, deze online tools zijn echt geweldig, totdat ze dat niet zijn.
Hoewel ontmoetingen met deze tools effectief kunnen zijn, efficiënte manieren voor mensen om samen te komen, zijn er een paar waarschuwende verhalen. Neem bijvoorbeeld de vrouw die haar nagels verzorgde tijdens een vergadering ... terwijl ze buiten haar medeweten werd geprojecteerd op een scherm van formaat op de andere locaties van het bedrijf over de hele wereld. En dan was er de man die vanuit huis werkte en zichtbaar was in een vergadering alleen vanaf de borst omhoog. Hij droeg een mooi overhemd van Oxford. Hilariteit zorgde er echter voor dat hij uit zijn stoel opstond om een boek op te halen. Hij droeg alleen boksers onder de Oxford.
Ondanks deze snafus nemen virtuele vergaderingen in de zakelijke wereld een hoge vlucht, iets dat wij thuis waarderen. Technologische vooruitgang, gekoppeld aan de bereidheid van meer bedrijven om werknemers ten minste een deel van de tijd van huis te laten werken, heeft online videoconferencing tot een waardevolle, kostenbewuste manier gemaakt voor werknemers om samen te werken.
Maar er is ook een donkere onderbuik verbonden aan dit soort ontmoetingen, die kunnen variëren van ronduit hysterisch tot abjectly vernederend tot snel ontslag bij het bedrijf. Als u deel wilt nemen aan deze vergaderingen, zijn hier een paar dingen om rekening mee te houden.
01 Video en Video Gaffes
Je zou kunnen denken dat dit niet gezegd hoeft te worden, maar als je je in een kamer vol mensen bevindt en je bent bezig met een videoconferentie met andere afwisselende kamers van mensen, en je staat vooraan in je groep, dus in het midden van de camera is het geen goede tijd voor een manicure. Vergeet niet waar je bent. Je zit in een werkvergadering. Heb enig respect voor uw collega's en uw bedrijf.
Ergens in alle videoconferentietoepassingen is er een manier om je audio te dempen, zodat je niet gehoord kunt worden. Word intiem op de hoogte van de locatie van deze knop en klik er met lichte snelheid op.
Eenmaal in een videoconferentie niet al te lang geleden, waarin de vice-president van het bedrijf dit en dat nog eens strategisch vastlegde, zei een vrouw die aan het bellen was: "Deze gast weet niet wat de @@ ## hij heeft het over. Hij is zo'n @ ** # @ %%. 'Met bijna 200 mensen aan het roer was de stilte oorverdovend. Niet lang daarna werd die vrouw gescheiden van het bedrijf. Les van de dag: de knop voor dempen is uw vriend.
02 Family Issues
Natuurlijk is een huilende baby die tijdens een telefonische vergadering wordt gehoord een probleem. Dat is duidelijk. Maar hoe zit het met de vloekende echtgenoot die op de achtergrond hoorbaar is of de naakte dreumes die door je kantoor loopt tijdens een videochat. Als je professionalisme probeert te projecteren terwijl je thuis werkt, zullen deze je op een grote manier ondermijnen! Zorg ervoor dat uw gezin de basisregels van uw werk thuis kent (en naleeft).
03 Huisdierproblemen
Wie houdt er niet van Rover? De mensen met wie je een videoconferentie houdt, die naar hem moeten luisteren blaffen. Hetzelfde geldt voor Kitty die op het toetsenbord rolt terwijl je in de chat typt!
Tenzij er een zeer kleine groep in de vergadering is en je voelt dat je een hoog niveau van vertrouwen en vertrouwen bij deze mensen hebt bereikt, is het geen goed idee om je Shih tzu op je te laten zitten, je zit in een werkvergadering!
Een thuiskantoor moet altijd een deur hebben zodat je huisdieren en andere mogelijke afleiding kunt sluiten tijdens videovergaderingen en goede ouderwetse telefoongesprekken. Dit is ook handig als uw vergadering samenvalt met het gelukkigste moment van de dag van de hond ... de aankomst van de postbode.
04 Schermdelen Snafus
Met veel videoconferentiesystemen kunt u uw scherm delen met anderen in de vergadering. Hiermee kun je die spreadsheet openen waar je de hele week aan hebt gewerkt en deze met je teamleden delen, zodat ze kunnen zien (a) je echt weet waar je het over hebt als het gaat om dit project en (b) jij hebben een hoge prestatie omdat je de mogelijkheid hebt om je scherm te delen.
Maar loop niet op jezelf. Als u vóór een videovergadering het gevoel heeft dat u uw scherm wellicht moet delen, onthoud dan dat uw scherm zichtbaar zal zijn voor iedereen voordat u die spreadsheet opent. Het zou niet optimaal zijn, bijvoorbeeld als je je scherm zou delen en iedereen, inclusief je baas, zag dat je gewoon de laatste online verkoop bij Bed Bath & Beyond aan het checken was of nog erger een sollicitatiebrief schreef voor een nieuwe baan!
05 Chat-etiquette
Online chatten is snel en pittig en leuk. Wat zou er mis kunnen gaan? Nou ... als het gaat om videoconferenties, kan chatten een konijnenhol worden, een digitaal steegje dat de aandacht van de juiste vergadering zuigt. Zoom, een populaire virtuele vergaderoplossing, heeft een leuke chatfunctie die nuttig kan zijn. Chatberichten zoals 'Ik ben audio kwijt' of 'Is er een link naar de presentatie?' Zijn goede vragen, omdat ze een organisator van een vergadering kunnen waarschuwen dat er een technisch probleem is of dat er behoefte is om informatie meer te delen op grote schaal.
Maar dit soort zijbalkgesprekken tijdens een vergadering, vooral wanneer er tientallen mensen in de vergadering zijn, kan echt snel afleiden. Onthoud dat iedereen die offline gesprekken ziet zoals "Wat doe je vandaag voor de lunch, ik heb honger" of "Je bent een hond is de SNELSTE!"
06 Het resultaat: gebruik uw gezond verstand
Zoals met de meeste technologie is online videoconferencing een geweldig hulpmiddel dat de betrokkenheid van bedrijven stimuleert en mensen buiten het traditionele kantoor in staat stelt om een belangrijke bijdrage te leveren aan het team op de werkvloer.
Maar ook, zoals bij de meeste technologie, hebben gebruikers behoefte aan een sterk, gezond gevoel van wat wel en niet hoort bij videoconferentievergaderingen. Veel manen geleden had mijn eerste baas een beetje advies over e-mail : "Als u uw bericht niet op een postkaart van uw moeder zou schrijven, zou u het waarschijnlijk niet in een e-mail moeten sturen." In de wereld van videoconferenties, dit soort gezond verstand is nog steeds een heel goed advies.