Wanneer projectteams goed werken , kunnen ze veel gedaan krijgen. Zolang een projectmanager een goed projectplan heeft en teamleden bereid zijn om samen te werken, loopt de zaak meestal soepel. Noodzakelijke middelen worden verkregen, deadlines worden gehaald en kwaliteit is op zijn minst acceptabel.
Wanneer teamleden niet volgens afgesproken normen en standaarden werken, worden de tijdlijn, kwaliteit en het budget van een project bedreigd. Slechte uitvoering van projecten gebeurt van tijd tot tijd. Wanneer dit gebeurt, moeten projectmanagers dit snel en effectief afhandelen om de schade aan het project tot een minimum te beperken. Ongeadresseerde slechte prestaties gaan niet vanzelf over.
Het is belangrijk om de stappen te volgen in de volgorde waarin ze worden gepresenteerd totdat het prestatieprobleem is opgelost. Zodra de prestaties verbeteren, hoeft een projectmanager niet langer de stappen te volgen. Als het probleem zich opnieuw voordoet, kan de projectmanager ervoor kiezen om de stappen te beginnen of verder te gaan waar hij was gestopt. Een projectmanager moet professionele oordeelsvorming gebruiken om te beslissen welke actie moet worden ondernomen. Advies van de projectsponsor kan nodig zijn.
01 Adresseer het probleem rechtstreeks met het teamlid
Soms weten mensen niet dat ze slecht presteren en verteld moeten worden. De meeste mensen zijn bereid om echte problemen op te lossen wanneer ze bekend zijn. Zou je niet willen weten of je niet voldoet aan de redelijke verwachtingen van een collega?
Kom tot een overeenkomst over hoe jullie zullen doorgaan. Het is mogelijk dat u allebei afspraken moet maken over hoe u zich in de toekomst zult gedragen. U moet bijvoorbeeld nauwkeuriger communiceren over wat u verwacht en het teamlid moet misschien verhelderende vragen stellen als hij niet begrijpt wat er van hem wordt verwacht. Door uw gedrag aan te passen, bevordert u goodwill van het teamlid naar u toe.
02 Geef het teamlid een kans op correct gedrag
Zodra een teamlid op de hoogte is van zijn of haar beledigende gedrag, geef hem of haar dan de kans om het te corrigeren. Terwijl u verder gaat met het project, zoekt u naar manieren om het teamlid in te stellen voor succes. Als u bijvoorbeeld de ontbrekende deadlines van een teamlid hebt besproken, moet u ruim vóór zijn volgende deadline bij het teamlid informeren of er iets is dat u kunt doen om hem te helpen bij het maken van de volgende deadline.
03 Escaleer het probleem naar de supervisor van het teamlid
Als het probleem tussen jullie twee niet opgelost is, is de volgende stap het escaleren van het probleem naar de supervisor van het teamlid. Wanneer u naar de supervisor gaat, legt u het prestatieprobleem uit en schetst u de stappen die u hebt genomen om het probleem op te lossen. Als u te goeder trouw een poging hebt gedaan om de situatie zelf aan te pakken, zijn de meeste supervisors bereid om u te helpen.
04 Nogmaals, geef het teamlid een kans om correct gedrag te doen
Nadat u de supervisor van het teamlid op de hoogte heeft gesteld van het probleem, moet u het teamlid nu een nieuwe kans geven om zijn of haar gedrag te corrigeren.
Op punten in dit gedragscorrectieproces kom je misschien in de verleiding om stappen te herhalen. U kunt het probleem bijvoorbeeld voor de tweede keer naar het teamlid brengen voordat u naar zijn leidinggevende gaat. Soms is dit een redelijke handelwijze. Andere keren verleng je gewoon de slechte prestaties. Elke situatie is anders, dus u gebruikt uw oordeel en eventueel advies van de projectsponsor of uw baas.
05 Escaleer de kwestie naar de projectsponsor
Als de slechte prestaties nog steeds aan de gang zijn, ben je het zat. Je hebt het teamlid de gelegenheid gegeven om gedrag te corrigeren en hij heeft ze verspild. Je hebt er alles aan gedaan om het probleem van onderaf op te lossen, maar nu is het tijd om de zware hitter in te schakelen om het probleem van bovenaf op te lossen.
Net als toen je de kwestie naar de supervisor van het teamlid bracht, leg je alle relevante informatie voor de sponsor neer. Ga naar de vergadering met de sponsor van het project, wetend wat je wilt dat hij of zij doet. Als je wilt dat een van de peers van de sponsor het teamlid raad geeft, zeg dat dan. Als je wilt dat het teamlid wordt vervangen door iemand anders, zeg dat dan. De sponsor is er om je te ondersteunen en je te geven wat je nodig hebt om het project succesvol te laten zijn. Vertel de projectsponsor wat je nodig hebt.
Er is een kleine kans dat het probleem mogelijk niet wordt opgelost met de tussenkomst van de projectsponsor. Als dat het geval is, vraag je de sponsor verschillende manieren te proberen om het probleem op te lossen. Zodra de sponsor is overeengekomen het probleem aan te pakken, laat hem of haar het oplossen. De sponsor kan het echter niet oplossen als u de sponsor niet waarschuwt wanneer het probleem nog steeds een probleem is.