De rol van juridische secretaresses , ook wel administratief assistenten en juridische assistenten genoemd, is de afgelopen twee decennia geëvolueerd. Naarmate technologie het advocatenkantoor verder transformeert, hebben juridische secretarissen de traditionele rollen van typen en het beantwoorden van telefoons overstegen om hoogwaardige activiteiten uit te voeren die voorheen voorbehouden waren aan professioneel en leidinggevend personeel, zoals het selecteren van leveranciers, het beheren van klantrelaties en het opstellen van juridische documenten.
Ondanks de praktijkomgeving, bedrijfsgrootte of wettelijke specialiteit van de juridische secretaris, zijn bepaalde kernverantwoordelijkheden echter hetzelfde gebleven. Om te slagen in de afdeling juridische zaken van vandaag of het ondernemingsrecht, moeten juridische secretarissen de volgende 10 vaardigheden beheersen. Zie voor meer informatie over succes als juridisch secretaresse of juridisch medewerker deze eigenschappen van een succesvol juridisch secretaresse .
01 Technologievaardigheden
Veel advocaten hebben noch de tijd noch de expertise om de technologie van advocatenkantoren te gebruiken. Ze vertrouwen op technisch onderlegde juridische secretaresses om een verscheidenheid aan computer-gebaseerde taken uit te voeren, zoals: het maken van spreadsheets, het voorbereiden van presentaties, het invoeren van tijd voor factureringsdoeleinden, het maken en typen van documenten, het bijhouden van kalenders en het bijhouden van deadlines.
Daarom zullen juridische secretaresses die vaardig zijn in een verscheidenheid aan computer softwaretoepassingen de meeste carrièrekansen hebben . Enkele van de meest voorkomende technologieën die juridische secretaresses moeten beheersen, zijn onder meer:
- Tekstverwerking
- spreadsheet
- Presentatie
- Document beheer
- Tijd en facturering
- Agenda & Docketing
- Transcriptie
- Desktop Publishing
- Videovergaderen
02 Interpersoonlijke vaardigheden
Juridische secretarissen communiceren dagelijks met advocaten, paralegals, personeel, klanten, tegengestelde raadslieden, gerechtelijk personeel, verkopers en andere derden.
Daarom zijn interpersoonlijke en communicatievaardigheden van het hoogste belang. Naast face-to-face contact communiceren secretarissen per e-mail, telefoon en videoconferentiesystemen.
03 Schrijfvaardigheden
Denkt u dat advocaten al het schrijven uitvoeren? Denk nog eens na. Juridische secretarissen zijn vaak verantwoordelijk voor het opstellen van routinematige correspondentie en bestandsmemo's en voor het corrigeren van juridische documenten zoals pleidooien, briefings, ontdekkingstransacties en transactiedocumenten.
Schrijven is een integraal onderdeel van het werk van de juridisch secretaris; degenen die een sterke schrijfvaardigheid ontwikkelen, zullen onmisbaar worden voor de advocaten die ze helpen.
04 Organisatorische vaardigheden
Advocaten zijn notoir ongeorganiseerd. Omdat juridische secretaresses de 'rechterhand' van de advocaat zijn, zijn organisatorische vaardigheden van essentieel belang om een advocatenkantoor of juridische afdeling van een bedrijf efficiënt te beheren.
Juridische secretarissen moeten papieren en elektronische bestanden bijhouden, projecten beheren, meerdere deadlines bijhouden, kalenders bijhouden, vergaderingen plannen, evenementen organiseren en alles overzichtelijk en toegankelijk houden.
05 Transcriptievaardigheden
Transcriptievaardigheden zijn van fundamenteel belang voor secretariële praktijk. Naast een hoge typesnelheid (werkgeversvereisten variëren van 50 tot 100 woorden per minuut), zijn er goede luistervaardigheden vereist om spraakdictatiebestanden te begrijpen.
Sterke grammatica, spelling, woordenschat en taalvaardigheden zijn noodzakelijk, evenals een goed begrip van juridische terminologie. Bovendien moeten secretaresses bekwaam zijn in tekstverwerkingstoepassingen en transcriptieapparatuur.
06 Aandacht voor detail
Aandacht voor detail is van cruciaal belang in de advocatuur. Als u bijvoorbeeld $ 600.000 typt in een schikkingsaanbieding in plaats van $ 60.000, kan dit uw bedrijf een klant kosten. Juridische secretaresses behandelen de minutiae van de dagelijkse advocatuur en aandacht voor detail is belangrijk in bijna elke secretariële taak, van het opstellen en proeflezen van documenten tot het plannen van vergaderingen en agenda-deadlines.
07 Bekendheid met juridische documenten en terminologie
Wat is het verschil tussen een secretaresse en een juridisch secretaresse? Juridisch secretarissen zijn bekend met alle juridische zaken. Termen als dagvaarding, pro se en voir dire verwarren hen niet.
Ze begrijpen de nuances van de juridische procedure en weten hoe ze pleit-, ontdek- en transactiedocumenten moeten maken en formatteren.
08 Teamwork
Teamwerk is cruciaal voor de rol van juridische secretarissen bij het leveren van juridische diensten. In alle oefenomgevingen - van de juridische afdeling van grote bedrijven tot solo-behandelaar - moeten juridische secretaresses samenwerken met advocaten, paralegals, secretaresses, dossierklerken , verkopers en anderen om juridische diensten effectief te leveren.
De meest efficiënte juridische secretaresses weten hoe om te gaan met collega's en werken samen met derden om de klus te klaren.
09 Multi-Tasking-vaardigheden
De meeste juridische secretaresses werken voor meer dan één persoon in meer dan één bestand. Gelijktijdig uitvoeren van meerdere taken is een tweede natuur voor een bevoegde juridische secretaris.
Ze weten hoe ze moeten jongleren met meerdere opdrachten en concurrerende prioriteiten en hoe ze groeiende werkbelastingen kunnen beheren in het drukke kantoor van vandaag waar een persoon vaak de taak van drie uitvoert.
10 Onderzoeksvaardigheden
Juridische secretarissen verrichten internetonderzoek voor een veelheid aan taken, zoals het vinden van aanwijzingen, het verzamelen van klantinformatie, het onderzoeken van de concurrentie en het lokaliseren van deskundige getuigen.
Veel juridische secretaresses, met name die in kleine advocatenkantoren, vervullen ook paralegale taken, waaronder juridisch onderzoek, citeren en jurisprudentie opsporen. Het leren van wettelijke onderzoeksplatformen zoals Westlaw of Lexis / Nexis kan u een voorsprong op de concurrentie geven.