Heads Up: federale wetten en staatswetten kunnen afwijken
Dit zijn basisrichtlijnen voor het bijhouden van HR-gegevens. Vergeet echter niet dat staatswetten kunnen afwijken van deze richtlijnen. Als staatswetten en federale wetten met elkaar in conflict zijn, bewaar altijd de records op basis van welke vereiste langer is.
Het is beter om iets te lang te bewaren dan niet lang genoeg.
Inleendocumenten: 1 jaar
U moet al die cv's, aantekeningen van sollicitaties, sollicitaties en vacatures opslaan en zelfs een record van uw zoekopdrachten bijhouden via uw systeem voor het bijhouden van sollicitaties, een jaar nadat het besluit om een jobaanbieding te doen werd gedaan. Dus als je een sollicitant interviewt en het hele proces drie maanden duurt, duurt het pas als de definitieve beslissing is genomen dat de klok begint te tikken.
Waarom moet je dit doen? Als iemand je inhuurbeslissing ooit in twijfel trekt, moet je laten zien dat je op geen enkele wijze , vorm of vorm illegaal discrimineert . Wetten zoals de Americans with Disabilities Act , Title VII en vele anderen vereisen dat je aantoont dat je in overeenstemming bent. Het bijhouden van deze records helpt u om dit te doen.
Medicijntestrecords: 1 jaar of 5 jaar voor transportopdrachten
Als u een drugstest voor een pre-employment onderzoek nodig hebt , maakt het deel uit van het rekruteringsverslag en moet u een kopie van de resultaten gedurende één jaar bewaren.
Als u aanvullende drugstests uitvoert, of dit nu het gevolg is van een incident op het werk of als onderdeel van een steekproefsgewijze controle, moet u ook deze gegevens gedurende één jaar bijhouden. Als u echter bent onderworpen aan de transportverordeningen van de afdeling, is het minimumtijdsbestek voor de testrecords voor geneesmiddelen vijf jaar.
Payroll / Timecards, enz .: 3 jaar minimaal, 5 jaar na beëindiging Aanbevolen
De wet vereist dat u deze gegevens gedurende drie jaar bijhoudt, maar recente rechtszaken betekenen dat het voor u slimmer zou zijn om ze langer te bewaren.
U wilt een overzicht bijhouden van hoeveel elke werknemer is betaald en hoeveel uur zij hebben gewerkt voor hun gehele ambtstermijn in uw bedrijf. Bewaar uw gegevens ten minste vijf jaar nadat de werknemer vertrekt, ongeacht de reden.
Voor vrijgestelde werknemers hoeft u natuurlijk geen tijdregistratie bij te houden, omdat hun loon hetzelfde is, ongeacht het aantal gewerkte uren. Als u echter een werknemer ten onrechte als werknemer heeft aangemerkt als niet-vrijgesteld, kunnen deze urenwerkverslagen u begeleiden bij het betalen van overuren .
Zorg ervoor dat u vermeldt hoe het bedrijf het loon heeft berekend. U moet bijvoorbeeld bijhouden of het een gewoon salaris, salaris plus commissie, overuren, stukwerk of een uurtarief per uur was.
U moet dit niet alleen doen voor loon- en belastingvragen, maar veel andere beslissingen zijn afhankelijk van het aantal gewerkte uren. Bijvoorbeeld, in aanmerking te komen voor FMLA is afhankelijk van het aantal uren gewerkt in een jaar. Als u een deeltijd-vrijgestelde werknemer heeft, wilt u misschien tijdregistratie overwegen om te bepalen in welke mate FMLA in aanmerking komt. Je moet ook kunnen bewijzen dat je je werknemers hebt betaald voor alle uren dat ze werkten.
Formulier I-9: 3 jaar na de huur, 1 jaar na beëindiging, wat later is.
Handhaaf het I-9-formulier van de werknemer, dat apart van uw personeelsdossiers wordt bewaard, gedurende drie jaar nadat u de werknemer hebt aangenomen en gedurende een jaar na beëindiging van het dienstverband, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.
Gezondheids- / pensioenvoordelen Informatie: 6 jaar
U moet uw registraties van uw plannen voor al uw voordelen minimaal zes jaar bijhouden. De rechtbanken hebben geoordeeld dat als een werknemer je aanklaagt, bijvoorbeeld dat hij of zij een hoger pensioen verdient, het de verantwoordelijkheid van de werkgever is om te bewijzen dat ze niet meer te danken hebben, en niet de verantwoordelijkheid van de werknemer om te bewijzen dat ze dat wel doen. Bewaar al deze beschrijvingen van het overzichtsschema.
Als u ex-werknemers hebt die in aanmerking komen voor COBRA en hun gezondheidsvoordelen uitbreidt, moet u die gegevens ook zes jaar bewaren om veilig te zijn. De wet specificeert geen retentie, maar aangezien dit van toepassing zou kunnen zijn onder de Wet op de pensioenverzekering voor werknemers (ERISA), vereist deze wet zes jaar retentie. Bewaar deze gegevens niet voor de zekerheid.
FMLA Records: 3 jaar
Wanneer een medewerker FMLA aanvraagt , moet je dat papieren spoor behouden, zelfs als je het verlof weigert. Zorg ervoor dat u het verlof van elke werknemer bijhoudt - wanneer het is begonnen en hoeveel tijd wordt gebruikt. Als de medewerker intermitterende FMLA heeft, zorg dan dat je elke verlofregistratie bijhoudt en het aantal gebruikte uren documenteert . Datums en het aantal uren moeten worden gedocumenteerd. Vergeet niet dat met tussenpozen verlof een paar uur per dag of een paar dagen per week kan worden gebruikt. Documenteer alles en bewaar die records.
Vergeet niet dat dit geen uitgebreide lijst is en alleen van toepassing is op federale statuten. Mogelijk bent u onderworpen aan aanvullende bewaringswetgeving als u bijvoorbeeld een federale aannemer bent of als uw staat andere standaarden heeft. In geval van twijfel, gooi het niet weg.
U kunt toegang krijgen tot aanvullende bronnen over het bijhouden van gegevens en verplichte rapportage in de Society of Human Resource Management (SHRM).
Disclaimer: houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld als leidraad, ideeën en hulp.