Effectieve supervisors en managers werken er hard aan hun vaardigheden te ontwikkelen door aanwijzingen te geven aan hun teamleden. Dit bericht biedt richtlijnen voor effectieve richting en delegatie in een toezichtsomgeving.
7 Positieve communicatiepraktijken voor het aanbieden van taakaanwijzingen
- Geef altijd context voor de taak die moet worden voltooid. Mensen doen hun best werk als ze het belang van de taak voor de grotere operatie begrijpen. Wanneer je de tijd neemt om uit te leggen wat het zakelijke belang is van de taak die je wilt voltooien, geef je les en toon je respect voor het individu dat je hebt gevraagd om het werk te voltooien.
- Wees specifiek, schetst wanneer de taak moet worden voltooid en deel alle kwaliteitsnormen.
- Vraag respectvol tegen het uitvaardigen van een strenge opdracht. Kies een respectvolle toon, beleef woorden en bezorg het bericht met het juiste volume. Contrast: "Hé, je moet die vrachtwagen lossen," zei op een strenge toon tegen, "John, de lading op die truck is nodig op de productielijn.Wil je alsjeblieft helpen en de vrachtwagen lossen vóór de middag." Er is weinig twijfel over dat de laatste benadering als positief wordt ervaren en de eerste als negatief.
- Geef de persoon die wordt gevraagd om de taak te voltooien de gelegenheid om verhelderende vragen te stellen. Deze stap helpt de communicatie tussen de werknemer en de supervisor te versterken en verbetert de kans op een succesvol resultaat. De werknemer heeft de mogelijkheid om te bevestigen dat hij of zij echt begrijpt wat er van hen wordt gevraagd.
- Weersta de drang om toe te zien of microbeheer de voltooiing van de gevraagde taak door de medewerker. Een onderdeel van het effectief leren van aanwijzingen is leren vertrouwen op de mensen die u om hulp vraagt.
- Bied gepaste dank en positieve feedback voor correct uitgevoerde taken.
- Bied duidelijke, gedragsmatige, gefocuste feedback voor alle taken die niet op de juiste manier zijn voltooid.
Benadrukken van lesgeven samen met het geven van aanwijzingen
In de zomer werkte ik als assistent voor een ervaren handelaar. Ik heb veel geleerd door hem te observeren, echter, toen hij me een taak gaf die ik niet kende, zou hij me een paar seconden zien worstelen en dan zelf de taak voltooien. Dit werd frustrerend voor mij. Hoewel het interessant was om naar hem te kijken, toen ik eenmaal de kans had gekregen om de taak te voltooien, wilde ik echt leren hoe ik het moest doen.
Als hij de tijd had genomen om wat basistraining en een beetje begeleiding te geven, mijn eerste paar keer dat ik de taak voltooide, had ik dit werk de rest van de zomer gemakkelijk voor hem kunnen afronden. Zijn micromanaging-aanpak heeft mij niet geleerd en aangemoedigd. Het creëerde meer werk voor hem en verminderde zijn algehele efficiëntie.
- Beoordeel of de taak nieuw of gecompliceerd is en training verdient.
- Geef instructies en bied vervolgens de mogelijkheid voor het individu om de taak met uw behulpzame supervisie uit te voeren.
- Zodra het individu vertrouwen heeft gekregen voor de taak, sta ze toe het werk te voltooien zonder jouw supervisie. Kom later terug om de voltooiing, tijdigheid en kwaliteit te valideren.
- Bied positieve feedback voor correct uitgevoerde taken.
- Ondersteunende training aanbieden wanneer het individu moeite heeft om de taak op tijd of op het juiste kwaliteitsniveau te voltooien.
Pas op voor deze valkuilen bij het geven van aanwijzingen
- Orders uitdrukken op een agressieve toon. Hoewel bepaalde omstandigheden, waaronder noodsituaties of omstandigheden van leven en dood, bevelen kunnen verdienen, tenzij je in het leger zit, verzet je je tegen deze drang.
- Reageren op: "Waarom?" met "Omdat ik het zeg." Dit is een slechte benadering van ouderschap en een slechtere aanpak op de werkplek.
- Vaag vragen.
- Meerdere mensen vragen om dezelfde taak uit te voeren.
- Niet herkennen wanneer een instructie vereist is voordat de persoon de taak voltooit.
- Niet inzien dat individuen tegenstrijdige prioriteiten en deadlines hebben.
- Geen dank en positieve feedback bieden voor een goed stuk werk.
Bijgewerkt door Art Petty