Schriftelijke communicatie
Een instructieletter (LOI) is een formele notificatie geschreven in een militair berichtformaat waarin de ontvangende partij op de hoogte wordt gebracht van specifieke kwesties en waarin wordt aangegeven hoe de verzender zou willen dat deze worden aangepakt. Over het algemeen worden instructieletteringen gebruikt in zakelijke communicatie en persoonlijke aangelegenheden; over vrijwel elk onderwerp kunnen ze door iedereen worden geschreven.
In het Amerikaanse leger worden ze misschien op twee manieren het vaakst gebruikt.
Als voorbeeld, een methode voor een LOI is als aanwijzingen voor de regeling van iemands nalatenschap in geval van overlijden van die persoon. Dit is geen testament, maar kan worden gebruikt als meer van een takenlijst van mensen om te bellen, documenten te verkrijgen en definitieve regelingen voor een begrafenis. Het kan ook specifieke activa en toewijzingen vermelden.
Het tweede type instructiebrief, zoals het onderstaande, wordt gebruikt als een corrigerende of corrigerende tool in het leger. Beschouw de meest voorkomende LOI als een formele counseling sessie van een hogere officier of senior aangeworven personeel naar een junior militair lid dat sub-par prestaties heeft gedemonstreerd. Deze typische LOI zal niet alleen de standaarden beoordelen waaraan het lid moet voldoen, maar ook een remedie bieden om betere prestaties te bereiken op het gebied van tekortkomingen. Wellicht kan een plan van aanpak worden toegevoegd om de beoogde partij volledig te laten begrijpen wat de gevolgen zijn van het niet op het vereiste niveau presteren.
Een voorbeeldbrief van instructie
In het onderstaande voorbeeld is de instructieletter geschreven als een manier om de ontvanger te helpen bij het verbeteren van zijn werkprestaties, die als 'onvoldoende' worden beschouwd.
De brief noemt een aantal tekortkomingen van de ontvanger, en raadt hem aan om meer hands-on te gaan schrijven: "Je moet persoonlijk de doelen van je divisie bepalen en persoonlijk verifiëren dat ze worden bereikt."
Vervolgens worden de nodige stappen vermeld om de prestaties te verbeteren en worden deze met aanmoedigende woorden afgesloten, met voortdurende hulp en het volgende: "We willen en hebben succes nodig."
Voorbeeldbrief van instructie
Van: Commanding Officer, USS NEVERSAIL (CV 11)
Aan: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Aviation Fuels Officer, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: BRIEF VAN INSTRUCTIE
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Deze Instructiebrief wordt uitgegeven per referentie om specifieke maatregelen te bespreken die nodig zijn om de onbevredigende prestaties van de afdeling Luchtvaartbrandstof aan boord van NEVERSAIL te verbeteren.
2. Sinds uw aanname van taken als luchtvaartbrandstofofficier aan boord van NEVERSAIL, hebt u toegestaan dat er ongeautoriseerde procedures bestonden in de Aviation Fuels Division die resulteerden in de structurele schade aan JP-5-opslagtank 8-39-02J tijdens het aanvullen van de start op 18 juli CY. U hebt niet vertrouwd gemaakt met de toepasselijke richtlijnen voor vliegtuigbrandstoffen en daardoor kon u de procedures in uw divisie niet verifiëren. U hebt er ook niet voor gezorgd dat alle richtlijnen up-to-date zijn gebleven. Over het algemeen vertrouwt u volledig op uw assistent-luchtvaartbrandstofofficier voor de dagelijkse werking van uw divisie.
3. Om effectief te kunnen functioneren als officier in de luchtvaartbrandstof, moet u meer betrokken raken bij de dagelijkse aspecten van uw divisie.
Het lukt je niet om vanuit je kantoor de raad van je assistenten te accepteren zonder een adequate persoonlijke kennis van specifieke procedures te ontwikkelen. Je moet persoonlijk de doelen van je divisie bepalen en persoonlijk verifiëren dat ze worden bereikt.
een. U moet alle luchtvaartbrandstofrichtlijnen die van toepassing zijn op USS NEVERSAIL herzien. U zorgt ervoor dat u bekend bent met de voorgeschreven procedures. Als een kwestie van routine, zult u persoonlijk verifiëren dat uw divisie niet afwijkt van de voorgeschreven procedures tenzij geautoriseerd door een hogere autoriteit.
b. U dient quotabezoeken voor uzelf en CWO2 JS Ragmann in om een cursus luchtvaartbrandstoffunctionarissen bij te wonen na voltooiing van deze inzet.
4. Deze brief is bedoeld om u te helpen bij het corrigeren van tekortkomingen in uw prestaties als scheidingsfunctionaris. De volledige commandostructuur is beschikbaar om u op alle mogelijke manieren te helpen.
We willen en hebben jouw succes nodig.
DR. PEPER
Deze voorbeeldbrief van instructie geeft de junior-officier directe feedback zonder grijze gebieden in toon of betekenis. Dit is ook een geschreven versie van de gedocumenteerde counseling-sessie die onmiddellijke assistentie biedt van andere senior en meer ervaren leden in de opdracht. Dit is een perfect hulpmiddel om een betere ondergeschikte officier in het commando te maken en potentieel verlies van missiecapaciteit in de toekomst te voorkomen.