01 Eerste fase: BPO-strategieanalyse en onderwijs
- Analyse van directe en indirecte kosten en processen, inclusief subprocessen en geplande investeringen.
- Informeer uzelf over vereisten voor beheer en relatiebeheer, behouden processen en organisatie, interne verbeteringsmogelijkheden en het verzoek om informatie (RFI) -proces
- Als onderdeel van uw sourcingstrategie, overweeg single versus multiple providers, enige bron versus concurrerende biedingen, en verzamel informatie over potentiële aanbieders.
02 Tweede stap: ontwikkeling en prijsbepaling van RFP's
- Vermeld de werkvereisten, bijvoorbeeld belangrijke processen, financiën, HR of IT.
- Definieer huidige en gerichte serviceniveaus.
- Voer een financiële analyse uit van economische en productiviteitsfactoren.
- Ontwikkel de businesscase, inclusief kostenbesparingen en tastbare en ongrijpbare procesverbeteringen.
- Kies een prijsmodel, bijvoorbeeld vaste versus variabele of op output gebaseerde prijsbepaling.
- Bepaal bestuur, service level agreement en relatiebeheerplannen.
03 Derde stap: biedingsevaluatie en onderhandeling
- Distribueer RFP naar gekwalificeerde BPO-providers op basis van de bedrijfsstrategie.
- Bezoek met providers en rangschik ze. Maak op basis van uw analyse een korte lijst met keuzes.
- Begin voorlopige onderhandelingen.
- Bekijk referenties en voer drie tot vijf gedetailleerde klantbezoeken ter plaatse.
- Onderhandel over contract, serviceniveaus en wettelijk kader.
- Maak een governance en BPO-programmabeheerkantoor
Zodra deze drie stappen zijn voltooid, is het tijd om met de transitieplanning te beginnen.
04 Transitie
De overgang is een sleutel tot een succesvol programma. Veel bedrijven kunnen de Business Case produceren. De uitvoering van de Business Case is de sleutel tot het realiseren van de waarde van de beslissing. Overgang omvat drie elementen, Financieel - Technisch - Verandering van organisatie. We vinden dat het mensgerichte element Organisatorische verandering degene is die de minste aandacht krijgt en vaak de differentiator is in het behalen van het succes van de Business Case. Een goede Transitiemethodiek benadrukt dit element. Een overgangsmethodologie wordt geïllustreerd in het onderstaande schema:
05 3 Fasen van overgang
We betrekken onze klanten op een hoger plan voor strategisch inzicht en efficiënte implementatie. Een dergelijke intensiteit is een rode draad door de fasen Pre-Migration Migration en Post-Migration van het project.
In de fase vóór de migratie wordt een rigoureuze beoordeling van processen, mensen, technologie-infrastructuur en management uitgevoerd om de routekaart in een uitbestede omgeving op te sporen
In de fase van de migratiefase wordt de bovenstaande activiteit naar het volgende niveau gebracht om de synchroniciteit tussen klant en BPO te vergemakkelijken vanuit een operationeel perspectief
In de post-migratiefase worden processen gemigreerd naar het kernteam dat verantwoordelijk is voor de stabiliteit en procesverbetering. Een rigoureus monitoringkader wordt gebruikt om de operaties transparanter te maken voor de klant.