Multitasking werkt niet
Stel je bijvoorbeeld voor dat je 's ochtends je tanden poetst en later op de dag nadenkt over de agenda voor een grote vergadering .
Het heeft niet veel verwerkingskracht van je hersenen nodig om je tanden te poetsen en je zou je echt kunnen concentreren op de agenda terwijl je je reinigingsopdracht voor de ochtendtanden mechanisch uitvoert.
Maar hoe zit het met twee taken die meer capaciteit van je hersenen vereisen? Misschien praat u aan de telefoon terwijl u het ontbijt klaarmaakt. U kunt beide taken op de juiste manier laten uitvoeren, maar de kans op fouten als gevolg van het vervallen van de aandacht is groot. En zoals we allemaal weten, mengen
Chunking werkt beter
Chunking "beschrijft hoe het gebruik van menselijk geheugen werkt. Het is belangrijk om dit concept te onthouden als we kijken naar het tegelijkertijd voltooien van verschillende taken. We schakelen in feite in plaats van ze tegelijkertijd te doen (hoewel in het geval van tanden poetsen) lijkt misschien alsof ze gelijktijdig zijn).
Stel je voor dat je aan de telefoon bent wanneer iemand je kantoor binnenkomt. Ze vragen om uw advies of een snelle beslissing over een probleem.
U stopt met luisteren naar de persoon op de telefoon, scant de notitie voor u, krabbelt een antwoord en gaat terug naar het telefoongesprek. U hebt de twee activiteiten (telefoongesprek en persoonlijk gesprek) niet tegelijkertijd uitgevoerd.
Je hebt eigenlijk drie taken achter elkaar uitgevoerd; startte het telefoongesprek, voerde het gesprek in persoon en hervatte het telefoongesprek.
Net als in het ontbijtvoorbeeld hierboven, had je beide beter kunnen doen, en in minder tijd, als je ze achter elkaar had gedaan in plaats van op hetzelfde moment. De reden is dat je bij elke taak moet focussen en aan de slag moet.
Opstarttijd Mijdt multitasking
Toen je het telefoongesprek startte, moest je erover nadenken, het telefoonnummer vinden en bellen. Wanneer je werd onderbroken, moest je erachter komen wat de persoon van je wilde om hen een beslissing te kunnen geven. Eindelijk, toen je het telefoongesprek hervatte, moest je onthouden waar je gebleven was. Je hebt misschien zelfs moeten zeggen: "Oops, sorry, er kwam iemand naar binnen. Wat zei je?"
Hoe meer starts en stops je maakt gedurende de dag, hoe meer van deze tijdrovende opstartmomenten je hebt. Deze momenten zijn niet-productieve tijden. Als je een dagelijks rapport hebt om je voor te bereiden, is het opstartmoment waarschijnlijk vrij kort in vergelijking met het rapport dat je alleen per kwartaal doet. Maar als je dat rapport aan het voorbereiden bent en je wordt onderbroken, heb je bijna elke keer dezelfde tijd om op te starten.
Ik kan mijn wekelijkse verslag in ongeveer 30 minuten schrijven zonder onderbrekingen. Ik heb het enkele uren gekost om te voltooien, simpelweg omdat mijn functie operationeel is en vereist dat ik veel werk met niet-geplande taken.
(Dat is de code want ik heb veel onderbrekingen in mijn dag.) De boosdoener waren echter niet de mensen die me onderbraken. De boosdoener was de tijd die nodig was voor opstartmomenten telkens wanneer ik het rapport opnieuw opstartte.
Soms moet u meerdere taken uitvoeren
Oké, soms moet je multitasken. Jouw taak kan operationeel zijn zoals de mijne. Dus wat is beter dan multitasking? Chunking is beter.
Chunking is het concept van het opbreken van je dag in grotere stukken in plaats van te reageren op constante onderbrekingen. Hoe meer tijdspannes u kunt besteden aan specifieke taken, hoe minder opstartmomenten u zult hebben en uw efficiëntie evenredig verbetert. Omdat je niet zo veel tijd zult besteden aan opstartmomenten, heb je meer tijd en krijg je meer gedaan. Als een bonus, omdat je je kunt concentreren op de ene taak die voorhanden is, zul je het beter doen.
Als sidebar hebben projectmanagers lang geleden de kracht van deze techniek bedacht en hun eigen versie van "chunking" gecreëerd via het proces voor de afbraak van werk .
Aan de slag met Chunking
Dus hoe kun je beginnen met chunking?
- Begin klein totdat je het gevoel hebt. Kies een enkele taak, misschien uw wekelijkse rapport.
- Zet de 30 minuten die je weet opzij.
- Sluit uw deur of plaats een bord met de tekst "Genius op het werk" of iets dergelijks en concentreert u vervolgens op het rapport en niets dan het rapport.
- Negeer de telefoon.
- Controleer geen e-mail.
- Schrijf gewoon het rapport.
Probeer hetzelfde met telefoontjes, werknemersvergaderingen en andere reguliere activiteiten. Focus, deel je dagje uit en na een paar weken oefenen, voel je je en word je efficiënter.
Het komt neer op
Verspil niet zoveel tijd aan multi-tasking. Maak jezelf in plaats daarvan efficiënter en productiever door chunking. Hoewel de term lastig is, is het concept effectief!
-
Bijgewerkt door Art Petty