Werk op tijd klaar
Hun werk op tijd klaar krijgen, is het gemakkelijker voor de twee om te monitoren. Dat komt omdat de tijd eenvoudiger te meten is dan de kwaliteit. U moet wel duidelijke eisen stellen, waaronder mijlpalen en deadlines, maar u moet ook enige flexibiliteit toestaan.
Plan hun schema's, of laat ze hun planningen plannen, om wat speling te voorzien. Er zullen altijd een aantal onvoorziene gebeurtenissen zijn, dus het is verstandig om op zijn minst een beetje speling te maken in een schema. De hoeveelheid speling die je in hun schema toestaat, verschilt van persoon tot persoon, waarbij senioren en getalenteerden minder speling nodig hebben.
Een voortgangsrapport gebruiken om schema te volgen
De meest gebruikelijke methode om bij te houden of werk op tijd wordt uitgevoerd, is het periodieke rapport, meestal wekelijks voor kleine projecten en maandelijks voor grotere projecten. Wanneer u uw ondergeschikten moet indienen, moet u schriftelijke voortgangsrapporten indienen . Een van de items waarop zij zich zullen melden, is of zij zich aan het schema houden. Een veelgebruikte methode om de status snel aan te geven is stoplichtkleuren. Als het project op schema ligt, wordt er een groen symbool weergegeven. Als het project te laat is, zouden ze dat als een rood symbool laten zien.
Soms wordt geel ook gebruikt om aan te geven wanneer er een klein probleem is dat niet ernstig genoeg is om de rode kleur te rechtvaardigen.
Je wilt ook dat ze alles melden dat hun voortgang blokkeert. Dit gedeelte moet bevatten wat ze hebben geprobeerd de blocker en de resultaten van die inspanningen te wissen. Als ze om hulp van u vragen of van iemand buiten hun sfeer, moet dat duidelijk worden aangegeven.
Vergeet niet om ze ook hun prestaties te laten opnemen. Als ze iets hebben gedaan dat een blokkering heeft verholpen, het probleem heeft voorkomen of op een andere manier heeft bijgedragen aan het intact houden van het schema dat moet worden genoteerd in hun voortgangsrapport.
Ten slotte moet in het voortgangsrapport het percentage volledig, plan versus werkelijk worden weergegeven. De meeste projecten maken in het begin weinig vooruitgang, daarna stijgen ze steil op en aan het einde van het project gaan ze weer langzaam vooruit. Het projectschema dat u en uw medewerker hebben ontwikkeld, moet hiervan rekenschap geven. Of je dit al dan niet in het schema hebt meegenomen, je moet de voortgang evalueren die door de werknemer is gemeld. Het geplande percentage voltooid moet in het algemeen weergeven hoeveel van de aan het project toegewezen tijd is verstreken. In een project met een schema van drie maanden moet de werknemer het geplande volledige percentage van ongeveer 1/3 aan het einde van de eerste maand rapporteren. Als ze het aantal veel kleiner of veel groter hebben gemeld, zou het verstandig zijn om er iets dieper op te lijken. Ook moet u een oordeel vellen over de juistheid van wat zij melden voor een werkelijk percentage voltooid. Op basis van uw kennis van het project en zijn algehele status moet u in staat zijn om bij benadering te beoordelen of het percentage voltooid door de werknemer gerapporteerd juist is of niet.
Als ze bijvoorbeeld een gepland volledig cijfer van 60% en een werkelijk volledig percentage van 65% rapporteren, maar je weet dat het project met problemen is geplaagd, zou je het rapport gedetailleerder moeten onderzoeken.
Krijg werk goed gedaan
Het is moeilijker om te meten en te controleren of uw medewerker het werk goed doet. Dat komt omdat het moeilijker is om te definiëren en te kwantificeren wat 'goed gedaan' betekent. Ook hier, net als bij planningen, moet u duidelijke en specifieke verwachtingen en doelstellingen stellen. En terwijl u met planningen wat flexibiliteit en speling toelaat, moet u minder flexibel zijn met betrekking tot de kwaliteit. Goed is goed.
Verlies je doel niet uit het oog. Wanneer we het hebben over "goed gedaan", onthoud dan dat je voor "uitstekend" en niet "perfect" gaat. En vergeet niet om te focussen op resultaten in plaats van op het proces .
Voortgang bijhouden om het goed gedaan te krijgen
De beste manier om de voortgang van uw medewerkers bij te houden met betrekking tot het correct laten verlopen van het werk is frequente vergaderingen en het royaal gebruik van "show and tell". Wanneer een medewerker meldt dat hij aanzienlijke vooruitgang heeft geboekt, laat hem dan zien wat hij heeft gedaan. Aan het begin van het project kan het werk een beetje ruw en slechts gedeeltelijk voltooid zijn. Dit is te verwachten. Echter, naarmate de tijd verstrijkt, moeten de demonstraties van de werknemer voortgang laten zien, terwijl het werk soepeler en completer wordt.
De sleutel tijdens deze kwaliteitscontroles is om ervoor te zorgen dat de schatting van de medewerker van de kwaliteit van het werk tot nu toe overeenkomt met de uwe. Als u bijvoorbeeld het project bekijkt dat voor de helft is voltooid en de medewerker aangeeft dat de kwaliteit van het werk op dat niveau ligt, moet u ervoor zorgen dat u akkoord gaat. Als het u van mening is dat de kwaliteit van het werk dat u tot nu toe hebt gedaan nog steeds zwaar en voorlopig is, moet u het verschil met de werknemer bespreken en hun verwachtingen opnieuw instellen. Als u dat niet doet, zult u waarschijnlijk vaststellen dat het werk slechts matig is voltooid als ze denken dat ze een voltooide kwaliteit hebben bereikt.
Bottom Line
Wanneer u werk bekijkt dat u hebt gedelegeerd aan ondergeschikten, onthoud dan dat u nog steeds verantwoordelijk bent voor hun werk. Zorg er dus voor dat het werk op tijd klaar is en goed wordt gedaan zoals hierboven besproken. Bij het eerste teken van moeilijkheden moet u instappen en de normen van de werknemer aanpassen aan uw eigen normen.