De gegevensinvoer op deze urenstaten, meestal door het personeel van de creatieve afdeling , registreert de uren die aan elk deel van het project zijn besteed.
Dat betekent niet alleen het creëren van de campagne, maar ook de initiële briefing , de klantpresentatie en zelfs de tijd besteed aan de shoots en productiestudio's. Alleen door een duidelijk beeld te krijgen van de manier waarop de tijd is besteed, kan een bureau effectief omgaan met de werklast, de factureringsregeling van de klant en de manier waarop de tijd tussen teams wordt verdeeld.
The Timesheet in een notendop
In de begintijd van de reclame, zoals zoveel taken uit die tijd, werd de tijd handmatig vastgelegd op papier met pennen en potloden (en veel wissen). Tegenwoordig wordt de tijd ingevoerd in de computer of een tablet met behulp van een geavanceerd stuk software dat rapporten van alle soorten kan ophalen. De meeste winkels hebben een zeer vergelijkbare sjabloon die het volgende omvat:
- Het taaknummer
- De cliënt
- De huidige opdracht
- Alle toegewezen medewerkers
- De datum en het aantal gewerkte uren
- De prijs per uur
- Na een tijdje
Bij het starten van een project voor een klant, opent de accountmanager of verkeersmanager een taaknummer en begint hij met het bijhouden van uren.
Deze zullen meestal overeenkomen met het voorstel of de bieding die aan de klant wordt gegeven en zullen worden opgesplitst in uren die voornamelijk worden besteed aan: onderzoek, planning en strategie, creatieve ontwikkeling, productie en projectadministratie.
Als alles volgens plan verloopt, zullen de werkelijke uren die aan het project worden besteed, mooi overeenkomen met de schatting, maar dat is meestal niet het geval.
Creatieve ontwikkeling eet vaak meer tijd dan enig ander deel van het proces, als gevolg van een verandering in richting, klantfeedback of het onvermogen om de opdracht te kraken. Dit kan een twistpunt met de klant worden omdat ze niet veel geld willen uitgeven aan creatieve tijd omdat de creatieve afdeling moeite heeft om een oplossing te vinden.
Het urenformulier moet echter correct worden ingevuld om die tijd bij te houden en de klant te laten zien hoe het geld is uitgegeven en hoe het bureau heeft gewerkt. Het is een goede manier om te zien of sommige projecten te arbeidsintensief zijn om winst te maken, of dat anderen zo lucratief zijn dat ze investeringen in die klant verdienen voor verder werk. En in een notendop, dat is de rol van de timesheet.
The Pros of Timesheets
Dit is waarom timesheets de levensader zijn van elk bureau:
- Geld - Timesheets tonen een agentschap (zelfs in eigen huis) hoeveel uur er zijn geregistreerd voor elk onderdeel van elke campagne. Het is gemakkelijk om te zien of de retainer van de klant het waard is, of dat het tijd is om de klant project per project te plaatsen. Met een eigen bureau kan die tijd niet direct leiden tot facturen, maar het laat het management wel zien hoe effectief ze de tijd van de creatieve afdeling gebruiken. Als het wordt ontdekt, besteden ze 90% van hun tijd aan slechts één aspect van het bedrijf, dat een aantal rode vlaggen kan maken.
- Transparantie - Als timesheets correct worden uitgevoerd, is het gemakkelijk om te zien waar dingen soepel verlopen en waar knelpunten of inefficiënties aan het licht komen. Waarom besteedt een copywriter de helft van de tijd aan de ene klant dan aan de andere? En als er meer advertenties nodig zijn, zal een snel overzicht van de urenstaat zien of de afdeling overwerkt is.
- Betrokkenheid en verantwoordelijkheid - De meeste klanten verwachten dat een bepaald aantal uren aan een project wordt besteed. Als ze niet geloven dat de juiste hoeveelheid inspanning in een baan is gestopt, kunnen de timesheets de gegevens verstrekken om iets anders te zeggen. Het is ook een manier om sommige klanten te laten zien hoeveel waarde ze van het bureau krijgen.
- Analyse - In het verleden behaalde resultaten zijn vaak een goede indicator voor de toekomst. Als een klant het leven uit het bureau zuigt en iedereen de das om doet, kunnen de gegevens van timesheets laten zien of het de moeite waard is om die klant in de buurt te houden, of dat het tijd is om ze te laten gaan. Aan de andere kant van de vergelijking kan het een bureau de winstgevendheid van sommige klanten laten zien, die minimale creatieve inspanningen en inspanningen vergen, maar een maximaal rendement op de investering.
The Cons of Timesheets
Met al die pluspunten, wat is het probleem? Welnu, er is een reden waarom de timesheets door bijna iedereen universeel worden gehaat, behalve de cijfercrunchers van het bureau:
- Tijd - Veel mensen in bureaus, vooral op creatieve afdelingen, willen geen tijd aan administratie besteden. Als creatief kan het schadelijk zijn om af te breken van een geweldige creatieve brainstorm om uren in te vullen. Veel accountmanagers hebben dezelfde problemen. Het is ironisch, maar tijd voor timesheets wordt zelden toegewezen.
- Fouten - Dit gaat direct naar het eerste punt. Veel advertentiemateriaal verlaat de timesheets tot de laatste minuut vóór het factuurrapport voor het einde van de maand. En dat betekent dat de nauwkeurigheid van een timesheet van redelijk tot afschuwelijk gaat. Het is moeilijk om te onthouden hoeveel minuten je twee weken geleden aan een baan hebt besteed, dus het is vaak een raadsel. Als de timesheets allemaal geraden zijn, maakt het ze bijna nutteloos.
- Slechte focus - Tijd is geen uitstekende indicator voor uitstekende advertenties. Eén winkel kan 40 uur spenderen en niets produceren, een andere kan 10 werken en een meesterwerk produceren. Timesheets registreren de kwaliteit van het denken niet, alleen de tijd die het kostte.
The Future of Timesheets
Tijdschema's moeten blijven en ze moeten handmatig worden gedaan. Geautomatiseerde tijdregistratie werkt niet, omdat hiervoor handmatig starten en stoppen nodig is. Als u vergeet de klok te starten, verliest u uren. Vergeet het te stoppen en sommige arme klanten worden gefactureerd voor uren werk die aan een ander project zijn besteed. Dat zou op zijn beurt kunnen leiden tot problemen (en zelfs rechtszaken) met overbezetting en het verlies van een waardevolle klant.
De enige manier om een goede tijdregistratie te garanderen, is door iedereen in het bureau aan te dringen om timesheets minstens twee keer per dag bij te werken, één keer voor de lunch en dan nog voor het naar huis gaan. Als dit is gebeurd, zijn de timesheets correct en nuttig. En als het niet wordt gedaan, moeten bureaus creatief worden met motivatie. Zoek een manier om het tijdregistratieproces te stimuleren.
Geef die werknemers die een nauwgezette registratie van hun tijd bijhouden een wekelijkse bonus, of een paar uur vrij op vrijdag. Het lijkt misschien een verspilling van tijd en geld, maar nauwkeurige timesheets kunnen meer waard zijn dan een paar honderd dollar hier of daar per week.