Dit formaat is slechts een richtlijn. Variaties en aanpassingen zijn normaal. Wilt u dit voorbeeld downloaden zonder de afbeeldingen? Klik hier op Download voorbeelden of in het onderstaande menu.
Volledige bloklettercomponenten
Retouradres: als uw briefpapier een briefhoofd heeft, sla dit dan over. Anders typ je je naam, adres en eventueel telefoonnummer. Tegenwoordig is het gebruikelijk om ook een e-mailadres op te nemen.
Datum: typ de datum van uw brief twee tot zes regels onder het briefhoofd. Drie zijn standaard. Als er geen briefhoofdpapier is, typt u het zoals getoond.
Referentielijn: als de ontvanger specifiek om informatie vraagt, zoals een taakverwijzing of factuurnummer, typt u deze in een of twee regels, direct onder de datum (2). Als u een brief beantwoordt, kunt u deze hier raadplegen. Bijvoorbeeld:
- Re: Job # 625-01
- Re: Uw brief gedateerd 1/1 / 200x.
Speciale mailings: typ alle hoofdletters in, indien van toepassing.
Voorbeelden zijn:
- SPECIALE BEZORGING
- AANGETEKENDE POST
- LUCHTPOST
Aanmeldingsnotities: typ alle hoofdletters in, indien van toepassing. Misschien wilt u een notatie opnemen voor privécorrespondentie, zoals een ontslagbrief. Voeg hetzelfde toe aan de envelop. Voorbeelden zijn:
- PERSONAL
- VERTROUWELIJK
Binnenadres: typ de naam en het adres van de persoon en / of het bedrijf aan wie u de brief verzendt, drie tot acht regels onder het laatste onderdeel dat u hebt getypt.
Vier lijnen zijn standaard. Als u een waarschuwingslijn typt, sla dan de naam van de persoon hier over. Doe hetzelfde op de envelop.
Aandachtslijn: typ de naam van de persoon naar wie u de brief verzendt. Als u de naam van de persoon in het achterste adres typt, sla dit dan over. Doe hetzelfde op de envelop.
Aanhef: typ hier de naam van de ontvanger. Typ Mr of Ms. [Achternaam] om respect te tonen, maar ga niet uit van spelling of geslacht. Enkele veel voorkomende begroetingen zijn:
- Dames:
- Mijne heren:
- Geachte heer:
- Geachte meneer of mevrouw:
- Geachte [volledige naam]:
- Voor wie het aangaat:
Onderwerpregel: typ de kern van uw brief in hoofdletters, spoel links of gecentreerd. Wees bondig op één regel. Als u een referentielijn typt, kunt u overwegen of u deze regel echt nodig heeft. Hoewel het niet echt nodig is voor de meeste werkgerelateerde brieven, zijn onderstaande voorbeelden te vinden.
- ONDERWERP: AFWIJZING
- REFERENTIE BRIEF
- BAAN ONDERZOEK
Hoofdgedeelte: typ twee spaties tussen zinnen. Houd het kort en to the point.
Gratis sluiten: wat u hier typt, hangt af van de toon en mate van formaliteit. Bijvoorbeeld:
- Hoogachtend (zeer formeel)
- Met vriendelijke groet (typisch, minder formeel)
- Heel erg de uwe (beleefd, neutraal)
- Van harte (vriendelijk, informeel)
Handtekeningblok: laat vier lege regels na de gratis sluiting om uw naam te ondertekenen.
Onderteken uw naam precies zoals u hem onder uw handtekening typt. De titel is optioneel, afhankelijk van relevantie en mate van formaliteit. Voorbeelden zijn:
- John Doe, manager
- P. Smith
Directeur, technische ondersteuning - RT Jones - Sr. Field Engineer
Initialen voor identificatie: als iemand de brief voor u heeft getypt, bevat deze meestal drie van uw initialen in hoofdletters en vervolgens twee van zijn of haar letters in kleine letters. Als je je eigen letter hebt getypt, sla hem dan gewoon over omdat je naam al in het Signature-blok staat. Gemeenschappelijke stijlen zijn hieronder.
- JAD / cm
- JAD: cm
- clm
Enclosure Notation: deze regel vertelt de lezer om in de envelop te kijken voor meer informatie. Typ het enkelvoud voor slechts één behuizing, meervoud voor meer. Als u niets insluit, sla het dan over. Gemeenschappelijke stijlen zijn hieronder.
- omheining
- Behuizingen: 3
- Behuizingen (3)
cc: staat voor hoffelijkheidsexemplaren (voorheen carbon copies). Vermeld de namen van mensen aan wie u kopieën verspreidt, in alfabetische volgorde. Als adressen nuttig zijn voor de ontvanger van de brief, neem deze dan op. Als u uw brief niet naar iemand kopieert, sla deze dan over.
Algemene tips
- Vervang de tekst tussen haakjes [] door het aangegeven onderdeel. Typ geen haakjes.
- Probeer uw brieven op één pagina te houden, maar zie pagina 2 van dit voorbeeld als u vervolgpagina's nodig heeft.
- Hoeveel lege regels u toevoegt tussen regels die meer dan één nodig hebben, hangt af van hoeveel ruimte er beschikbaar is op de pagina.
- Hetzelfde geldt voor marges. Een en een halve inch (108 punten) voor korte letters en één inch (72 punten) voor langere letters zijn standaard. Als er een briefhoofd is, bepaalt zijn positie de bovenmarge op pagina 1.
- Als u geen van de meer formele componenten typt, laat er dan geen ruimte voor. Als u bijvoorbeeld de Referentielijn, Speciale Mailing-notaties en Aan-aankomstnotaties niet typt, typt u het Voorwoord vier regels onder de Datum.