Effectieve presentaties hebben alles te maken met het kennen van uw publiek
Ken je publiek. Weet waar ze om geven. Weet wat ze willen horen.
En door ze te kennen en je boodschap te focussen, kun je ze laten zien dat je een hulpbron bent. Je engageert je publiek en heeft een grotere impact.
Het probleem? Je publiek kennen kost tijd, en het is altijd makkelijker om een hapering te doen van alle dingen die je weet of je je publiek over een onderwerp wilt vertellen. Kritisch denken over wat je publiek wil of moet horen is moeilijker.
Veel HR-professionals raken verstrikt in het geven van hun alles wat ze moeten weten of doen aan een issue-presentatie. U weet dat u in deze val bent beland wanneer u merkt dat u opsommingstekens op dia's plaatst in plaats van na te denken over:
- waar het publiek echt om geeft,
- wat je belangrijkste punten zijn, en
- hoe ze in een duidelijk verhaal in kaart te brengen dat een boeiende lezing creëert.
De tweede val waar veel HR-professionals in terechtkomen, is diezelfde presentatiedag dag in dag uit herhalen voor verschillende doelgroepen.
Het probleem is dat verschillende doelgroepen om verschillende dingen geven en erop reageren - dus als u betrokken wilt zijn, moet u uw bericht aanpassen elke keer dat u spreekt .
Zo kunt u ervoor zorgen dat u uw bericht aanpast , de ruis doorkrijgt en uw publiek bezig houdt met wat u hen vertelt, ongeacht wie of waar ze zijn.
Deze vijf belangrijke herinneringen zorgen ervoor dat uw woorden de impact bereiken die ze verdienen - wanneer u de volle aandacht en betrokkenheid van uw publiek wint.
Weet waar uw publiek om geeft
Je publiek trekt zich niets aan van wat je zegt totdat je hebt laten zien dat je om hen geeft . Terwijl je je presentatie plant, vraag je wat de uitdagingen en behoeften zijn van je verwachte publiek? Wat zijn de drie tot vier hoofdvragen of vragen over hun onderwerp over hun onderwerp?
Als u het niet weet, vraag dan een paar mensen die uw presentatie bijwonen, vraag de manager van de afdeling of, als er geen informatie beschikbaar is, uw beste schatting.
Begin vervolgens uw presentatie door uw publiek te herinneren aan hun geïdentificeerde zorgen. Zeg: "Ik weet dat een aantal van jullie zich afvroegen wat onze voordelen zijn, of" Ik stel me voor dat deze drie dingen zijn wat je echt uit deze workshop wilt halen ".
Wanneer u eerst praat over uw doelgroep en hun problemen en behoeften die u in uw toespraak aan de orde stelt, toont u aan dat u om hen geeft. Dat maakt dat mensen willen luisteren .
Breng uw belangrijkste punten voor uw publiek in kaart
De meeste HR-presentaties voelen als een informatiedump, geen duidelijk verhaal met een reeks hoofdpunten. HR-professionals weten meestal veel meer dan andere mensen willen of moeten weten over een noodzakelijk onderwerp.
Auteurs Chip en Dan Heath noemden dit 'de vloek van kennis' in hun boek 'Made to Stick'. Wanneer vond u de laatste keer dat een presentatie te kort was of te weinig informatie bevatte? Waarschijnlijk zelden of nooit.
De mensen die opvallen als presentatoren, degenen die worden gehoord en invloed hebben , beginnen met het erkennen van het probleem van het publiek dat ze helpen oplossen. Vervolgens, terwijl ze hun presentatie voorbereiden, scheiden ze de must-have van het leuke om te weten.
Neem de helft van de voorbereidingstijd die je hebt om je te focussen op het hart van je presentatie en wat je publiek moet weten om hen te helpen. De beste manier om de 'vloek van kennis' te doorbreken, is je richten op wat het belangrijkste is voor jou en het publiek.
Breng uw presentatie in kaart op een whiteboard of een stuk papier of gebruik een reeks plaknotities.
Welke volgorde is het beste? Bestaat er een bestelling naar de punten die meer zin heeft voor uw publiek? Hoe verhouden jouw punten zich tot elkaar? Maak ze duidelijk. Als ze dat niet doen, vertel mensen dan: "Dit is een heel ander, maar belangrijk onderwerp".
Verhalen vertellen en gebruiksvoorbeelden gebruiken Uw publiek vindt Relatable
Naast het proberen te veel dingen tegelijkertijd te presenteren, klinken HR-presentaties maar al te vaak abstract en hebben ze geen relatie met het dagelijkse leven en werk van het publiek. Wat er dan gebeurt is dat mensen afstemmen, door het gesprek gaan zitten, aannemen dat het niet om hen gaat en geen actie ondernemen. Dit maakt de presentatie een verspilling van hun tijd en de jouwe.
Om met hen in contact te komen, om hen te helpen actie te ondernemen, hebben mensen de ideeën nodig die zijn gebaseerd op verhalen en voorbeelden. Menselijke hersens zijn bedraad om verhalen te vertellen en ze te onthouden . Dus, bedek minder punten - beter - met veel voorbeelden. En maak waar mogelijk de voorbeelden van hun afdeling en hun dagelijkse werkervaring.
Vertel verhalen over het gebruik van het idee dat u deelt. Of het nu gaat om het oplossen van een compensatieprobleem , hoe u feedback kunt geven , hoe u zich kunt aanmelden voor uw visieplan of hoe de nieuwe organisatie anders is dan de oude, vertel verhalen. Maak de brug duidelijk tussen uw onderwerp en hun leven en interesses.
Show, Vertel het niet alleen aan uw publiek
Een foto zegt in veel gevallen meer dan duizend woorden. Video's worden de norm voor effectieve communicatie. In deze dag van toegankelijke videotools gebruiken presentatoren die teveel tekst gebruiken vaak excuses. Ze zeggen: "Maar ik moet heel specifieke informatie communiceren." Of: "Mijn publiek zal dit gecompliceerde idee beter kunnen verwerken als ik het opschrijf". Nee, dat doet u niet, en nee, dat zullen ze niet.
Tenzij uw doel is om uw publiek te vervelen, te vervreemden en te ondermijnen en geen invloed te hebben in een worstcasescenario, snijdt u de tekst door. Verzend het in een vervolgmail of deel het in een Google-document. De beelden die u gebruikt, moeten het verhaal ondersteunen, niet uw script worden. Als u eenmaal uw duidelijke set van hoofdpunten en een goede stroom hebt, ondersteund door verhalen en voorbeelden, zou u alleen dan een presentatietool moeten starten.
Anders krijg je je dia's dubbelwerkend als je sprekernota's. In dat geval had u de presentatie gewoon moeten e-mailen in plaats van de tijd van uw publiek te verspillen.
Aanpassen en improviseren door uw publiek te kennen
Zodra u een goede presentatie hebt gemaakt die visueel uw belangrijkste boodschap ondersteunt, hebt u de vrijheid om deze aan te passen aan elke doelgroep die u bedient. U kunt uw punt maken en vervolgens hardop vragen: "Waarom zou u zich daarom zorgen maken?" En uw antwoord afstemmen op het publiek dat voor u staat. Wat uw marketingteamleden belangrijk vinden, kan heel verschillend zijn van de behoeften van uw ontwikkelstaf.
In jarenlange training en presentaties voor leiders van tientallen organisaties zoals Apple, Oracle, SAP en T-Mobile, is de kracht van een eenvoudige reeks berichten duidelijk. Wanneer de berichten werden ondersteund door eenvoudige afbeeldingen en werden bezorgd door een gefocuste presentator die duidelijke punten kon maken en deze kon verbinden met het dagelijks leven van hun publiek, trad er communicatie op. En, is dat niet het punt van het maken van een presentatie?