Enkele tips om een dagplan te maken
"Er is nooit genoeg tijd om alles gedaan te krijgen." Klinkt dat bekend? Je kunt overdag niet meer uren maken - iedereen zit vast met de gebruikelijke 24 - maar je kunt meer uit elk uur halen door je tijd te tellen.
Dat betekent niet dat ik ook 18 uur per dag moet werken. De kunst is om vooruit te plannen. Ga de avond tevoren zitten en plan uw activiteiten voor de volgende dag. Zo kunt u op elk gewenst moment precies bepalen wat uw prioriteiten zijn.
Je zult versteld staan van hoeveel meer je kunt doen als je altijd weet wat je nu zou moeten doen en wat je tot iets later kunt wachten.
Prioritering is een belangrijk onderdeel van time management. Wanneer u uw dag van tevoren probeert te plannen, kan het lastig zijn om te bepalen welke items op uw takenlijst het belangrijkst zijn. Soms lijkt alles cruciaal. Maar met oefenen wordt het gemakkelijker voor u om te bepalen welke items echt kritiek zijn, die alleen maar belangrijk zijn, en die optioneel zijn om die dag te voltooien of kunnen worden uitgesteld naar een andere dag.
Moeilijkheidsgraad: gemakkelijk
Benodigde tijd: 15 minuten
Hier is hoe:
- Maak een lijst met alles wat je morgen wilt doen. Neem alles op, niet alleen werkgerelateerde functies. Als u de hond naar de dierenarts moet brengen of een pakket bij het postkantoor moet achterlaten, voegt u die taken ook toe aan de lijst.
- Stel jezelf de vraag: "Welke items op deze lijst hebben de grootste positieve impact op mijn leven als ik ze morgen af heb?" Omcirkel het item en schrijf # 1 naast elk item.
- Kies je tweede, derde en vierde meest kritische items en label ze dienovereenkomstig.
- Start nu een nieuwe lijst. Noteer precies op welke tijdstippen u wilt werken aan uw vier taken met de hoogste prioriteit. Je hoeft ze niet op orde te brengen of ze je eerste activiteiten van de dag te maken, maar je zult in staat zijn om ervoor te zorgen dat je ze voor elkaar krijgt als je een afspraak met jezelf maakt om elk van hen te bereiken. Blokkeer een redelijke hoeveelheid tijd voor elke taak.
- Vul het rooster van morgen in met de rest van uw activiteiten. Dit schema hoeft niet in steen te worden gegoten - in feite zul je bijna zeker dingen verplaatsen als nieuwe taken opkomen en oude hun urgentie verliezen.
- Neem je schema mee en post het ergens waar je het gemakkelijk kunt zien terwijl je werkt. Als je radicale veranderingen moet aanbrengen, kun je dingen uittekenen of het schema verschuiven.
Enkele andere tips
Een planning opstellen en eraan vasthouden is slechts de helft van de strijd. Je hebt de energie en de drive nodig om die takenlijst aan te pakken en naar best vermogen te voltooien. Goed tijdmanagement begint met een paar maatregelen die u kunt nemen nog voor u begint met het instellen van een dagelijks schema.
- Zorg dat je voldoende slaapt. Volgens de Mayo Clinic vereist een gezonde volwassene die niet zwanger is zeven tot negen uur slaap per nacht om de volgende dag op zijn best te zijn.
- "Nee" is geen vies woord. Je kunt verzoeken en eisen van je tijd afwijzen als Ja zeggen betekent dat je geen andere dingen gedaan krijgt - zoals die dingen in je dagelijkse schema. Laten we eerlijk zijn, als je acht must-do-items op je lijst hebt staan en acht mensen je vragen "alleen dit ene kleine ding" te doen, zal er iets moeten gebeuren. Als je je echt niet op je gemak voelt als je nee zegt, kom dan met een antwoord waar je mee kunt leven, zoiets als: "Ik kan er onmogelijk vandaag komen, maar ik kan waarschijnlijk helpen als je tot donderdag kunt wachten."
- Probeer een experiment voordat u uw dagelijkse schema maakt. Houd een logboek bij van wat u doet met uw tijd voor een paar dagen of misschien een week. Schrijf elke activiteit op je smartphone of wat dan ook handig is wanneer je onderweg bent. Je zou verbaasd kunnen zijn over patronen die je ontdekt. Dit kan u helpen om tijdverspillingen te identificeren die u uit uw leven kunt elimineren, of in elk geval tot hanteerbare tijdsperioden te reduceren.