Met een effectieve perskit kunt u echt opvallen.
U hebt misschien gehoord dat de term 'persmap' wordt gebruikt in reclame- en PR-bureaus en misschien zelfs een persmap voor iets heeft gekregen. Hoewel de vorm en functie van een persmap sterk kan variëren per branche, is de geaccepteerde definitie van een dergelijke:
"Een pakket promotiemateriaal dat aan de pers wordt verstrekt om hen te informeren, vooral over een product, service of kandidaat."
Dat is echt een brede term, en als dat alles is wat je moet doen, zal je geen perskits maken die de impact hebben die ze zouden moeten hebben.
Laten we daarom eens wat dieper ingaan op de feitelijke componenten waaruit een persmap kan bestaan, en hoe u er een kunt samenstellen die uw product of service de beste kans op gratis publiciteit biedt, ook wel verdiend materiaal genoemd. Als u uw persmap correct gebruikt, zult u een rendement zien dat vele malen hoger is dan uw initiële investering, vooral als de kit uw product of dienst in de zendtijd op nieuwszenders ontvangt, of fantastische online-informatie en in tijdschriften.
Uw persmap maken
Er is geen regelboek over het maken van perskits die aangeven welke componenten u moet opnemen. Uw perskits kunnen variëren op basis van wat u PR gebruikt om te promoten, en het type locatie waar u uw persmap distribueert. De meeste perspakketten worden verstuurd, vaak naar mensen die beheerders hebben, en het is jouw taak om een persmap te maken die interessant genoeg is om voorbij die persoon te komen. Inhoud en presentatie is erg belangrijk.
Dus wat u opneemt, is een zeer belangrijke beslissing, omdat een persmap een eenvoudige manier is om u of uw bedrijf in de kijker te zetten.
Je kunt het zelfs beschouwen als de grootste hitsamenstelling van je bedrijf, omdat je de informatie verzamelt die je wilt dat de media over jou en je producten en diensten te weten komen in één netjes pakket. Dat gezegd hebbende, zijn de belangrijkste componenten van de perskit die u wilt overwegen:
1. Het persbericht
Het persbericht van uw persmap kondigt het hele idee aan.
Als u een nieuw product heeft, helpt de perskist om het te introduceren. Als uw bedrijf samensmelt met een ander, is de persmap er voorstander van.
U kunt meerdere persberichten opnemen in uw persmap, of u kunt een persbericht uitbrengen voordat de kit uitgaat. Een persmap met een handelsbeurs kan bijvoorbeeld een persbericht van de bedrijfsfusie bevatten, drie persberichten over nieuwe producten en een persbericht waarin een nieuwe CEO wordt aangekondigd.
Een woord van waarschuwing; verpak uw persmap niet met meer dan één persbericht, alleen omdat u dat kunt. Als u een persmap naar een editor verzendt, heeft u slechts één persbericht nodig. Als u uw persmap op een beurs deelt, zijn meerdere persberichten binnen niet ongebruikelijk. Maar onthoud, hoe meer je opneemt, hoe meer werk je doet door mensen. Je wilt hun werk zo gemakkelijk mogelijk maken.
2. Een korte brief / inhoudsopgave
Dit is vooral handig voor elk soort perspakket dat veel verschillende, maar even belangrijke elementen bevat. Uw brief kan aan de media worden gericht om hen te bedanken voor hun interesse in uw bedrijf en vervolgens kunt u een samenvatting geven van wat daarin is inbegrepen.
Zorg dat u de naam en contactgegevens van uw media-contactpersoon op deze pagina duidelijk maakt, omdat dit de eerste is die hij of zij te zien krijgt.
Al deze elementen helpen je inhoud bij elkaar te komen en voelen zich veel beter georganiseerd dan papieren en monsters die willekeurig in een map zijn gestopt.
3. Een brochure
PR-professionals gebruiken perssets om een nieuw product aan te kondigen, maar u kunt ook uw brochure opnemen. Brochures zijn vooral handig om uw product of dienst uit te leggen buiten een eenvoudig persbericht. Het is één ding om een persmap te maken voor een nieuw soort gezondheidssnack; het is iets anders om een persmap te maken die een nieuw financieel product op de beleggingsmarkt brengt.
Voor een persmap met een handelsbeurs kunt u een aantal brochures opnemen die de redacteur / verslaggever een grote hoeveelheid informatie over uw product / dienst geven. Dit helpt hen te bepalen of ze zelfs willen dekken wat je aanbiedt voor gratis media-aandacht.
4. Productmonsters
Als uw product klein genoeg is en u het zich kunt veroorloven, moet u een monster in de persmap doen.
Dit geeft redacteurs en verslaggevers de kans om het product zelf uit te proberen en het echt duimen omhoog of omlaag te drukken.
Als uw product te groot is en u een demonstratie bij u houdt, voegt u die informatie toe zodat de redacteur / verslaggever naar uw locatie kan komen om uw producten te bemachtigen. Of als uw beursstand een demo heeft, is dat een geweldige manier om een groot aantal redacteuren en verslaggevers uit het hele land een manier te bieden om uw product in actie te zien.
Als u slechts enkele voorbeelden kunt verzenden, maakt u een gedistribueerde persmap-mailing. De bovenste laag mag slechts uit vijf tot tien prospecten bestaan, maar ze zullen de belangrijkste zijn. Ze ontvangen het eigenlijke item. De andere lagen krijgen minder, op basis van hun invloed. Sommigen krijgen misschien gewoon een briefkaart of brief met de basisinformatie.
5. Verleden persbereik
Als je eerder gratis media-aandacht hebt gekregen, kun je een blad toevoegen met informatie over die media-outlets. Sommige bedrijven willen kopieën van artikelen die over hen zijn geschreven opnemen in hun persmap, en dat voegt een niveau van geloofwaardigheid toe aan de campagne. Ga gewoon niet overboord. Het publiceren van successen uit het verleden is één ding, maar een opscheppen-sessie is buitensporig.
Als u artikelen opneemt, zijn enkele pagina's meer dan voldoende inhoud voor uw persmap. Stel vast of een eenvoudig blad dat deze verkooppunten identificeert beter zou zijn voor uw persmap en de redacteur / verslaggever.
6. Een informatieblad
Dit kan een geweldige aanvulling zijn op een persmap omdat het kenmerken, voordelen en andere specifieke informatie op een manier beschrijft die de verslaggever of redacteur over uw bedrijf en / of producten informeert met snelle informatie. Factsheets kunnen worden gebruikt voor productintroducties, perskits over nieuwe medewerkers , nieuwsconferenties en andere gebieden waar u de editor de belangrijkste feiten wilt geven die ze woord voor woord willen gebruiken.
7. Bedrijfsachtergrond
Het schrijven van een bedrijfsgeschiedenispagina kan waardevol zijn voor huidige en toekomstige perskits. Deze achtergrond geeft het begin van uw bedrijf weer; van waar je bent geweest, naar waar je naartoe gaat en je plannen voor uitbreiding en productontwikkeling. Zorg ervoor dat je het update met recente prestaties en ander goed nieuws in je geschiedenis.
8. Executive Bios
Of het nu gaat om een nieuwe CEO , een nieuwe PR-manager of een nieuw lid in uw raad van bestuur, dit is de plek om mensen over hen te informeren.
Executive bios, samen met afbeeldingen met een hoge resolutie, geven de editor de broodnodige achtergrondinformatie over de mensen achter het bedrijf. Sommige publicaties drukken een bio-woord voor woord af, dus schrijf de bio in het gezichtspunt van de derde persoon in plaats van het gezichtspunt van de eerste persoon. En het spreekt vanzelf dat de bios nauwkeurig en actueel zijn. Het kan beschamend zijn om contactgegevens op te nemen van mensen die zijn gestopt of zijn gestopt.
9. Een offerteplaatje en veelgestelde vragen
De informatie van uw mediacontacten moet voor elke redacteur zeer eenvoudig te vinden zijn voor aanvullende vragen over uw persmap. Maar een quote-sheet (met directe citaten van de mensen in uw bedrijf) kan ook worden gebruikt om bezorgde editors citaten te geven die ze nodig hebben om een artikel in te vullen zonder de PR-persoon van een bedrijf op te sporen.
Dit blad kan citaten bevatten van uw leidinggevenden, productontwikkelaars en zelfs de PR-contactpersoon. Eén blad met citaten kan de meest voor de hand liggende vragen beantwoorden die een redacteur waarschijnlijk heeft, en kan in een formaat worden geplaatst dat professioneel en informatief is. U wilt dat elk citaat er goed uitziet op papier, omdat dat citaat hoogstwaarschijnlijk letterlijk in druk zal worden gebruikt.
10. Hi-Res-afbeeldingen op een flashdrive
Zijn afbeeldingen relevant voor uw persmap? Als dit het geval is, zorg er dan voor dat dit hoge resolutiebeelden zijn, opgeslagen op een zeer handig media-apparaat zoals een flashstation of een CD / DVD.
U kunt ook afbeeldingen met een hoge resolutie opnemen op uw website zodat ook de media kunnen worden gedownload. Zorg ervoor dat u de directe link naar uw afbeeldingengalerij opneemt in de materialen van uw persmap.
11. CD's, DVD's, Flash Drives, Software en Video
Deze materialen kunnen kostbaar zijn als u perspakketten in massagetallen maakt. Zijn ze vereist? Niet altijd. Maar hoe effectief ze zijn, hangt af van welke dekking u zoekt.
Als je een persmap voor een band maakt, krijg je met een demo-cd of een link naar downloadbare muziek meer kilometers in een persmap dan alleen een release die deze aankondigt. Als u dekking probeert te krijgen voor de videogames van uw bedrijf, is een cd met verschillende demoversies van uw nieuwe titels een veel betere manier om een editor te interesseren dan vijf persberichten . Als u zojuist een nieuwe productiefaciliteit hebt geopend en u uw materiaal te ver weg stuurt naar redacteurs / verslaggevers om een tournee te maken, kan een dvd een videorondleiding door de faciliteit aanbieden. En natuurlijk, terwijl technologie evolueert, moeten ook uw perskits er zijn. U kunt een QR-code opnemen die mensen naar een unieke website stuurt, met een speciaal voor hen op maat gemaakt bericht.