Werknemersvergoeding voor het gebruik van uw eigen voertuig
Werknemersvergoeding voor het gebruik van uw eigen auto zal enigszins variëren per werkgever en sector, maar de meeste organisaties compenseren werknemers tegen ongeveer het standaard afstandstarief dat is vastgesteld door de IRS of de privévergoeding voor huishoudelijk gebruik.
Het tarief wordt jaarlijks vastgesteld door de General Services Administration (GSA) op basis van onderzoek door een onafhankelijk adviesbureau met betrekking tot de huidige kosten voor het gebruik van een voertuig.
Voor 2018 is het IRS-tarief vastgesteld op 54,5 cent per gereden mijl, tegenover 53,5 cent voor 2017 en lager dan 54 cent voor 2016 en 57,5 cent in 2015. Dit vaste standaardtarief omvat de kosten van verzekering, registratie, gas, olie en onderhoud. Voor iemand die veel voor zijn werk zorgt, kan dit resulteren in een vrij belangrijke aftrek.
De meeste werkgevers vergoeden het IRS- of GSA-tarief omdat ze tot dat bedrag als een uitgave kunnen aftrekken bij het indienen van hun aangifte inkomstenbelasting, hoewel er andere complexe belastingformules zijn die werkgevers kunnen gebruiken. Wanneer gekwalificeerde werknemers moeilijk te vinden zijn tijdens economische uitbreidingen, zullen werkgevers eerder concurrerende vergoedingen bieden.
De Internal Revenue Service vereist dat vergoedingsbetalingen gescheiden van de loonlijst worden gedaan zonder dat er belasting wordt geheven.
De meeste werkgevers zullen daarom onkostenvergoedingen via het crediteurenstelsel verwerken om ze gescheiden te houden van de loonlijst en om de naleving van de IRS-wetten te handhaven.
Als uw werkgever vergoedt tegen of in de buurt van het GSA- of IRS-tarief, kunt u er zeker van zijn dat u een eerlijke deal krijgt. Als u minder dan de IRS-rente ontvangt, kunt u misschien een deel van de kosten van uw persoonlijke inkomstenbelasting aftrekken.
Overheidswerknemersvergoeding
Medewerkers van de overheid worden altijd terugbetaald tegen precies het GSA-tarief als het gebruik van een privéauto is toegestaan of als er geen overheidsvoertuig beschikbaar is.
Vergoedingen voor autokosten
U moet een kilometerlogboek, gasontvangsten en documentatie van alle andere toegestane kostenontvangsten met betrekking tot uw auto opgeven. Zonder gedetailleerde gegevens kan uw onkostendeclaratie worden geweigerd. Of erger, uw werkgever zou mogelijk disciplinaire maatregelen kunnen nemen als hij denkt dat uw claim frauduleus is. Veel werkgevers vereisen gelijktijdige archivering, net als de IRS. Probeer niet om uw kilometerstand in te schatten, omdat dit in strijd zou kunnen zijn met het beleid van uw werkgever.
Het bijhouden van pen en papier in uw auto is een methode, zij het een vervelend; een betere keuze is een kilometerstand-tracking-app die automatisch uw reizen bijhoudt in een gelijktijdig logboek dat u kunt afdrukken of downloaden. Het is een efficiënte manier om het aantal kilometers, begin- en eindpunten en het zakelijke doel van de rit bij te houden met uw onkostendeclaratie.
Belastinggevolgen
Kilometervergoedingen worden beschouwd als belastingvrije uitbetalingen door werkgevers zolang ze gedocumenteerd zijn en uw werkelijke uitgaven niet overschrijden.
Uw werkgever kan echter niet direct de bedrijfskosten zoals reparatie of onderhoud van uw auto betalen zonder belastinggevolgen. Andere uitgaven, zoals tol die rechtstreeks verband houdt met zakelijk vervoer, kunnen zonder belasting worden terugbetaald, mits u bonnen heeft.
Sommige werkgevers bieden een maandelijkse vergoeding voor auto-uitgaven. Als werknemers verplicht zijn om uitgavenstaten aan te leggen, worden ze alleen belast voor een bedrag dat hoger is dan de geregistreerde uitgaven. Als werkgevers geen documentatie nodig hebben, kan de vergoeding aan belasting worden onderworpen.
Vanaf het belastingjaar 2018, met de implementatie van de Tax Cuts and Jobs Act, zullen werknemers niet langer niet-terugbetaalde autokosten kunnen aftrekken. In 2017 en eerdere jaren waren deze kosten aftrekbaar in de mate dat ze meer dan 2% van het gecorrigeerde bruto inkomen bedroegen.
Werknemers die veel gaan rijden als onderdeel van het uitvoeren van hun functieverantwoordelijkheden, moeten het vergoedingsbeleid van bedrijven daarom zorgvuldig evalueren als ze hun werkaanbieding beoordelen. Als een werkgever doorgaans geen autokosten vergoedt, kunt u aanbieden om het salaris te verlagen in ruil voor vergoeding, omdat de vergoeding wordt beschermd tegen belasting als de kosten op de juiste manier worden gedocumenteerd. U kunt ook een hoger salaris bespreken om rekening te houden met de extra belastingdruk volgens de nieuwe belastingwetgeving.
Raadpleeg uw werkgever of een belastingaccountant voor advies over hoe de regelgeving op uw situatie van toepassing is.
Lees meer: De beste manier om medewerkers te vergoeden voor kilometerkosten