Receptionist functieomschrijving
Receptionisten voeren administratieve en kantoortaken uit zoals het beantwoorden van telefoons en e-mail, het ontvangen van bezoekers en het verstrekken van algemene informatie over hun organisatie aan het publiek en klanten.
Een receptioniste is per definitie de eerste persoon die een bezoeker normaal gezien ziet. De hoofdingang van een kantorencomplex of een medische faciliteit heeft meestal een receptionist die als primaire taak heeft om bezoekers naar het juiste kantoor in de faciliteit te leiden. Individuele kantoren kunnen ook een eigen receptioniste hebben, of een kantoorassistent of officemanager kan die rol vervullen. Inderdaad, de drie graden tot op zekere hoogte in elkaar. Hoewel ze soms over het hoofd worden gezien, nemen receptionisten een cruciale en vertrouwde rol in elk bedrijf.
Salaris
Het gemiddelde salaris voor accountants was $ 27,920 per jaar in mei 2016 volgens het Bureau of Labor Statistics. Het varieert per gebied en ervaringsniveau.
Top 5 vaardigheden die receptionisten nodig hebben
Hier volgt informatie over de belangrijkste vaardigheden die werkgevers zoeken bij het inhuren van receptionisten:
1. Professionaliteit
Als receptioniste moet je de eerste persoon zijn die een klant of andere bezoeker bij aankomst ziet.
Dat betekent dat je verantwoordelijk bent voor het geven van ieders eerste indruk van je werkgever. Je moet daarom de idealen van je bedrijf belichamen, zowel in je gedrag als in je uiterlijk. Kijk het deel. Groet iedereen met een glimlach en een vriendelijk woord en laat zien dat je graag wilt helpen.
2. Communicatieve vaardigheden
Communicatie is erg belangrijk, omdat het uw primaire taak is om mensen te begroeten, te weten te komen wat ze nodig hebben en hen te helpen het te krijgen.
Het grootste deel van deze communicatie zal mondeling zijn, hetzij persoonlijk, hetzij per telefoon.
Naast interactie met bezoekers, moet je ook nauw samenwerken met alle verschillende mensen die bezoekers te zien krijgen. Als een belangrijke vergadering doorvalt, moet u misschien uitleggen waarom. Als iemand een slechte dag heeft, kun je daar de dupe van worden.
Als zich in of voor uw werkplek een noodsituatie ontwikkelt, bent u mogelijk de eerste persoon die daarop moet reageren en beslissen wat u moet doen. En u moet er altijd voor zorgen dat informatie nauwkeurig en efficiënt door u stroomt.
3. Technologische vaardigheden
Het is duidelijk dat u een telefoonsysteem zult gebruiken, waarschijnlijk een systeem met meerdere interne en externe lijnen, dat u soepel moet blijven werken. U zult waarschijnlijk ook vertrouwd moeten zijn met spreadsheets, tekstverwerkingssoftware, de e-mail- en bestandsdelingssystemen van uw bedrijf, en mogelijk meerdere sociale-mediaplatforms en de eigen softwareoplossingen van uw bedrijf. Er is altijd een kopieermachine en het papier zal altijd vastlopen. Kun je het maken?
4. Organisatie
Je wordt de verbinding van een groot deel van de interne communicatie van je werkgever. Dat betekent dat je niet alleen jezelf georganiseerd hoeft te houden, maar dat je ook alle anderen georganiseerd moet houden.
U bent misschien ook verantwoordelijk voor het opslaan en rechttrekken van leesmateriaal of informatiemateriaal in uw wachtruimte.
5. Multitasking-mogelijkheden
Je hebt zelden maar één ding om op te letten. Er kan een nieuw telefoontje binnenkomen terwijl je nog steeds online bent met de eerste, dus je moet de nieuwe beller begroeten en dan terugschakelen. Ondertussen wachten drie mensen misschien persoonlijk om met je te praten. Je zult de behoeften van elke persoon apart in je hoofd moeten houden, niemand verwaarlozen en niet overweldigd of gefrustreerd raken. Sommige mensen genieten van de uitdaging. Sommigen niet. Als u goed kunt multitasken , kunt u een aanwinst zijn voor uw werkgever en uw bedrijf en zult u waarschijnlijk succesvol zijn als receptioniste.
Receptionist Vaardigheden Lijst
Vereiste vaardigheden voor een baan als receptionist kunnen variëren afhankelijk van de baan waarvoor u solliciteert.
Hier is een lijst met mogelijke vaardigheden die je mogelijk moet huren.
A - G
- Nauwkeurigheid
- Administratieve ondersteuning
- Vragen beantwoorden
- Afspraak plannen
- Assisteren van anderen
- Aandacht voor detail
- Administratieve steun
- Klantenrelaties
- Communicatie
- Computer
- Afspraken bevestigen
- Correspondentie
- Klantgerichtheid
- Klantenservice
- Gegevensinvoer
- E-mail bezorgen
- Diplomatie
- Bezoekers leiden
- E-mailcorrespondentie
- Evenement planning
- Filing
- Doorschakelen van telefoongesprekken
- Vriendelijk
- Bediening van de receptie
- Begroetende bezoekers
H - M
- interpersoonlijke
- Beveiligingspassen uitgeven
- Gastboeken beheren
- vergaderingen
- Bericht nemen
- Microsoft Office
NS
- Kantoorrechten
- Kantoorartikelen
- Kantoor-ondersteuning
- Organisatie
- Telefoongesprekken
- prioritering
- Informatie verstrekken
- Lezen van materialen
- nauwgezetheid
- Gasten registreren
- Betrouwbaarheid
- Onderzoek
- Gesprekken bekijken en leiden
- Zelf gemotiveerd
- Schakelbord
T - Z
- samenspel
- Telefoon
- Tijdsbeheer
- Validatie van parkeerpassen
- Verbale communicatie
- Wachtgebied Onderhoud
- Welkom bezoekers
- Tekstverwerking
- Geschreven communicatie
Zinnen om op te nemen in een receptioniste CV
Een cv voor de functie van receptionist moet een aantal secties bevatten, zoals een doelstelling of profiel , een samenvatting van kwalificaties , expertisegebieden, prestaties, arbeidsgeschiedenis, vaardigheden en opleiding.
De volgende frases helpen je bij het opstellen van je cv. Je kunt deze uitspraken gebruiken in het gedeelte over vaardigheden, kwalificaties of sterke punten van je cv:
• Zeer bekwaam in het begroeten van bezoekers en hen naar de juiste persoon of sectie leiden
• Goed thuis in het beheren van gastenboek en het uitgeven van beveiligingspassen
• Hands-on ervaring in het geven van informatie aan bezoekers en het beantwoorden van hun vragen
• Bewezen staat van antwoorden / doorsturen van oproepen en het nemen van berichten
• Aantoonbare vaardigheid om telefoon- en e-mailvragen te behandelen
• In staat om een georganiseerde receptie te onderhouden
• Uitgebreide kennis van het organiseren van leesmateriaal in de wachtruimte
De volgende verklaringen over de functieopdrachten van de receptioniste worden gegeven in de verleden tijd en kunnen worden gebruikt om uw ervaringen te beschrijven met een baan die u in het verleden had. Als u een beschrijving van uw huidige ontvangsttaak in uw cv wilt schrijven, moet u deze zinsdelen in de tegenwoordige tijd wijzigen.
• Begroetende, ondersteunde en geregisseerde gasten, werknemers, bezoekers en het grote publiek
• Beantwoord alle inkomende oproepen en afgehandelde vragen van de beller
• Verleende kantoorondersteunende diensten om de efficiëntie te garanderen
• Reageren op gasten en openbare vragen
• Ontvangen, geregisseerd en geslaagd voor telefonische faxberichten
• Leidde medewerkers, gasten en het grote publiek naar de juiste medewerker
• Zorgvuldig bijhouden van kantoorbenodigdheden
• Verstrekte tekstverwerking en administratieve ondersteuning
• Ophalen en afleveren van de post
• Handhaafde het gemeenschappelijke bestandssysteem en archiveer alle letters
• Coördineren van de reparatie en het onderhoud van kantoorbenodigdheden
• Verleende administratieve diensten aan de officemanager
Receptionist Voorbeeld hervatten
Het helpt altijd om een voorbeeld te hebben, dus hier is een blik op hoe een receptioniste eruit moet zien en kan worden aangepast aan uw behoeften op het gebied van zoeken naar werk:
Voornaam Achternaam
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Werkervaring
Receptionist / administratief medewerker
Law Offices van Smith and Reilly
Colonie, NY
Januari 201X - heden
- Plan en woon vergaderingen bij, maak notulen van vergaderingen, verspreid minuten per e-mail aan alle partners.
- Organiseer documenten ter voorbereiding op de data voor het gerecht
- Eerste contactpersoon voor klanten.
- Bestelde en onderhouden kantoorbenodigdheden voor het bedrijf.
- Georganiseerd en beantwoord e-mails als dat nodig is.
receptionist
Tandartspraktijk van Dr. Smith
Albany, NY
20XXXX - december - 20XX
- Begroetende patiënten toen ze aankwamen.
- Geplande afspraken persoonlijk en telefonisch.
- Behandelde medische bestanden (notaties maken, sorteren en archiveren).
- Ingediende claims bij tandverzekeringsmaatschappijen.
- Behandelde inkomende en uitgaande e-mail en e-mail.
Medewerker van de klantenservice
National Power and Gas Company
Albany, NY
20 september XX - 20 december XXXX
- Beantwoord klantenservice gesprekken.
- Problemen en zorgen van klanten opgelost.
- Leidde klanten naar geschikte middelen.
- Comfortabel gebruikt computer-gebaseerd klantenservicesysteem.
Andere ervaring
Camp Happiness - Camp Counselor
Zomer 199X
Latham High Gazette - Krantenredacteur
Junior en Senior Years of High School
Onderwijs
ABC College, Albany, NY
Bachelor of Arts
Major: bedrijfskunde
Vaardigheden
- Uitstekende MS Office-vaardigheden.
- Uitstekende grammatica vaardigheden.
- Ervaring met het beantwoorden van oproepen op multi-line telefoons.
- Comfortabel met verschillende kantoorapparatuur.
- De mogelijkheid om een georganiseerde en opgeruimde werkruimte te onderhouden.
- Sterke klantenservice vaardigheden.
Tips voor het schrijven van je CV
Let er bij het samenstellen van je cv op dat je al je relevante vaardigheden vermeldt, rekening houdend met het type kantoor waar je gaat werken. Schrijf je cv specifiek voor de functie waarvoor je solliciteert.
Als u bijvoorbeeld solliciteert naar een functie in een medisch kantoor, moet u uw vaardigheden benadrukken die in dat soort instellingen worden gebruikt, zoals de klantenservice, telefoon- of archiveringsvaardigheden die u heeft. Hier leest u hoe u uw vaardigheden kunt afstemmen op een functiebeschrijving .