Tips om efficiënter te werken
Bekijk voor aanvullende strategieën deze tips voor tijdbeheer en tips voor het evenwicht tussen werk en privéleven .
Slim en efficiënter werken
Tijd efficiënter gebruiken is een belangrijke vaardigheid die iedereen van de receptioniste tot de managing partner kan leren.
Als u de juiste combinatie van time-managementpraktijken kiest, kunt u stress verminderen en u maximaal een uur per dag besparen. Hieronder vind je negen tips om slim te werken en efficiënter te werken.
1. Gebruik technologie om georganiseerd te worden. Je kunt niet je meest productieve zijn als je ongeorganiseerd bent en omringd bent door rommel. Ontdoe die willekeurige stapels papieren en plakbriefjes en gebruik een eenvoudig elektronisch archiveringssysteem. Er zijn talloze softwareprogramma's die u kunnen helpen bij het organiseren van een breed scala aan klant- en productgegevens, waardoor u snel en gemakkelijk toegang hebt. Neem ook een persoonlijk planningsprogramma aan waarmee u een agenda, takenlijsten, werkplannen en een lijst met contacten kunt bijhouden.
2. Groepeer inkomende berichten. Het voortdurend controleren en beantwoorden van uw e-mail, voicemail en andere berichten onderbreekt uw gedachtegang en belemmert de productiviteit, vooral in banen die creatief, innovatief of strategisch denken vereisen.
Leer in batches op binnenkomende berichten reageren en overweeg ze slechts drie of vier keer per dag te controleren.
3. Adopteer een "one-touch" -benadering. Gebruik het "Do, Delegate, Delete or File" -principe voor het omgaan met e-mails, brieven, facturen, spraakberichten en andere verzoeken.
4. Verspil tijdverspillers. Veel tijd wordt verspild aan het werk door uitstelgedrag, "druk werk", bezoek aan afleidende websites (met name sociale mediasites ), het bijwonen van onnodige vergaderingen, over-editing rapporten en interactie met spraakzame collega's die altijd roddelen of klagen.
Concentreer u op de taken en activiteiten die de 'naald' van het bedrijf zijn en verminder of elimineer de taken die dat niet doen.
5. Neem regelmatig korte pauzes. Zelfs de drukste mensen moeten hun geest zuiveren en af en toe hun benen strekken. Neem regelmatig een adempauze van vijf tot tien minuten van uw bureau. Maak een stevige wandeling naar buiten als je kunt, doe wat rekoefeningen of loop een paar keer de trap op en af. Praat met iemand die je leuk vindt. Drink water. Eet een gezonde snack zoals vers fruit en groenten. Kort weggaan van je werk zal je lichaam ontspannen en je geest verjongen. Bovendien zult u minder frazzled zijn als u 's avonds naar huis terugkeert.
6. Afgevaardigde. Je hoeft het niet allemaal te doen. Werkelijk. Andere mensen zijn goed in staat om sommige van de taken te vervullen die je meestal zelf reserveert. Overweeg welke taken u met anderen kunt delen. Begin dan langzaam een aantal van deze verantwoordelijkheden te parcelen. Hierdoor kunt u zich concentreren op uw items met een hoge prioriteit terwijl uw medewerkers de kans krijgen om te groeien en te schitteren.
7. Leer om nee te zeggen. Zo'n klein woordje, maar zo moeilijk te zeggen. Wanneer iemand je vraagt om iets te doen dat niet je passie of prioriteit is, beleef het dan beleefd maar beslist.
Herinner jezelf eraan dat nee zeggen tegen één ding je de vrijheid geeft om ja te zeggen tegen iets anders dat meer voldoening schenkt en je tijd en vaardigheden waardevoller is.
8. Stop met streven naar perfectie. Je zult het zelden bereiken en het is bijna altijd onnodig. Perfectionisme leidt vaak tot microbeheer, slechte relaties met collega's, uitstelgedrag, lage productiviteit, depressie, stress en angst. De meest succesvolle mensen zijn mensen die tevreden zijn wanneer een klus goed wordt gedaan en hun behoefte aan perfectie voor de weinige, echt belangrijke dingen redden.
9. Weet wanneer je om hulp moet vragen. Als u overweldigd bent op het werk en het veroorzaakt overmatige stress, lijd dan niet in stilte. Verwerp het beeld van de Superwoman / Superman en leg je situatie uit aan je baas of leidinggevende. Onhoudbare werksituaties kunnen meestal worden verlicht, maar het vereist enige assertiviteit van uw kant.
Evenzo, als een gebalanceerd leven je blijft ontglippen, of als je chronische stress ervaart, praat dan met een professional (een counsellor, een geestelijke gezondheidswerker of een clergyperson). Maak gebruik van de diensten die worden aangeboden door uw Employee Assistance Program (EAP). Door je leven week na week, maand na maand, te laten overweldigen, kan dit leiden tot ernstige fysieke, mentale en sociale problemen. Wees positief en weet dat er oplossingen zijn voor uw problemen, maar u zult hulp moeten zoeken.