Schriftelijk verlof vragen vergroot ook de kans dat je manager je verzoek inwilligt en helpt je op het werk staan om de gevolgen voor je carrière te minimaliseren.
Het proces voor het aanvragen van verlof van werk
Het typische proces voor het aanvragen van een formeel verlof van het werk is om uw situatie te bespreken met uw manager of personeelsafdeling.
Idealiter moet u eerst een brief (of liever een e-mail) schrijven aan uw directe supervisor om een vergadering aan te vragen om te bespreken of en hoe u een verlofaanvraag moet indienen.
In deze brief moet u het volgende opgeven:
- Uw reden voor het nodig hebben van een verlof (zoals de geboorte of adoptie van een kind, persoonlijke of familiale gezondheidsproblemen, verlies van een geliefde of verlichting van overmatige werkstress)
- De dingen die je bereid bent te doen om je voor te bereiden op je afwezigheid (voorbeelden: training van je vervanger, het schrijven van een gedetailleerd handboek van je dagelijkse werkprocessen, of aanbieden om beschikbaar te blijven voor vragen tijdens je afwezigheid)
- De datums van vertrek en terugkeer naar het werk die u verwacht
- Een verzoek om assistentie van uw supervisor om u te helpen om het verlof van afwezigheid te bespreken met het senior management en / of uw personeelsafdeling
Nadat u deze vergadering met uw leidinggevende hebt bijgewoond, volgt u het gesprek op met een schriftelijk verzoek om verlof.
Dit gaat in uw personeelsdossier om het formele verlofproces te starten en om documentatie te verstrekken zodat uw verlof kan worden goedgekeurd.
Het is mogelijk dat uw bedrijf een beleid hanteert voor het aanvragen van werkblaadjes met opgave van redenen waarom verlof kan worden verleend en hoeveel tijd werknemers in aanmerking komen voor gebruik.
Raadpleeg uw medewerkershandboek voor meer informatie. Als er een beleid bestaat, moet u zich houden aan deze richtlijnen voor het aanvragen van een verlof.
Do's en don'ts voor het aanvragen van verlof van afwezigheid
Het is belangrijk om uw verlof op de best mogelijke manier te vragen. De volgende richtlijnen helpen u bij het schrijven van een verzoek dat effectief, professioneel en attent is.
- Geef zoveel mogelijk informatie. Het kost tijd om de dekking van uw werk te regelen en om te gaan met de HR-vereisten die gepaard gaan met verlof.
- Ken je rechten. De Family and Medical Leave-wet geeft veel werknemers recht op onbetaald verlof om medische aandoeningen en familiebehoeften aan te pakken, zoals de geboorte of adoptie van een kind of noodgevallen in verband met de actieve militaire dienst van een familielid. In aanmerking komende werknemers die werken voor bedrijven met 50 of meer werknemers hebben recht op 12 werkweken van onbetaald verlof gedurende een periode van 12 maanden. Zoek uit of je gedekt bent voordat je verlof aanvraagt.
- Spreek eerst met uw directe supervisor en schets uw verzoek schriftelijk.
Wat op te nemen in uw formele brief
Als u een formeel verlof aanvraagt, moet uw brief bevatten:
- Verzoek om verlof
- De datums waarvan u verwacht dat ze niet werken
- De datum waarop u van plan bent om weer aan het werk te gaan
- Een aanbod om assistentie te verlenen, indien mogelijk
- Bedankt voor het overwegen van uw verzoek
Zie hieronder voor voorbeelden van brieven waarin om formeel verlof wordt gevraagd, evenals brieven en e-mailberichten die een reden aangeven om langere tijd buiten het werk te vragen.
Formeel verlof van afwezigheid Letteraanvraag: schriftelijk voorbeeld
Deze voorbeeldbrief geeft een formeel verzoek om verlof van het werk, na een gesprek met de supervisor van de werknemer.
Uw naam
Jouw adres
Uw stad, staat, postcode
Jouw telefoon nummer
Datum
Naam van de supervisor
Titel
Organisatie
Adres
Plaats, staat, postcode
Geachte heer / mevrouw. Achternaam:
Deze brief is een formeel verzoek om verlof, als follow-up van onze vergadering gisteren. Zoals we hebben besproken, zou ik graag een verlof willen aanvragen van 1 april tot en met 30 juni 20XX.
Ik zal op 1 juli 20XX weer aan het werk gaan.
Laat het me weten als ik u meer informatie kan geven of als u vragen hebt.
Hartelijk dank voor uw aandacht bij het bieden van deze mogelijkheid voor persoonlijk verlof.
Oprecht,
Uw handtekening (papieren versie)
Uw getypte naam
Hoe een formeel verlof van afwezigheidsaanvraag per e-mail te verzenden
Hier is een voorbeeld van een e-mailbericht waarin om verlof wordt gevraagd.
Onderwerp: Leave of Absence - John Dooley
Beste Jennifer,
Zoals we gisteren hebben besproken, zou ik graag een formeel verlof willen aanvragen bij mijn baan. Ik ben van plan om weg te zijn van 1 juli 20XX - 31 december 20XX, en weer aan het werk te gaan op 1 januari 20XX.
Als dit wordt goedgekeurd, help ik graag met een plan om mijn werklast tijdens mijn afwezigheid te dekken. Ik zou ook beschikbaar zijn om vragen te beantwoorden en hulp te bieden terwijl ik weg ben.
Laat het me weten als je aanvullende informatie nodig hebt. Hartelijk dank voor uw overweging van mijn verzoek.
Het beste,
John
Meer voorbeelden van brieven: Leave of Absence Letter - Family Reasons | Absence Excuse Letters | Basic Leave of Absence Letter | Verzoek om medisch vertrek van afwezigheid