Maak een RFP die resultaten oplevert
, ook wel een RFP of RFQ genoemd voor "offerteaanvraag", is een document dat een bedrijf uitbrengt wanneer het een product wil kopen en het zijn specificaties beschikbaar wil stellen voor het publiek. Dit is meestal het geval wanneer verschillende bedrijven op het werk of de baan bieden en meer concurrerende prijzen vragen. Maar uw inspanningen kunnen leiden tot offertes die uw tijd verspillen, of nog erger, helemaal geen biedingen, als u de RFP niet correct voorbereidt.
Hier is hoe het te doen voor het beste succes.
Moeilijkheidsgraad: gemiddeld
Benodigde tijd: Vaak duurt het enkele dagen
Hier is hoe:
- Maak je huiswerk: zoek uit wat je nodig hebt, wat je wilt en wat er mogelijk is voordat je begint met het schrijven van je RFP. Lever geen RFP uit voor een apparaat dat 1500 widgets per uur kan produceren als u nooit meer dan 25 per maand hebt verkocht. Het heeft geen zin om een RFP uit te geven voor een vliegende auto wanneer een boodschapper net zo snel op de fiets door het verkeer kan komen.
- Onderscheid maken tussen uw behoeften en wensen: als u een toepassing wilt kopen die foto's kan verzenden tussen het hoofdkantoor en uw bestelwagens op de joblocatie, kunt u het aantal afbeeldingen opgeven dat u per seconde nodig heeft, de maximale grootte van de afbeeldingen die u nodig hebt en de nodige resolutie. Natuurlijk is het misschien leuk om die afbeeldingen in kleur te hebben, maar is dat echt nodig? Als je echt een bepaald specifiek woord nodig hebt, gebruik dan woorden als "will", "shall" en "must". Dit geeft aan dat dit de vereisten zijn. Specificaties die slechts "wensen" zijn, moeten worden geïdentificeerd door woorden als "may", "can" en "optional".
- Bepaal hoe de winnaar eruit zal zien : de voorstellen die u ontvangt in reactie op uw RFP zullen verschillen. Elk reagerend bedrijf zal verschillende sterke en zwakke punten hebben. Sommigen zullen zich concentreren op de laagste kosten. Anderen zullen zich richten op de beste kwaliteit . Toch zullen anderen een complete functieset aanbieden. Bepaal vooraf wat u zoekt: de laagste kosten, de snelste levering of een combinatie van beide.
- Organiseer het document : alles wat u schrijft voor het bedrijfsleven moet veel aandacht krijgen en moet worden georganiseerd. Een overzicht is een goede plaats om te beginnen. Je hebt minimaal secties nodig voor een introductie, vereisten, selectiecriteria, tijdlijnen en proces. Veel van deze secties hebben subsecties.
- Schrijf de inleiding : hier legt u potentiële bieders uit waarom u de RFP publiceert en wat u daarmee wilt bereiken. De inleiding kan ook een samenvatting bevatten van de belangrijkste punten uit de andere secties, inclusief de vervaldatum. De introductie van een RFP voor een beeldoverdrachtsysteem kan als volgt luiden: "XYZ Company vraagt voorstellen voor een uiterst betrouwbaar, gebruiksvriendelijk systeem waarmee afbeeldingen van het hoofdkantoor naar bestelwagens overal in het grootstedelijk gebied kunnen worden verzonden. moet uiterlijk maandag 5 maart 2007 om 8:00 uur PST zijn ontvangen. "
- Uitlegvereisten : deze sectie is een van de belangrijkste en neemt meestal de meeste tijd in beslag. U moet de grootte en duidelijkheid van de te verzenden afbeeldingen en de benodigde snelheid opgeven. Wees specifiek, maar vertel bieders niet hoe u wilt dat het werk wordt voltooid, tenzij dat essentieel is. Misschien wil je dit deel opsplitsen in subsecties per systeem. Bijvoorbeeld: a) beeldformaat en -kwaliteit b) verzending (die zowel de gewenste snelheid als eventuele vereisten kan bevatten die de verzending beveiligen) en c) gewenste opties (waarbij u kleur als een gewenste optie kunt vermelden).
- Selectiecriteria : hier vertelt u aan bieders hoe u het winnende bod selecteert. Je kunt zoveel of zo weinig onthullen als je wilt. Het is een goed idee om een zin toe te voegen als: "De winnende bieder, indien aanwezig, wordt uitsluitend geselecteerd door het oordeel van XYZ Company." Sommige overheids-RFP's zijn zeer specifiek over selectiecriteria, maar de meeste commerciële RFP's zijn minder nauwkeurig. U wilt misschien een spreadsheet maken die elke bieding een bepaald bereik van punten in elke categorie toekent, en vervolgens een team laten kiezen voor het "beste" bod van degenen met de top drie scores.
- Tijdlijnen : in dit gedeelte worden bedrijven die willen bieden op uw RFP, verteld hoe snel ze moeten handelen en hoe lang het proces verwacht wordt. Wees redelijk als je je deadlines bepaalt. Vraag geen voorstellen voor complexe systemen en geef de bieders dan een paar dagen de tijd om te reageren. Geef langere tijd om een bod voor te bereiden als uw RFP groot is, als de door u gewenste aankoop ingewikkeld is of als u een gedetailleerdere reactie wenst. Dit is ook waar u bieders kunt vertellen hoe lang het evaluatieproces zal duren, wanneer zij op de hoogte worden gebracht als ze succesvol zijn en hoe snel ze moeten leveren.
- Proces: gebruik dit gedeelte om uit te leggen hoe het proces zal werken, van het versturen van de RFP tot het toekennen van het contract en het beginnen met het werk. In dit gedeelte staat misschien: 'Biedingen moeten worden betaald op de datum die is opgegeven in stap 8. Alle biedingen worden beoordeeld om te controleren of ze aan alle vereisten voldoen en reageren. Alle responsieve biedingen worden gescoord in X-categorieën (u kunt de categorieën een naam geven als u je wilt) en de drie beste biedingen zullen door het voorstelsteam worden geëvalueerd om de winnende bieder en een alternatief te selecteren. "Onderhandelingen met de winnende bieder zullen naar verwachting resulteren in een gunning van het contract binnen twee weken."
- Bepaal hoe u de RFP verstuurt: de meeste RFP's worden verstuurd, maar dat hoeft niet. U kunt een RFP per e-mail verzenden of op de website van uw bedrijf plaatsen. Zorg er wel voor dat u de naam of het nummer opgeeft dat bieders moeten gebruiken om de RFP te identificeren waarop ze reageren.
- Bepaal wie de RFP ontvangt: u hebt mogelijk al de leveranciers geïdentificeerd van wie u een aankoop wilt doen. Uw bedrijf kan zelfs een lijst met acceptabele leveranciers hebben. Als dat niet het geval is, kunt u mogelijke leveranciers vinden via uw professionele netwerk , door online te zoeken of betrouwbare leveranciers van andere materialen om hun aanbevelingen te vragen. Beperk uw lijst van wie uw RFP ontvangt niet tot alleen 'grote' bedrijven of 'gevestigde' leveranciers. Misschien vindt u betere ideeën en zelfs betere prijzen van kleinere leveranciers die vaak meer geïnteresseerd zijn in het winnen van uw bedrijf.
- Verzend de RFP.