Schoon of rommel maakt niet uit. Effectief doet.
Het probleem hier is niet dat je bureau rommelig is. Het probleem is dat belangrijke dingen verloren gaan. Het wordt ofwel begraven door nieuw materiaal dat binnenkomt, of het zit in het nieuwe materiaal maar het wordt niet opgemerkt.
Het gevolg is dat u te veel tijd spendeert aan dingen die eenvoudigweg urgent zijn in plaats van dingen die belangrijk zijn.
Als je baas wil weten hoe snel ze dat rapport voor de vicepresident kan hebben, wil je haar niet vertellen dat je de memo niet hebt opgemerkt die ze je stuurde om het rapport te vragen. Noch zal uw baas blij zijn om te horen dat de lay-out voor de nieuwe productlijn te laat is omdat u het opzij zet en het werd bedekt en u het bent vergeten.
Sommige mensen zullen je vertellen dat de beste manier om dit probleem op te lossen een schoon bureau is. Anderen zeggen dat er een zooitje in orde is. Wie heeft gelijk? Geen van beide. En beide.
Rommelig bureau, rommelige geest
Nog niet zo lang geleden was er een populaire uitdrukking 'een rommelig bureau is een teken van een rommelig brein'. Die uitdrukking heeft geleid tot een hele industrie die is ontworpen om leidinggevenden te helpen hun desktops schoon te maken als een teken van hun mentale scherpte.
U hebt ongetwijfeld films gezien waarin de baas in zijn kantoor zit bovenop een wolkenkrabber in de binnenstad.
Hij zit achter een glazen blad zonder laden. De enige versieringen zijn de indrukwekkende set pennen voor het ondertekenen van belangrijke documenten en een telefoon of intercom zodat hij bestellingen kan plaatsen.
Aan de andere kant...
Veel mensen zien niets mis met stapels papier die de desktop bedekken, zelfs op de stoelstoelen en de kantoorverdieping.
Ze citeren adagio's als 'een rommelig bureau is een teken van genialiteit' en 'een rommelig bureau is slechts een teken van een rommelig bureau'.
We kennen allemaal iemand wiens bureau zo is. Je ziet niet hoe ze kunnen zien of het bureaublad van metaal of hout is. Maar als je hen om iets vraagt, gaan ze recht op een stapel af, bladeren ze door 2 of 3 vellen en halen ze uit waar je om vroeg.
Wat werkt voor jou
Beide zijden zijn correct. Het probleem is niet wat juist is. Het probleem is dat u effectiever zult maken. Er zijn een paar fundamentele richtlijnen die op beide benaderingen van toepassing zijn, maar de sleutel is om te werken op een manier die u in staat stelt om het meest effectief te zijn. Bijna iedereen moet een deel van de rommel op hun bureau kwijtraken, maar niet meer dan één item op uw bureau hebben, zal voor veel van ons niet werken.
Veel mensen werken tegelijkertijd aan verschillende projecten (of bijna tegelijkertijd). Creatieve types hebben behoefte aan inspiratie om hen heen. Detailgerichte individuen hebben volumes referentiemateriaal bij de hand nodig. Sommige mensen voelen dat de stapels werk hen bezig doen lijken en dus veiliger houden in tijden van ontslagen . Anderen voelen dat een schoon bureau laat zien hoe efficiënt ze zijn om het werk gedaan te krijgen.
Wat belangrijk is, is doen wat voor u werkt.
Hoe het monster te temmen
Of je nu voor de steriele glazen desktop gaat, of gewoon wat meer orde wilt brengen in de chaos van je desktop, er zijn een paar fundamentele richtlijnen:
- Echt willen verbeteren.
Ik beveel de echt ernstige aanpak die sommigen doen niet aan. Helaas laat dat excuses om jezelf te gemakkelijk te zijn. Deze poging om uw bureau minder rommelig en efficiënter te maken, is afhankelijk van uw inspanningen. - Bewaren, gooien of verplaatsen.
Vind drie containers. Label de kleinste "behouden". Label de grootste "toss". Neem een andere container met het label 'verplaatsen'. De echt vitale dingen gaan naar je bewaarcontainer om later te worden gesorteerd. Alles dat u mee naar huis wilt nemen of weg wilt geven, gaat in de container "verplaatsen". Al het andere gaat in de toss-container. (In het ideale geval bestaat uw toss-container uit twee delen: het ene deel is vuilnis dat moet worden weggegooid, het andere deel bestaat uit papierproducten die kunnen worden gerecycled.)
- Begin met de oudste.
Dat kun je zien door naar hen te kijken welke stapel het oudste is. Meestal is het het verst van uw stoel. Het is het gemakkelijkst om items van deze stapel weg te gooien. - Evalueer elk stuk slechts één keer
Kijk naar elk item op de stapel. Bepaal zelf in welke container het gaat. Je kunt het niet op je bureau zetten voor later, je moet nu beslissen. Doe alles in een van de drie containers. Er is geen andere optie. - Vraag jezelf dit ...
De eerste vraag is "heb ik dit ergens anders, of kan ik het van iemand krijgen?" Als u een kopie hebt in uw e-mail, in een rapport of op het bureau van de persoon die de marktanalyse heeft voorbereid, enz., Hoeft u geen nieuw exemplaar te bewaren. Gooi het. Vraag dan "waarom heb ik dit nodig?" Als het antwoord a) is om actie te ondernemen, b) om er iets mee te doen wanneer ik meer informatie van iemand krijg, of c) om naar te verwijzen als ik ander werk doe, leg het dan op de stapel. (Nadat je de rommel hebt verwijderd, sorteer je je stapel opnieuw in deze drie categorieën, dus je kunt ze nu scheiden. Het zal later tijd besparen.) Als je antwoord anders was, gooi dat item dan weg. - Wees meedogenloos. Wees moedig.
Naarmate je verder komt door elke stapel, dichter en dichter bij de dingen die net aangekomen zijn, wees meedogenloos in je beslissingen. Nemen geen gevangenen. Als je het echt niet nodig hebt, gooi het dan. En wees dapper. Houd je niet vast aan iets alleen maar omdat iemand je er op een dag misschien iets over zou kunnen vragen. Bouw geen fort van papier om jezelf te beschermen.
Beheer het probleem
Uw bureaublad hoeft niet steriel en volledig verstoken van papier te zijn, hoewel het kan zijn als dat helpt. Het is uw doel om uw bureaublad zo te organiseren dat uw efficiëntie wordt gemaximaliseerd. Als dat nog een paar stapels op uw bureau betekent dan de persoon naast de deur, is dat goed - op voorwaarde dat alles wat u bewaart, u helpt uw doel van verhoogde efficiëntie te bereiken .