Het verschil is dat persoonlijke assistenten slechts één persoon helpen en ze kunnen ook helpen met persoonlijke taken zoals winkelen of sociale afspraken plannen.
Sommige mensen delegeren projectwerk aan hun assistenten of laten hun assistenten bijstaan als ze afwezig zijn.
Taakvereisten voor persoonlijke assistenten
Hoewel er geen vaste minimumvereiste is voor persoonlijke assistenten op het gebied van onderwijs, helpt een achtergrond in zakelijk of administratief werk. Een tweede of derde taal kan in sommige gevallen ook belangrijk zijn. Over het algemeen zijn de vaardigheden die je hebt belangrijker dan je opleiding. Een bespreking van enkele van deze noodzakelijke vaardigheden kan u helpen beslissen of dit soort werk voor u is.
Hier is een lijst met persoonlijke assistentvaardigheden voor cv's, sollicitatiebrieven, sollicitaties en interviews. Vereiste vaardigheden kunnen variëren op basis van de baan waarvoor je solliciteert, dus bekijk ook onze lijst met vaardigheden per baan en soort vaardigheid . Bekijk deze lijst en kijk of je deze vaardigheden hebt gebruikt in vorige banen of ze hebt verworven door middel van training.
Maak aantekeningen over wanneer en hoe u deze vaardigheden hebt gebruikt of ontwikkeld.
Voeg ze vervolgens toe aan je CV en sollicitatiebrief of blijf handig voor het invullen van sollicitaties. De mensen die applicaties screenen zullen vaak op zoek zijn naar sleutelvaardigheden. Combineer uw vaardigheden met die gepost als vereist voor de baan. Zorg er vervolgens voor dat ze worden vermeld in uw begeleidende brief en vermeld staan in uw cv.
Je moet ook interviewantwoorden ontwikkelen over hoe je je vaardigheden hebt gebruikt in vorige functies. Geef een voorbeeld van hoe u een probleem op de werkplek hebt opgelost met behulp van een of meer van deze vaardigheden. Laat zien hoe het gebruik van uw vaardigheden heeft bijgedragen aan het succes van een project.
Voorbeelden van persoonlijke assistentvaardigheden
Deze lijst is niet volledig, maar bevat enkele van de belangrijkste, gewilde vaardigheden voor persoonlijke assistenten.
Organisatie en tijdbeheer
Als een persoonlijke assistent, zal een groot deel van uw taak zijn om iemand anders georganiseerd en op schema te houden. Je moet daarom zelf goed georganiseerd zijn. Gelukkig kan organisatie worden geleerd. Er zijn specifieke technieken die u kunt aanpassen om uw gebruik van tijd efficiënter te maken en om anders uw leven en dat van uw manager op orde te houden.
Schriftelijke en mondelinge communicatie
Je zult de instructies moeten begrijpen en volgen, en je zult informatie duidelijk en eerlijk moeten overdragen. Afhankelijk van de details van uw functie, moet u mogelijk ook klanten verwelkomen, op correspondentie reageren of rapporten en presentaties maken. Voor al deze taken zijn eersteklas communicatievaardigheden vereist, zoals spreken en schrijven, luisteren en lezen.
Nauwkeurigheid en aandacht voor details
Aandacht voor detail is een cruciaal onderdeel van zowel georganiseerd blijven als goed communiceren.
Vaagheid of onnauwkeurigheid creëren op zijn best inefficiëntie en kunnen ook ernstige fouten veroorzaken of de collega's van uw manager vervreemden.
Kennis van relevante software
Welke software u moet gebruiken, kan variëren, maar zal waarschijnlijk tekstverwerking, spreadsheets, databases, kalenders, desktop publishing en PowerPoint omvatten, of iets gelijkwaardigs. Het is een plus om minimaal technische ondersteuning te kunnen bieden. Mogelijk moet u verschillende programma's en apps evalueren om zelf te kiezen, die de beste hulpmiddelen bieden om de doelstellingen van uw manager te bereiken. Het is altijd uw taak om het werk van uw manager eenvoudiger en eenvoudiger te maken, en dat kan veel achter-de-schermen probleemoplossing vereisen.
Tact en discretie
Als persoonlijke assistent wordt u vaak blootgesteld aan gevoelig materiaal, van handelsgeheimen tot zeer persoonlijke informatie die u vertrouwelijk moet houden.
Een verwante vaardigheid is tact, het vermogen om zachtjes of helemaal niet te reageren op informatie die andere mensen misschien moeilijk of beschamend vinden. Je moet met andere woorden een veilig persoon zijn waarmee je manager kwetsbaar kan zijn. Immers, alleen jij zal weten hoeveel hulp ze nodig hebben.
Persoonlijke assistentenvaardighedenlijst
Administratieve vaardigheden
Deze vaardigheden maken vaak deel uit van de taakomschrijving voor een persoonlijke assistent of zijn vaardigheden met toegevoegde waarde. Je werkgever heeft mogelijk iemand nodig die deze taken voor haar kan doen.
- administratief
- afspraken
- Correspondentie
- boodschappen
- Evenementen
- Evenement planning
- Filing
- Implementatieprocedures
- Onderhoud van schema's
- vergaderingen
- Kantoor management
- Project management
- Onderzoek
- scheduling
- Dicteren
- Berichten nemen
- Notities nemen
- Reisarrangementen
- Reisplanning
Communicatieve vaardigheden
Als persoonlijke assistent zijn alle aspecten van communicatie belangrijk voor het werk. Wees klaar om je ervaring of training te laten zien.
- Beantwoord telefoon
- Communicatie
- Begroetende bezoekers
- Omgaan met vragen
- Netwerken
- Non-verbale communicatie
- Gesprekken bekijken
- Verbale communicatie
- Schriftelijke communicatie
Financiële vaardigheden
Heb je ervaring of training voor deze taken?
- Accounting
- budgettering
- inkoop
- Sourcing
- Boodschappen doen
Technologie vaardigheden
Kunt u verschillende platforms en apparaten gebruiken en eenvoudige probleemoplossing uitvoeren?
- Computer (pc, Mac, tablet)
- Database management
- Microsoft Office
- Presentatie Voorbereiding
- rapporten
- Tekstverwerking
Persoonlijke vaardigheden
Deze vaardigheden maken vaak deel uit van je persoonlijkheid. Laat zien hoe je ze hebt gebruikt en ontwikkeld.
- Vertrouwelijkheid
- diplomatisch
- goeddunken
- Flexibiliteit
- interpersoonlijke
- Multitasking
- Organisatie
- Positieve instelling
- Probleemoplossing
- Professionele Demeanor
- Zelf gemotiveerd
- Team speler
- Tijdsbeheer
- Zelfstandig werken
Als je deze vaardigheden niet hebt gebruikt in een vorige baan, kijk dan hoe je ze hebt ontwikkeld voor vrijwilligerswerk of onbetaalde banen of gebruik ze in je persoonlijke leven. Gebruik je deze vaardigheden als onderdeel van een geloofsgemeenschap of voor een studentenproject op school? Heb je vaardigheden ontwikkeld als onderdeel van een sportteam of individuele sport? Die ervaring kan ook waardevol zijn en u een betere kandidaat voor de functie maken.
Voorbeeld Persoonlijke assistent CV
In de follow-voorbeeld CV ontworpen voor een persoonlijke assistent, let op hoe een aantal van de hierboven genoemde vaardigheden zijn opgenomen in de tekst - met name van de eerste "kwalificatiesamenvatting".
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Mobiele telefoon: 870.123.4567
Persoonlijke assistent
Detailgeoriënteerde en goed georganiseerde persoonlijke assistent die goed thuis is in het bieden van naadloze ondersteuning voor managers op C-niveau. Voer probleemloos en onafhankelijk administratieve, afspraak- en reisplannings-, winkel- en evenementenplanningsverantwoordelijkheden uit met moeiteloze efficiëntie. Kerncompetenties:
- Administratief : verwerk gevoelige gegevens en behandel alle correspondentie en dictaten met compromisloze integriteit en vertrouwelijkheid. Zorg voor een stressvrije omgeving voor het nemen van beslissingen door proactief vergaderingen en speciale evenementen te coördineren en complicaties in formatieve fasen op te lossen.
- Communicatie: bouw eenvoudig rapport op met klanten, verkopers en projectbetrokkenen, zowel persoonlijk als schriftelijk. Adept in diplomatiek netwerken tussen partijen om de kwaliteit van projecten en evenementen te waarborgen.
- Financiële Administratie: In staat zijn om onderwijs in de boekhouding te gebruiken om boeken nauwkeurig in balans te brengen en budgetterings- en inkoopfuncties uit te voeren.
- Sleutelsterkten: Positief en consummager professioneel in houding, met het vermogen om het vertrouwen en de betrokkenheid van anderen in te blazen. Technische bekwaamheden omvatten Microsoft Office Suite, QuickBooks en Adobe Creative Suite. Vloeiend Spaans.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Personal Assistant to the President (20XX to Present)
Verstrek uitgebreide administratieve en persoonlijke ondersteuning aan de oprichter van een boutique financieel adviserend bedrijf, met een verantwoordelijkheid die dictaat, correspondentie, kantoorbeheer, leveranciersrelaties, afsprakenplanning, reiscoördinatie en evenementenplanningsfuncties omvat.
- Alle details gepland voor zeer succesvolle klantrelaties, waaronder golf- en tennisresorts in het weekend, seminars over financiële planning en banketten voor aandeelhouders.
- Gevestigde en beveiligde, kosteneffectieve reis- en entertainmentleveranciers, die de reisuitgaven met 15% verminderen.
- Benut Adobe Creative Suite om visueel aantrekkelijke nieuwe marketingbrochures en een maandelijkse nieuwsbrief te maken.
Creekside Accounting, Columbia, MO
Administratief medewerker (20XX tot 20XX)
Diende als administratief assistent voor een groep van drie CPA's. Begroet klanten en verzamelde persoonlijk contact en financiële informatie; georganiseerde client-bestanden. Gepland en notities gemaakt tijdens vergaderingen, afgehandelde telefoonontvangst en verwerkte correspondentie.
- Vaak geprezen door zowel klanten als werkgevers voor een vrolijke houding en een sterke aandacht voor detail.
- Heeft geholpen om zowel klanten als nieuw personeel te trainen in het gebruik van eigen belastingbeheersoftware.
Onderwijs
BS in Bedrijfskunde (Minor: Accounting); 3,52 GPA
Universiteit van Missouri, Columbia, MO
Tennis Team, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, Year Abroad in Madrid, Spanje