Sleutelvaardigheden voor cv's, sollicitatiebrieven en interviews
Hoewel veel bedrijven verwachten dat uitvoerende assistenten een aantal relevante colleges hebben voltooid, hebben er maar weinigen een diploma nodig. Uitgebreide relevante werkervaring is belangrijker, idealiter meerdere jaren als uitvoerend of administratief medewerker.
Uitvoerend assistent-taken
Uitvoerend assistent-taken omvatten dezelfde taken als een administratief assistent: het maken en accepteren van telefoontjes; verzenden van memo's, e-mails en brieven namens de uitvoerende macht; bezoekers ontvangen en behandelplanning. Maar ze fungeren ook als een poortwachter, die beslissingen neemt over wie toegang krijgt tot de uitvoerende macht en welke informatie de leidinggevende ontvangt.
Ze doen vaak onderzoek en bereiden rapporten voor die van invloed zijn op het bedrijfsbeleid. Deze verantwoordelijkheden houden in dat uitvoerende assistenten het werk van hun werkgever grondig moeten begrijpen. Als gevolg hiervan kunnen deze werknemers ook fungeren als een liaison tussen de uitvoerende en de rest van het bedienend personeel.
Vaardigheidslijsten gebruiken
Zorg ervoor dat je je begeleidende brief schrijft en ga verder met het markeren van de vaardigheden die je toekomstige werkgever wil. Je kunt de volgende lijst gebruiken om een idee te krijgen van wat deze gewenste vaardigheden zouden kunnen zijn, maar onthoud dat je de taakomschrijving altijd zorgvuldig leest, omdat niet alle bedrijven hetzelfde zoeken in een uitvoerend assistent.
Bekijk ook onze compilaties van vaardigheden op basis van taak en soorten vaardigheden . Terwijl u zich voorbereidt op uw sollicitatiegesprek , bent u van plan voorbeelden te geven van specifieke tijden waarin u de verschillende vaardigheden belichaamd die uw toekomstige werkgever wil.
Voorbeelden van uitvoerende assistentvaardigheden
De volgende lijst is niet uitputtend en vereiste vaardigheden kunnen enigszins variëren van het ene bedrijf tot het andere, of zelfs van het ene kantoor naar het andere binnen hetzelfde bedrijf. Niettemin, de meeste van de belangrijkste en meest gewilde vaardigheden die een toekomstige uitvoerende assistent moet hebben, zijn hier.
Schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
Een manier om na te denken over de rol van uitvoerende assistent is in feite een specialist in communicatie. Een belangrijk deel van het werk omvat communicatie en afstemming met mensen in het hele bedrijf, en soms ook met klanten, afhankelijk van het type bedrijf. Het vermogen om professioneel, duidelijk, gearticuleerd en accuraat te zijn, zowel mondeling als schriftelijk, staat bovenaan de lijst met vereisten voor onberispelijke communicatievaardigheden .
Computer vaardigheden
Executive assistants hebben meer nodig dan alleen vaardigheid met tekstverwerkings- en spreadsheetprogramma's. Noodzakelijke computervaardigheden omvatten ook de mogelijkheid om e-mailsystemen, systemen voor het delen van bestanden en kalenders in te stellen en te onderhouden, evenals vaardigheid met statistische software, publicatiesoftware en databases.
Het is altijd een pluspunt om de eigen technische ondersteuningsspecialist te zijn, vooral omdat van uitvoerende assistenten vaak wordt verwacht dat ze alles doen, van het repareren van de printer tot het voorstellen van nieuwe software.
Interpersoonlijke vaardigheden
Sterke interpersoonlijke vaardigheden zijn ook een noodzaak voor interactie met klanten, het trainen van ander administratief personeel en het werken met CEO's en topmanagers. Omdat uitvoerende assistenten vaak omgaan met gevoelige bedrijfsinformatie, is het belangrijk om niet alleen de juiste vertrouwelijkheid te behouden, maar ook om zich altijd te gedragen op een manier die persoonlijke discretie en integriteit suggereert. Kortom, het is noodzakelijk om vertrouwen te wekken.
Tijdsbeheer
Een uitvoerend assistent moet niet alleen goed omgaan met zijn of haar eigen tijd, maar ook met die van de baas. Dat betekent het afstemmen van de behoeften en eisen van meerdere mensen om een werkbaar schema te maken en dan vaak dat schema op korte termijn te wijzigen wanneer situaties veranderen.
De taak kan ook tactvol zijn om ervoor te zorgen dat de leidinggevende op schema blijft, zonder afgeleid te worden.
Onderzoeksvaardigheden
Onderzoek is zelf een vaardigheid, waarbij bekendheid met meerdere zoekmachines en de informatiebronnen die relevant zijn voor de specifieke interessegebieden van het bedrijf vereist zijn. Zonder deze capaciteiten zou een uitvoerende assistent niet in staat zijn om de rapporten voor te bereiden die de leidinggevende nodig heeft.
Lijst met uitvoerend assistentvaardigheden
Technische vaardigheden
- Coördinatie van video- en audio-conferentiegesprekken
- Databases maken en onderhouden
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Kantoorartikelen
Administratieve vaardigheden
- Accounting / Boekhouding
- Administratieve ondersteuning
- afspraken
- Agendabeheer
- Klerikaal
- Klantenrelaties
- Ontwerpen en onderhouden van archiefsysteem
- Vergaderingen organiseren
- Kalenders bijhouden
- Record houden
- Reisarrangementen
- Typen
- Evenement planning
- Rapporten voorbereiden
- Verwerkingsrapporten verwerken
- correctie
- scheduling
- Vergaderingsnotulen nemen
Communicatie vaardigheden
- Correspondentie
- Klantenservice
- Relaties met klanten beheren
- Verwerking van telefoongesprekken en verzoeken
- Geschreven / verbale communicatie
Persoonlijke karaktertrekken
- Nauwkeurigheid
- Actief luisteren
- De mogelijkheid om richtingen te volgen
- Zelfstandig kunnen werken
- zelfbewustzijn
- analytisch
- Samenwerking
- Energiek
- diplomatisch
- Besluitvorming
- Betrouwbaarheid
- Detailgericht
- Flexibiliteit
- Follow Through
- Initiatief
- Goed oordeel
- gemotiveerd
- Multitasking
- Vertrouwelijke informatie bewaren
- Deadlines halen
- Prioriteiten stellen
- proactieve
- Probleemoplossing
- Project management
- Betrouwbaarheid
- Zelfvertrouwen
- Zelfgestuurd
- samenspel
- Tijdsbeheer
- Snel werken
- Goed werken onder druk
Meer over Executive Assistant-banen en -vaardigheden
- Hoe een baan te krijgen als administratief assistent
- Office Manager Vaardigheden
- 7 tips voor effectief timemanagement
- Hoe sneller en efficiënter te werken