Wanneer u een e-mail ontvangt van een bron die u niet herkent, wat doet u dan?
De kans bestaat dat u eerst naar de onderwerpregel kijkt en vervolgens de eerste alinea of twee doorbladert om de kern van het bericht te achterhalen. Als het er niet relevant uitziet, gaat de e-mail rechtstreeks naar de prullenbak.
De meeste mensen hebben een intern filtermechanisme, ontwikkeld vanuit de behoefte om onszelf te beschermen tegen het spervuur van informatie dat voortdurend bij ons komt. Niemand heeft de tijd om alles te bekijken, dus we kijken snel of we het bericht verder kunnen bekijken of gewoonweg weggooien.
Onderwerpregel
Als u e-mail gebruikt om potentiële klanten te bereiken, moet u rekening houden met dit interne filter. Het maakt niet uit hoe goed gemaakt of aantrekkelijk uw e-mailbericht is als uw prospect nooit voorbij de onderwerpregel leest. Als gevolg hiervan zijn het onderwerp en de eerste alinea veruit de belangrijkste componenten van uw prospectie-e-mails.
De onderwerpregel moet zo zijn ontworpen dat ze relevant is voor uw potentiële klanten. Aan de andere kant, neem geen toevlucht tot bedrog.
Het gebruik van een onderwerp als 'De vergadering van gisteren' wanneer u de prospect niet hebt ontmoet, maakt de ontvanger gewoon boos. Er is een dunne lijn tussen een meeslepende onderwerpregel en een bedrieglijke onderwerp, dus als je niet zeker weet in welke categorie je onderwerp valt, probeer het dan naar een paar vrienden of collega's te sturen en vraag om een second opinion.
De groet
Zodra je de onderwerpregel klaar hebt, is het tijd om naar de e-mail te kijken. Begin altijd met de naam van de ontvanger als u het weet, want een algemene begroeting als 'Beste huiseigenaar' zorgt ervoor dat uw e-mail direct wordt verwijderd. Als u de naam van de persoon niet weet, kunt u de begroeting volledig overslaan en rechtstreeks naar de hoofdtekst gaan.
De opening
Je eerste paragraaf zou moeten zijn opgebouwd volgens dezelfde basisregels als voor direct mail - je moet namelijk je lezer meteen intrigeren en ze iets geven waardoor ze willen blijven lezen. Meestal is dit het punt waarop de ontvanger zich realiseert dat het een e-mail voor de verkoop is, dus je moet iets interessants schrijven om die 'drang om te verwijderen' te overwinnen die iedereen krijgt bij het lezen van ongewenste e-mail.
De rest van uw e-mail moet het belangrijkste uitgangspunt dat u in uw openingsparagraaf of twee hebt opgegeven, vormgeven. Houd je alinea's kort en gebruik geen vetgedrukte of cursieve tekst of mooie lettertypen. En gebruik geen afbeeldingen, omdat ze het bericht vertragen en er vaak gimmickachtig uitzien. Erger nog, veel e-mailprogramma's downloaden geen afbeeldingen tenzij de ontvanger dit specifiek voor een bepaald bericht heeft aangevraagd, dus als u veel afbeeldingen gebruikt, krijgt u veel lege vakken in uw e-mailbericht.
Oproep tot actie
Werk ten slotte in een call-to-action en op ten minste twee manieren voor de prospect om u te bereiken (e-mail en telefoon zijn de voor de hand liggende opties, maar het is ook handig om een link naar uw website en een fysiek adres te verstrekken). Vermeld uw naam, titel en bedrijfsnaam in de handtekeningregel.