Hoewel sommige mensen denken dat excuses, vooral op de werkplek, een teken van zwakte zijn, kunnen ze in plaats daarvan aantonen dat u capabel en in controle bent - een verontschuldiging stelt immers vast dat u een fout herkent en hoe u deze kunt oplossen.
Wanneer je je excuses aanbiedt op het werk
Hoewel excuses belangrijk zijn, wilt u ook voorkomen dat u zich voortdurend verontschuldigt voor elk klein ding op de werkplek. Als je een formele, uitgebreide verontschuldiging geeft voor elke kleine overtreding, zullen collega's en werkgevers je misschien beginnen te zien als zwak en onzeker. Dus als je per ongeluk je koffiemok in de gootsteen laat liggen, of als je een minuut te laat komt voor een koffiedate met een collega, is een beknopt "sorry" op dit moment misschien alles dat nodig is.
Aan de andere kant, als je te laat op je werk was terwijl je er echt had moeten zijn, kan een verontschuldiging op zijn plaats zijn. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen over-apologiseren en helemaal niet verontschuldigen.
Wanneer excuses aanbieden tijdens een zoekopdracht
Als je iets hebt gedaan dat een potentiële werkgever hindert, zoals erg laat opdagen of helemaal niet naar een sollicitatiegesprek of niet op tijd aanmeldt, moet je je verontschuldigen.
Het gehele zoekproces naar werk is uw kans om uw persoonlijke en professionele kwaliteiten te demonstreren en als u een kwaliteit heeft getoond waarvan u denkt dat die niet geschikt is (zoals te laat of onbeleefd), moet u het probleem aanpakken.
Hoe zich te verontschuldigen
Elke verontschuldiging zal verschillen qua methode en inhoud op basis van het probleem waarvoor u zich verontschuldigt en de persoon of personen aan wie u zich verontschuldigt.
Hieronder zijn echter enkele tips die bijna elke verontschuldiging effectief kunnen maken.
- Verontschuldig je zo snel mogelijk: dit zal je helpen voorkomen dat negatieve gevoelens achterblijven. Soms, met name voor kleine overtredingen, kunt u zich onmiddellijk na het evenement verontschuldigen (bijvoorbeeld als u laat op bezoek bent bij een collega voor de lunch). Wanneer je je verontschuldigt voor een bijzonder gruwelijke overtreding, moet je misschien een paar uur of zelfs een dag wachten om alle betrokkenen te laten kalmeren en de situatie te verwerken.
- Geen excuses: een verontschuldiging is niet je kans om excuses te geven voor wat je hebt gedaan. Om excuses te vermijden, spreek in de eerste persoon ("Het spijt me zeer"). Vermijd uitdrukkingen met de woorden "maar" en / of "als" (zinnen als "het spijt me als je denkt dat ik je gevoelens pijn doe, maar ..." zijn geen excuses, maar excuses). Zeg zeker de woorden "Het spijt me" of "Mijn excuses" om duidelijk uw wroeging te uiten.
- Neem verantwoordelijkheid: nadat je hebt gezegd dat je spijt, geef je duidelijk en beknopt toe wat je verkeerd hebt gedaan ("Toen ik mijn opdracht voor ons groepsproject niet inleverde, heb ik het hele team teleurgesteld"). Geef toe aan de regel of norm die je hebt overtreden om verantwoordelijkheid te nemen voor je specifieke fout.
- Leg uit hoe je het probleem zult oplossen: nadat je hebt aangegeven waarom je spijt, leg dan uit wat je gaat doen om te voorkomen dat dit probleem zich in de toekomst zal voordoen. Als u bijvoorbeeld een deadline voor een teamtaak hebt gemist, moet u uw collega's uitleggen dat u een nieuwe manier hebt ontwikkeld om uw planning te organiseren, zodat u in de toekomst geen deadlines meer kunt missen. Zeggen "dit zal nooit meer gebeuren" betekent niets tenzij u uitlegt welke stappen u neemt om dit te verzekeren. U kunt ook overwegen de persoon te vragen aan wie u zich verontschuldigt, als er nog iets is dat u kunt doen om de situatie te verhelpen.
- Doorgaan: als je zegt dat je harder zult werken om snel te reageren op e-mails, doe dat dan. Als je een remedie belooft en niet doorloopt, is de verontschuldiging zinloos. Volg je oplossing voor het probleem.
- Overweeg de methode: sommige excuses moeten in persoon worden gezegd. Als je bijvoorbeeld een grote fout hebt gemaakt met je baas, moet je misschien persoonlijk afspreken om de overtreding gedetailleerd te bespreken. Als je echter weet dat je heel slecht bent in het persoonlijk behandelen van deze situaties, of als je het gevoel hebt dat je te erg van streek raakt of iets verkeerd zegt, kun je een verontschuldigingse-mail sturen. Je kunt ook een middenweg kiezen, waarvoor je je excuses aanbiedt via e-mail en de persoon vraagt of hij of zij persoonlijk wil afspreken om de zaak verder te bespreken.
Voorbeeld van e-mail bij een collega voor een fout op het werk
Het volgende is een voorbeeld van een verontschuldiging per e-mail aan een collega voor het maken van een fout in een teamproject.
Onderwerp: Mijn excuses
Beste Brian,
Ik wil me verontschuldigen voor het vermengen van de bestanden voor XYZ Company en ABC Company. Mijn slordige fout deed onze verkooppraatjes pijn en verloor ons bijna twee belangrijke klanten.
Wanneer we samenwerken op een verkooppraatje, besef ik dat het belangrijk is dat we met vertrouwen op elkaar kunnen vertrouwen om onze opdrachten te voltooien. Toen ik een fout maakte, heb ik je in de steek gelaten.
Ik ben momenteel strategieën aan het ontwikkelen om ervoor te zorgen dat ik nooit zo'n slordige fout maak. Ik heb een nog duidelijkere organisatie ontwikkeld voor mijn online clientbestanden die het voor mij onmogelijk maken om het ene bestand voor het andere te verwarren. Ik heb ook met onze supervisor gesproken en uitgelegd dat de fout volledig mijn schuld was, niet de jouwe.
Ik begrijp dat ik onze werkrelatie heb geschaad. Ik waardeer je echter enorm als een collega en ik geloof dat we in het verleden goed hebben samengewerkt als een verkoopteam. Ik hoop dat je bereid bent om in de toekomst samen te werken. Laat het me weten als ik nog iets kan doen om dit mogelijk te maken.
Oprecht,
Mark
Mark Williamson
Verkoopmedewerker
Paper Supply Company
555-555-5555
mark.williamson@email.com
Voorbeeld Apology Email naar een medewerker voor gedrag
Het volgende is een voorbeeld van een verontschuldiging per e-mail van een manager aan een medewerker voor ongepast gedrag op het werk. Afhankelijk van de ernst van de overtreding, wil de manager de werknemer persoonlijk ontmoeten (misschien met een aanwezige HR-persoon) of een formele schriftelijke brief schrijven.
Beste Brandon,
Het spijt me heel erg voor mijn gedrag in de personeelsvergadering vanmorgen. Ik stopte je midden in je presentatie en bekritiseerde je prestaties voor het personeel. Dit was niet alleen onprofessioneel maar ook eenvoudigweg respectloos. Ik laat mijn stress over een persoonlijke kwestie invloed hebben op mijn management van het kantoor.
Ik heb altijd tegen je gezegd, en tegen al mijn werknemers, dat ik wil dat dit kantoor een plek is waar je je comfortabel voelt om ideeën met elkaar te delen. Toen ik publiekelijk naar je schreeuwde voor een kleine fout in je presentatie, heb ik die samenwerkingsomgeving beschadigd.
Ik onderneem stappen om ervoor te zorgen dat ik op die manier mijn humeur niet opnieuw verlies. Ik werk eraan om mijn stress onder controle te houden, zodat ik het geen invloed heb op de manier waarop ik met mijn werknemers omga. Ik weet ook hoe bekwaam je bent om een geweldige personeelsvergadering te houden. Ik zou daarom graag van je houden om de stafvergadering volgende week te leiden.
Het spijt me heel erg. Neem gerust contact met me op als je dit verder wilt bespreken.
Oprecht,
Luis
Luis Nery
Manager
East Bay Company
555-555-5555
l.nery@email.com