In dit bericht geef ik advies over het onderhouden en beheren van het gesprek.
10 tips voor het verbeteren van uw comfort met moeilijke gesprekken:
- Werk aan de planning. Uw observatie van het gedrag in kwestie en uw vermogen om dat gedrag aan het bedrijf te verbinden, zijn essentieel. Weet waar je het gesprek naartoe wilt laten gaan. Echte feedbackmeesters ontwikkelen de discipline om hun geplande gespreksopener uit te schrijven en te oefenen. Voorafgaande planning voorkomt slechte prestaties!
- Tijdigheid is essentieel. Als je ooit een jaarlijkse functioneringsgesprek hebt ontvangen waarin kritiek werd opgenomen op iets dat je een paar maanden geleden deed of niet deed, weet je hoe waardeloos achterlijke feedback is. Het is uw taak als manager om ervoor te zorgen dat de feedback gedrags-, bedrijfsgericht en actueel is. Mijn schrijfpartner voor mijn eerste boek, Practical Lessons in Leadership, suggereerde dat de waarde van constructieve feedback met 50% daalde, elke dag dat je het uitstelde.
Als de emoties warm zijn, laat de dingen een beetje afkoelen. Terwijl ik zojuist smeekte om je te smeken om tijdige feedback te geven - zo dicht mogelijk bij het incident - als het warm wordt, neem je een dag de tijd om ze een beetje te laten afkoelen. Laat het niet te lang blijven hangen.
- Kies de instelling . Als uw moeilijke onderwerp mogelijk gênant is of als u anticipeert op een emotionele reactie, vermijd open-office-omgevingen of vergaderruimtes met glazen ramen. Vergis u niet aan de andere kant door een instelling te selecteren die ontworpen is om te intimideren. Een neutrale privéomgeving is het beste voor moeilijkere gesprekken. Als u bang bent voor fysieke repercussies, neem dan contact op met uw HR-vertegenwoordiger die kan besluiten om bij u te zijn.
- Bereid je houding voor. Het is essentieel om deze discussies met een gevoel van vertrouwen en een houding in te gaan die laten zien dat je kalm en toegewijd bent aan een positief resultaat. Je stemgeluid, lichaamstaal en oogcontact zijn allemaal belangrijk. Vergeet niet dat dit gesprek belangrijk is voor uw bedrijf, uw team en het individu dat tegenover u zit. Beheer jezelf om het juiste oplossingsniveau te portretteren met het juiste niveau van zorg voor het welzijn van de andere partij.
- Gebruik de openingszin die u in de planningssessie hebt voorbereid . Een goede opener identificeert het gedrag, koppelt het aan de impact van het bedrijf en duidt op de noodzaak van verandering. Voel je niet gedwongen om het te prijzen. Hoewel sommige feedbackbeoefenaars waardering hebben voor "sandwiching" van constructieve feedback met positief, geloven velen dat dit eenvoudig de boodschap verwart. En, natuurlijk, zou u positieve feedback moeten geven - wanneer u wordt verdiend - vroeg en vaak.
- Verlies de controle over het gesprek niet. Meer dan een paar goedbedoelende managers hebben zichzelf ondersteboven gevonden in deze gesprekken. Als de deelnemer op uw openingsverklaring reageert met iets als: "Wel, dat zou ik gedaan hebben als u een betere manager was," verdedig dan niet en laat het gesprek veranderen in een argument over uw uitvoering. Een redelijk antwoord kan zijn: "John, dit gesprek gaat over het gedrag dat ik heb beschreven en de impact die het heeft op onze business, niet over mijn prestaties."
- Laat u niet ontsporen door waterwerken. Ik heb zowel mannen als vrouwen voor me laten huilen en hoewel ongemakkelijk, is het vaak de manier van het individu om te reageren op stress. Wees voorbereid met een tissue. Geef ze tijd om te componeren. Neem zo nodig een korte pauze. Je kunt empathisch zijn met de situatie, laat de tranen gewoon je ontsporing niet belemmeren om tot de juiste oplossing te komen.
- Promoot een dialoog . De beste feedback en op gedrag gerichte gesprekken zijn discussies, geen monologen. De andere partij geeft u de mogelijkheid om waar nodig een discussie op te zetten. Sonde om het begrip te bevestigen en om ideeën te vragen over het versterken of veranderen van het gedrag in kwestie. Je weet dat het werkt wanneer de ontvangende partij ideeën biedt over zijn / haar eigen verbeteringen.
- Vergeet niet om te werken aan uw geplande richting voor het gesprek. Als het gedrag een vaardigheids- of kennisgerelateerde activiteit is, kom dan voorbereid met ideeën voor training. Als het coaching is om het vertrouwen te versterken of het individu aanmoedigt om de volgende stap te zetten, doe dan je coachinghoed aan. Als het onderwerp is gericht op een onaanvaardbaar gedrag, herhaal dan de zakelijke impact van het gedrag en bied duidelijke begeleiding bij het vermijden hiervan in de toekomst. Wanneer het gaat om de moeilijkste onderwerpen van uitvoering of gedrag, moeten er implicaties zijn voor niet-naleving.
- Stel samen een actieplan op. Zodra je duidelijkheid hebt gekregen over het probleem, werk je samen om de weg voorwaarts te bepalen. Maak een plan van aanpak en leg een duidelijke datum vast voor de follow-up en bespreek de voortgang.
De bottom-line voor nu:
In mijn oorspronkelijke post deelde ik het geheim dat de meeste managers vastlopen in het uitvoeren van wat zij zien als een moeilijk gesprek. Het andere geheim is dat de meeste mensen feedback willen en willen verbeteren. In poll after poll in mijn workshops, geven individuen uitermate te kennen dat ze willen dat hun managers hen meer feedback zouden geven, zowel constructief als positief. In plaats van het vertragen van deze prestatie-, carrière- en bedrijfsverbeterende discussies, bent u van plan om succes te boeken en gebruikt u het proces en de bovenstaande tips om uw eigen prestaties te verbeteren met deze essentiële managementtool.