Maak Meetings minder saai, zodat u hun doel bereikt
Als mensen niet opletten en gefocust zijn, is de vergadering gewoon een verspilling van ieders tijd. Hoe kun je saaie vergaderingen spannender maken, zodat ze iets bereiken?
Hier zijn 5 praktische tips:
1. Verbied Smartphones
Ja, dit is hetzelfde als mensen te vertellen hun kinderen in het hol van de wolven te gooien voordat ze naar de samenkomst komen. Mensen zullen erop staan dat ze hun telefoon moeten hebben - er kan immers een noodsituatie optreden. Ja. De wereld kan eindigen tijdens je planningsvergadering per kwartaal, maar het is onwaarschijnlijk.
Het probleem met de technologie van vandaag is dat je je kunt concentreren op wat niet voor je ligt - de vergadering. Het grappige is dat als mensen oog in oog staan met de mensen die ze tijdens je vergadering sms'ten, ze iemand anders zouden sms'en. Telefoons blijven op bureaus .
Zonder de telefoon gebeuren er twee dingen tijdens uw vergadering. Je bent gedwongen om in het heden te blijven en downtime wordt besteed aan de communicatie met de andere deelnemers. Waarom is dat belangrijk? Omdat u zult ontdekken dat uw vergaderingen interessanter zijn als u uw collega's kent.
Hoe leer je ze kennen? Door met ze te praten.
Wat doe je als je je telefoon hebt? Je praat niet met de nieuwe mensen.
2. Voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden
Een vergadering waarbij de lead of moderator laat op de dag komt , geen agenda heeft en het overvleugelt, saai en vervelend is. Een goed voorbereide vergadering kan fascinerend en boeiend zijn. Wanneer de leider een plan en een doel heeft, zal de bijeenkomst interessanter zijn.
Als er geen richting of doel is, zal de vergadering niet interessant zijn.
Het andere deel van voorbereiding is het verbeteren van je eigen vaardigheden. Je bent bij vergaderingen geweest die productief en interactief waren en je het gevoel gaven dat je grote dingen kon bereiken. En je hebt vergaderingen bijgewoond waarvan je vrij zeker bent dat als je in slaap zou vallen niemand je zou missen en je niets belangrijk zou missen. Het verschil is de persoon die de vergadering leidt.
Als uw vergaderingen saai zijn, kijk dan in de spiegel . Vind een manier om te verbeteren. Je kunt een formele les volgen (je HR-afdeling kan je helpen met suggesties), je kunt vragen om feedback en mentorschap van een collega wiens vergadervaardigheden je bewondert, of je kunt een online les volgen. Veel hulp is beschikbaar voor je, en veel ervan is gratis voor het oprapen wanneer je je saaie saaie vergaderingen nog spannender wilt maken.
3. Iedereen doet mee
Waarom zou iedereen deelnemen? Nou, want als deelname niet nodig is, kun je dit hele probleem via e-mail afhandelen. Ernstig. Er zijn heel weinig momenten waarop je een groep moet binnenhalen om informatie over te brengen.
Ja, er zijn een aantal dingen zoals massale ontslagen of een complete bedrijfsherstructurering die beter gaat als je een manager met de hele groep spreekt, maar in de meeste gevallen moeten vergaderingen altijd interactief zijn .
Hoe interactief? Welnu, dat hangt af van het doel van de bijeenkomst. Als het een brainstormsessie is , zou iedereen moeten spreken. Als iemand niet spreekt, bel die persoon dan. Introverte mensen hebben misschien een hekel aan dat soort ontmoetingen en je moet vergaderingen niet onder hoge druk zetten voor introverte mensen door ze ter plekke te plaatsen.
Maar uw ontmoetingscultuur moet ervoor zorgen dat iedereen aan deze brainstormsessies deelneemt en zij moeten weten dat hun deelname vooraf is vereist.
Als het een planningsvergadering is, of een bijeenkomst waarbij doelen worden gesteld , of zelfs een driemaandelijkse rapportvergadering, moet er tijd zijn voor inbreng, of het nu vragen stellen of opmerkingen maken. De sfeer moet participatie aanmoedigen, maar met een paar limieten (zie hieronder).
4. Laat niemand domineren
Als u de vergadering leidt , is het logisch dat u het meest spreekt.
Na jou wil je echter niet dat een andere persoon het gesprek domineert. Dat kan een vergadering vervelend maken. Vergeet niet om opmerkingen om te leiden en mensen te bellen waarvan u weet dat ze experts in het gebied zijn om een dwangmatige prater te verspreiden.
Bijvoorbeeld, wanneer Jane haar vierde opmerking heeft gemaakt en begint te gaan voor een vijfde, snijd haar zo goed mogelijk af door te zeggen: "Bedankt, Jane, we kennen jouw positie. Ik zou graag willen horen wat Karen te zeggen heeft. En Jim en Bob hebben nog niet de kans gehad om te spreken.
Soms moet je vóór een vergadering met de Janes van je kantoor praten om hen eraan te herinneren dat het punt van samenkomen als groep is om ideeën met iedereen te delen en als ze domineert, zal de vergadering niet zo succesvol zijn. Of, direct na de vergadering werkt ook goed, omdat je indien nodig nieuwe voorbeelden hebt.
Mensen die de tijd hebben genomen om een vergadering bij te wonen met hun kennis en ervaring, verdienen de kans om hun mening te uiten en te delen. Als leider kun je leren gedrag te beheersen dat de ontmoeting ondermijnt .
5. Maak Actionable Items
Een vergadering die eindigt met geen acties was gewoon een verspilling van tijd . Het is een infodump, in welk geval een vergadering niet de beste manier was om verder te gaan. Een interessante en spannende ontmoeting eindigt met dingen die mensen kunnen en moeten doen, ofwel om hun individuele doelen of de doelen van het bedrijf of, idealiter, beide te bevorderen. Als mensen niet weglopen, wetend wat hun volgende stappen zijn, is de vergadering mislukt.
Naast het hebben van bruikbare items, moet er een follow-up zijn. Dit kan plaatsvinden in een tweede vergadering of individueel, maar het moet gebeuren. Mensen schakelen zichzelf uit als ze weten dat de actie-items allemaal voor weergave zijn.
Bijeenkomsten zullen reizen naar Disneyland nooit vervangen voor opwinding, maar je kunt ze spannender, interessanter en productiever maken. Maak deze vijf veranderingen en u zult uw gebruikelijke saaie vergaderingen spannender maken voor de mensen die aanwezig zijn. En dat is goed voor het succes van uw organisatie.