Wat is een I-9-formulier?
Werkgevers moeten de identiteit en geschiktheid om voor alle nieuwe werknemers te werken verifiëren. Een formulier om in aanmerking te komen voor tewerkstelling (I-9) is een formulier dat is opgesteld door de Amerikaanse afdeling voor burgerschap en immigratie (USCIS) van het Department of Homeland Security (DHS) en moet worden ingevuld voor elke werknemer die in de Verenigde Staten is aangenomen.
Het I-9-formulier wordt gebruikt om de identiteit van een werknemer te verifiëren en om te bepalen of hij of zij in aanmerking komt om aan het werk te gaan voor het bedrijf. Zorg ervoor dat u de nieuwste versie van de I-9 gebruikt. Het formulier is met ingang van 17 juli 2017 herzien.
Wanneer Formulieren voor geschiktheid voor werk zijn voltooid
Voor alle nieuwe aanwervingen moet een Formulier voor geschiktheid voor tewerkstelling (I-9) worden ingevuld. De werkgever moet de door de werknemer ingediende werkgelegenheids- en identiteitsdocumenten verifiëren en binnen drie dagen na indiensttreding de documentinformatie op het I-9-formulier vastleggen.
Als een werkgever geen I-9-formulieren invult en bijhoudt voor elke nieuwe aanwerving, kunnen ze worden onderworpen aan boetes of andere wettelijke gevolgen van het ministerie van arbeid. Medewerkers moeten documentatie ter ondersteuning van hun claim verstrekken en bewijzen dat zij wettelijk het recht hebben om in de VS te werken
Bovendien moeten werknemers originele documenten presenteren, geen fotokopieën.
De enige uitzondering is dat een medewerker een gewaarmerkt afschrift van een geboorteakte kan overleggen.
Op het formulier moet de werkgever de geschiktheid van het werk en de identiteitsdocumenten van de werknemer verifiëren en de documentinformatie registreren op het formulier I-9.
Achtergrondinformatie over de wetgeving
De Immigration Reform and Control Act van 1986 (IRCA) achtte Amerikaanse werkgevers wettelijk verantwoordelijk voor de verificatie van de geschiktheid van werk die vereist is voor alle nieuwe werknemers.
Het eerste deel van het I-9-formulier moet door de werknemer worden ingevuld en de werkgever moet het tweede deel invullen binnen drie dagen na de startdatum van de werknemer. Hoewel het I-9-formulier niet vereist is voor vrijwilligers of contractmedewerkers, moeten buitenlanders met een tewerkstellingsvisum het formulier invullen om hun wettelijke status in de Verenigde Staten aan te geven.
Als een medewerker niet in staat is om in het Engels te lezen of te schrijven, staat het formulier een vertaler of juridisch voorbereider toe om het formulier in naam van de werknemer in te vullen. Vanaf oktober 2004 kan het I-9-verificatieproces elektronisch worden voltooid.
Vereiste documentatie om te bewijzen dat u in aanmerking komt om te werken
Naast uw persoonlijke basisinformatie, moet u bij het invullen van een I-9-formulier een document overleggen waaruit uw identiteit en uw geschiktheid om te werken in de Verenigde Staten blijkt. De documentatie bevat meestal een soort foto-identificatie en bevestiging van de wettelijke status in het land om de geschiktheid om te werken in de Verenigde Staten te controleren.
Aanvaardbare I-9-documenten
Er zijn drie categorieën documenten die u mag indienen. Medewerkers moeten een van de documenten uit lijst A of een van de documenten uit lijst B en een van de documenten uit lijst C voorleggen.
Lijst A (documenten die zowel identiteit als geschiktheid voor het werk bepalen)
- Paspoort van de Verenigde Staten
- Permanente Resident-kaart of Alien Registration Receipt-kaart (I-551)
- Tijdelijke residentiekaart (I-688)
- Employment Authorization Document (I-766, I-688B of I-688A)
- Buitenlands paspoort met tijdelijke I-551-stempel
- Voor vreemdelingen die toestemming hebben om alleen voor een specifieke werkgever te werken, buitenlands paspoort met formulier I-94 voor het aanvaarden van een baan bij deze werkgever
Lijst B (documenten die alleen identiteit vaststellen)
- Rijbewijs afgegeven door een staat of afgelegen bezit
- ID-kaart uitgegeven door een staat of afgelegen bezit
- Indiaans stamboek
- Canadese rijbewijs of ID-kaart met foto (voor Canadese vreemdelingen die toestemming hebben om alleen voor een specifieke werkgever te werken)
- School-ID-kaart met een fotografie
- De registratiekaart van de kiezer
- Militaire kaart van de VS of tochtrecord
- Identiteitskaart van militair afhankelijk
Lijst C (Documenten die alleen geschikt zijn om in aanmerking te komen voor werk)
- Sociale-zekerheidsrekeningnummerkaart zonder werkbeperkingen
- Origineel of gecertificeerd exemplaar van een geboorteakte met een officieel zegel dat is uitgegeven door een staats- of plaatselijke overheidsinstantie
- Certificaat van geboorte in het buitenland
- Amerikaanse burger-ID-kaart
- Indiaans stamboek
- Formulier I-94 machtiging voor een baan bij deze werkgever (voor vreemdelingen die toestemming hebben om alleen voor een specifieke werkgever te werken)
- Consulair verslag van de geboorte in het buitenland (Form FS-240)
Wanneer hoeft u geen I-9-formulier in te vullen
Sinds de wet werd ingesteld op 6 november 1986, moeten de meeste betaalde werknemers I-9-formulieren indienen. Er zijn echter enkele uitzonderingen op de regel. U hebt geen I-9-formulier nodig als u:
- Werden ingehuurd op of vóór 6 november 1986 en gaan door met hun baan met de verwachting om in de toekomst met uw bedrijf door te gaan.
- Je wordt ingehuurd voor 'vrijblijvend huishoudelijk werk', zoals oppassen, babbelen of schoonmaken, in een privéwoning met tussenpozen.
- U bent een onafhankelijke aannemer.
- U werkt niet fysiek in de Verenigde Staten.
Geen I-9 documentatie?
Een medewerker die niet het vereiste document, of een ontvangstbewijs voor een vervangend document (in het geval van verloren, gestolen of vernietigde documenten) levert, binnen drie werkdagen na de datum waarop het werk begint, kan worden beëindigd . Een medewerker die een kwitantie toont, heeft negentig dagen de tijd om de originele documenten voor te leggen.
I-9 Formulier herverificatieproces
I-9-formulieren van de burger van de Verenigde Staten zijn onbeperkt geldig, tenzij er een verschil in baan is van meer dan één jaar. Buitenlandse onderdanen op een werkvisum of studenten en uitwisselingsbezoekers moeten hun I-9 bij elke verlenging opnieuw laten verifiëren, of nadat hun visum is verlopen met een nieuwe vergunning voor arbeidsvergunning.
I-9-formulieren moeten door de werkgever worden bewaard gedurende drie jaar na de startdatum van een werknemer of één jaar nadat zijn of haar dienstverband is beëindigd, naargelang welk tijdstip later valt.
Anti-discriminatieclausules
Het IRCA bevat ook clausules tegen discriminatie . Volgens het IRCA mogen Amerikaanse burgers, permanente bewoners en asielzoekers die wettelijk legaal in de Verenigde Staten mogen werken, niet de toegang tot de arbeidsmarkt ontzegd worden of met geweld worden beëindigd op basis van afkomst of burgerschap. Bovendien moeten werkgevers elk van de bovengenoemde documenten voor het I-9-formulier accepteren, op voorwaarde dat het gaat om originelen of gewaarmerkte kopieën. Het IRCA is uitvoerbaar voor alle werkgevers met drie of meer werknemers.
Werkgever Verificatie van I-9 informatie
Werkgevers kunnen de I-9-informatie van werknemers online verifiëren om boetes of boetes te voorkomen door het E-Verify-systeem te gebruiken. Dit is een online service van de federale overheid die informatie vergelijkt met het formulier I-9 van een medewerker, de geschiktheid om in aanmerking te komen voor werk, en informatie van het Amerikaanse Department of Homeland Security and Social Security Administration om de geschiktheid van het werk te bevestigen.
Sancties voor werkgevers die ongeoorloofde werknemers in dienst nemen
Werkgevers die niet-geautoriseerde werknemers in dienst nemen, kunnen een boete krijgen tussen $ 250 en $ 5.500 per werknemer, afhankelijk van de ernst van de situatie. Het accepteren van frauduleuze documenten kan er ook toe leiden dat een bedrijf tussen $ 375 en $ 3.200 betaalt voor de eerste overtreding, en het dubbele van de laatste per document voor extra exemplaren.
Ten slotte kunnen werkgevers een boete krijgen of andere repercussies hebben voor discriminatie op basis van staatsburgerschap, nationale herkomst, documentfraude of afwijzing of vergelding.