Medewerkers moeten vaak ook verontschuldigingen schrijven voor langere afwezigheidsuren of andere verlengde vrije dagen.
Formele excuusbrieven worden ook in andere situaties gebruikt, zoals een afwezigheid van de jury of een afwezigheid op school.
Lees hieronder voor tips over het schrijven van een formele excuusbrief en twee voorbeeldbrieven: één voorbeeld om een werkgever te sturen voordat je werk mist en één voor na.
Tips voor het schrijven van een officiële excuusbrief
- Volg de indeling voor zakelijke brieven. Gebruik het officiële zakelijke briefformaat bij het schrijven van uw brief. U wilt dat deze brief professioneel is.
- Begrijp het beleid van uw werkgever. Zorg ervoor dat je, voordat je werk mist, het beleid kent om je baas te laten weten dat je afwezig bent. Weet of je het aan je baas moet vertellen en hoe je hem of haar die informatie moet geven (bijvoorbeeld een telefoontje, een brief of een e-mail). Kijk ook in hoeverre u van tevoren uw werkgever moet vertellen.
- Stuur de brief zo snel mogelijk. Stuur indien mogelijk je excuusbrief voordat je werk mist. U wilt uw werkgever de tijd geven om uw taken opnieuw toe te wijzen. Als u om een langer verlof verzoekt, stuur deze brief dan zo snel mogelijk. Als u geen tijd hebt om een formele brief te verzenden, kunt u overwegen om in plaats daarvan een verontschuldigingmail te sturen.
- Hou het kort. Ga niet in detail in op waarom u werk mist (zoals een lange lijst van uw symptomen als u ziek bent of een gedetailleerd verhaal over een persoonlijk probleem). In plaats daarvan vermeld je eenvoudig de dag of dagen waarop je afwezig bent en leg je (kort) uit waarom.
- Hulp aanbieden. Je zou kunnen overwegen om je verzuim op een of andere manier goed te maken. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen dat je tijdens je afwezigheid nog steeds op e-mail zit, of je kunt aanbieden om een uur of twee later te werken om een aantal gemiste projecten te voltooien. Als u uw afwezigheid van tevoren kunt voorbereiden, vraag dan een of twee collega's of medewerkers om hulp bij het voltooien van eventuele ontbrekende taken. Dit is met name belangrijk als u om langer verlof vraagt.
Voorbeeld formele excuusbrief (vóór ontbrekend werk)
Datum
Werkgeversnaam
Titel van de werkgever
Organisatie
Adres
Plaats, staat, postcode
Geachte heer / mevrouw. Achternaam:
Accepteer deze brief als een formele kennisgeving dat ik niet kan werken op 1 september 20XX tot 5 september 20XX. Ik zal de professionele ontwikkelingsconferentie bijwonen waar ik eerder deze week over sprak.
Ik heb geregeld dat ik tijdens werkuren op e-mail zit, en ik bel en check één keer per dag met het kantoor om te zien wat ik heb gemist.
Laat het me weten als ik u meer informatie kan geven, of als u iets anders van mij nodig hebt om mijn afwezigheid soepel te laten verlopen. Bedankt dat je me deze geweldige kans hebt gegeven.
Oprecht,
Uw handtekening (papieren versie)
Uw getypte naam
Voorbeeld formele excuusbrief (na ontbrekend werk)
Datum
Werkgeversnaam
Titel van de werkgever
Organisatie
Adres
Plaats, staat, postcode
Geachte heer / mevrouw. Achternaam:
Accepteer deze brief als een formele kennisgeving dat ik vanwege ziekte niet op 1 september 20XX naar het werk kon. Ik heb de taken voor deze week al voltooid die ik tijdens mijn afwezigheid heb gemist.
Laat het me weten als ik verdere informatie kan verstrekken. Dank u voor uw begrip.
Oprecht,
Uw handtekening (papieren versie)
Uw getypte naam
Een e-mailbericht verzenden
Soms is het logischer om een e-mailbericht te sturen waarin je afwezigheid wordt uitgelegd. Als u bijvoorbeeld uw baas zo snel mogelijk wilt laten weten dat u niet op het werk bent, is e-mail de snelste manier om deze informatie te delen. Sommige werkgevers vragen zelfs dat werknemers hen via e-mail op de afwezigheid attent maken.
Als je een excuus voor een e-mailbericht stuurt voor je afwezigheid, zorg dan dat je de e-mail kort houdt, noem eenvoudig de data waarop je afwezig bent en geef een korte uitleg waarom je wegblijft.
Zorg ook voor een duidelijke onderwerpregel. U kunt gewoon "Afwezigheid van werk" in de onderwerpregel schrijven. Dit verklaart duidelijk het doel van uw e-mail aan uw baas.
Als u liever uw excuus e-mailt, leest u hier hoe u een professioneel e-mailbericht verzendt .
Extra informatie
Excuses voor ontbrekend werk
Meer afwezigheid Excuse Letters