Wanneer u werk mist omdat u ziek bent, moet u de procedures volgen die door uw manager zijn opgegeven of worden beschreven door de personeelsafdeling en uw medewerkershandboek. Meestal moet een werkgever van je verlangen dat je je baas waarschuwt per brief, e-mail of telefoontje.
Zelfs als het niet verplicht is, is het een goed idee om je baas zo snel mogelijk te vertellen over je afwezigheid. Dit bericht schrijven (hetzij per brief of e-mail) is vaak het beste. Lees hieronder voor advies over hoe u uw baas op de hoogte kunt stellen van uw afwezigheid en lees voorbeelden van ziekteverzuim excuses voor brieven en e-mails.
Begrijp het bedrijfsbeleid en de voorkeuren van uw baas
Hoewel uw bedrijf mogelijk zijn eigen beleid heeft met betrekking tot uw ziektedag , heeft uw manager misschien een andere mening. Doorgaans vragen bedrijven werknemers om hun manager op de hoogte te stellen van een ziekelijke dag. Voor langere tijd (meer dan vier dagen) wegens ziekte, zullen sommige bedrijven ook een doktersverklaring nodig hebben.
Je baas kan een voorkeur hebben voor of je e-mailt of belt om hen te laten weten dat je een ziektedag neemt. Sommige managers - en bedrijven - geven er ook de voorkeur aan dat een opmerking over uw afwezigheid naar uw team wordt gestuurd en niet alleen uw directe baas, zodat al uw collega's weten dat u niet beschikbaar bent.
Hoe uw baas op de hoogte te stellen
Of het nu nodig is of niet, het is een goed idee om uw verzuim-excuus schriftelijk te vermelden. Op die manier heb je een overzicht van wat er is gebeurd en kan je manager de afwezigheid gemakkelijk documenteren.
Als u door een plotselinge ziekte het werk moet missen, moet u uiteraard elke poging doen om uw leidinggevende zo snel mogelijk op de hoogte te stellen.
Een snel telefoongesprek, sms of e-mail om hen te laten weten dat je die dag niet in staat bent om op je werk te zijn, is een absolute prioriteit, als het enigszins mogelijk is. Gebruik de gewenste methode in uw kantoor (sommige werkgevers geven bijvoorbeeld de voorkeur aan sms-berichten, terwijl anderen tekst ontmoedigen).
Wanneer u weer aan het werk gaat, moet u een officiële afwezigheidsbrief of e-mail sturen, samen met eventuele ondersteunende documentatie (doktersverklaring, ER-evaluatie, enz.).
Wat op te nemen in de brief of e-mail
Bij het schrijven van een brief, volg het zakelijke lettertype . Vermeld uw contactgegevens, de datum en de contactgegevens van uw werkgever. Begin dan de inhoud van uw brief met een passende aanhef .
Leg vervolgens in het kort uit waarom je schrijft. Vermeld de reden voor uw afwezigheid en vermeld of u documentatie hebt. Vermeld ook de datum (data) van uw afwezigheid. Bewaar dit deel van uw brief echter kort. U hoeft niet naar alle details van uw symptomen te gaan. Wees duidelijk maar beknopt. Sluit vervolgens af met een professionele afsluiting en uw handtekening.
Houd uw bericht tijdens het schrijven van een e-mail net zo professioneel als zakelijke correspondentie. U kunt de datum en contactgegevens echter boven aan het bericht weergeven.
Neem dezelfde inhoud op, maar onder uw handtekening, voeg uw contactgegevens toe.
Vul de onderwerpregel in met uw naam en uw reden om te schrijven. Uw onderwerpregel kan bijvoorbeeld eenvoudig "Voornaam Achternaam - Afwezigheid" zijn.
Of u nu een e-mail of een brief schrijft, zorg ervoor dat u uw bericht proefleest. Ja, je bent ziek, maar dit is nog steeds een professionele boodschap. U wilt dat uw tekst helder en gepolijst is.
Voorbeelden van ziektegevoelbrieven
Hier zijn enkele voorbeelden van afwezige excuusbrieven om als leidraad te gebruiken wanneer je een geschreven excuus moet bieden voor ontbrekend werk vanwege ziekte. Gebruik deze voorbeelden als sjablonen voor uw eigen brief. Vergeet echter niet om de brief zo te wijzigen dat deze eerst uw specifieke omstandigheden betreft.
Voorbeeld 1
Uw voornaam Achternaam
Titel
Organisatie
Adres
Plaats, staat, postcodeDatum
Voornaam Achternaam van de werkgever
Titel
Organisatie
Adres
Plaats, staat, postcode
Geachte mevrouw Achternaam:
Accepteer deze brief als een schriftelijke kennisgeving dat ik op maandag 2 augustus 20XX vanwege mijn ziekte niet naar het werk kon gaan. Ik was ziek en kon op die datum niet melden dat ik aan het werk was.
Laat het me weten als ik verdere informatie kan verstrekken.
Oprecht,
Uw handtekening
Uw getypte naam
Voorbeeld # 2
Uw voornaam Achternaam
Titel
Organisatie
Adres
Plaats, staat, postcodeDatum
Voornaam Achternaam van de werkgever
Titel
Organisatie
Adres
Plaats, staat, postcode
Geachte heer Achternaam,
Aanvaard deze brief als documentatie van mijn afwezigheid van 2 maart tot 6 maart 20XX wegens ziekte. Ik heb de opmerking van mijn arts opgenomen waarin zijn aanbeveling voor een ziekenhuisbehandeling wordt beschreven vanwege complicaties door de griep. Ik heb ook de ontslaginstructies van het ziekenhuis ingesloten.
Laat het me weten als ik aanvullende informatie kan verstrekken. Bedankt voor uw begrip.
Oprecht,
Uw handtekening
Uw getypte naam
Voorbeelden van e-mails over Sickness Excuses
Hier zijn enkele voorbeelden van excuses voor het afzien van excuses om te gebruiken als richtlijn voor het missen van werk als gevolg van ziekte.
Voorbeeld 1
Onderwerp: Mary White Absence
Geachte heer Gray
Aanvaard deze schriftelijke kennisgeving van mijn afwezigheid op 16 november 20XX. Ik kon wegens ziekte niet naar het werk gaan.
Laat het me weten als je aanvullende informatie nodig hebt.
Oprecht,
Mary White
marywhite2345@email.com
123-456-7890
Voorbeeld # 2
Onderwerp: Joe Brown- Absence June X, 20XX
Beste Steve,
Ik schrijf om mijn afwezigheid wegens ziekte te documenteren op juni X, 20XX. Ik kon niet aan het werk melden vanwege een acute aanval van voedselvergiftiging. Zie het bijgevoegde rapport van mijn behandeling bij Urgent Care.
Vriendelijke groeten,
Joe
joe.brown765@email.com
555-555-5555
Advance Notice Absence Excuse Email
Onderwerp: Jane Doe - afwezig van werk
Geachte supervisornaam:
Ik heb griep gekregen en kom dinsdag 2 maart niet binnen, dus ik kan rusten en herstellen. Ik heb Patricia gevraagd om bij mijn klanten na te gaan of aan al hun behoeften is voldaan en Tom bereidt het rapport voor op onze vergadering van vrijdag. Ik zal proberen om e-mail te controleren als je iets dringends nodig hebt.
Dank je,
Jane