Bekijk deze tips voor het openen, lezen en beantwoorden van uw e-mailberichten, met voorbeelden van te gebruiken e-mailonderwerpen en formele en informele e-mailintroducties.
Hoe je jezelf kunt introduceren in een e-mail
Schrijf een bericht door de onderwerpregel te openen. Hoeveel e-mailberichten worden niet verwijderd zonder ze ooit te openen? Let op wat u opneemt in de onderwerpregel , dus de uwe heeft een kans om te worden geopend. Wees specifiek en laat de lezer weten waarom je schrijft. Houd uw onderwerpregel kort, zodat de ontvanger in een oogopslag kan zien waar het bericht over gaat.
Richt uw bericht tot een persoon. Als u iemand kunt vinden om naartoe te schrijven in plaats van een generiek e-mailadres, zoals hr@companyabc.com, kunt u persoonlijk contact leggen met personen die u wilt ontmoeten. LinkedIn, bedrijfswebsites en pagina's op sociale media zijn goede manieren om contactpersonen te vinden .
Gebruik een formele begroeting. Als u met een specifiek verzoek schrijft, gebruik dan een formele zakelijke begroeting zoals meneer of mevrouw. Voornamen werken ook als u een verbinding met de persoon heeft of als u op een meer informele basis schrijft om informatie te verstrekken in plaats van hulp te zoeken .
Hier zijn voorbeelden van begroetingen per e-mailbericht en hier is de primeur bij het kiezen van briefsuccessen en begroetingen .
Gebruik uw verbindingen. Wanneer u een inleidend e-mailbericht of een LinkedIn-bericht schrijft als u iemand in het algemeen hebt, vermeld ze dan. Een verwijzing is een van de beste manieren om advies of hulp te krijgen.
Vraag niet. Het is veel beter om een suggestie te doen of om advies te vragen dan iemand te dicteren.
Bijvoorbeeld: "Zou u mij feedback kunnen geven over mijn cv, als de tijd het toelaat?" Klinkt veel beter dan "Beoordeel alstublieft mijn cv en kom bij mij terug." Beleefd zijn en u vragen stellen zal u verder helpen dan iemand vertellen wat zij zou moeten doen.
Houd het kort . De meeste mensen lezen e-mails en lezen zelden verder dan de eerste paragraaf of zo. Houd je bericht kort - maximaal 2 of 3 alinea's. Neem niet meer dan een paar zinnen in elke alinea op. Laat een spatie tussen elke alinea en een andere spatie vóór je sluiting en handtekening.
Wees duidelijk over waarom je schrijft. Uw e-mailbericht moet duidelijk aangeven wie u bent, waarom u schrijft en wat u van de lezer vraagt. Gebruik de eerste alinea om uzelf voor te stellen, de tweede voor uw verzoek en de derde om de lezer te bedanken voor zijn of haar overweging.
Gebruik een eenvoudig lettertype. Gebruik een eenvoudig lettertype (zoals Calibri, Times New Roman of Arial) en een lettergrootte die gemakkelijk te lezen is. Een lettergrootte van 11 of 12 punten is leesbaar zonder te turen. U kunt als volgt een lettertype en -grootte selecteren .
Kies een professionele afsluiting. Uw closing is bijna net zo belangrijk als uw introductie. Beëindig uw e-mail met een korte professionele afsluiting. Hier leest u hoe u een brief kunt beëindigen met voorbeelden van goede sluitingen die u kunt gebruiken.
Voeg een handtekening toe. Maak het gemakkelijk voor de persoon die je e-mailt om weer contact met je op te nemen. Voeg een handtekening toe met uw volledige naam, e-mailadres en telefoonnummer. Vermeld uw postadres als u om een schriftelijk antwoord vraagt of als u iets naar u toe wilt sturen. Hier leest u hoe u uw e-mailhandtekening instelt .
Proeflezen en spellingcontrole. Wanneer u zichzelf introduceert, is het belangrijk om uw bericht eerst te lezen en in spelling te controleren voordat u deze verzendt. U hebt maar één kans om een goede indruk te maken en een typfout kan ervoor zorgen dat uw e-mailbericht niet meer wordt weergegeven.
Stuur een testbericht. Om er zeker van te zijn dat je bericht perfect is, stuur het eerst naar jezelf, zodat je dubbel kunt controleren hoe het leest en het een laatste blik geeft om er zeker van te zijn dat het is wat je wilt verzenden.
Bcc: Jezelf. Het is altijd een goed idee om Bcc: (blind carbon copy) zelf in het bericht te lezen.
U zult een record hebben om het te verzenden en u kunt eenvoudig terugverwijzen naar de follow-upcommunicatie.
Voorbeelden van inleidende onderwerpregels voor e-mail
- Introductie van [uw naam ]
- Inquiring About Opportunities
- I Found You Through [ Alumni Network, LinkedIn, Professional Association, etc. )
- [ Naam ] Aanbevolen Ik neem contact met u op
- [ Naam ] Voorgesteld I Reach Out
- Verwijzing van [ naam ]
- Doorverwezen door [ naam ]
Wanneer u twee andere mensen aan elkaar introduceert:
- Introductie: [ naam ] - [ naam ]
- Introductie van [ naam ] tot [ naam ]
- Verbinden: [ naam ] - [ naam ]
- [ Naam ] en [ naam ] Inleiding
Voorbeelden van e-mailintroducties
Formele introductie
Geachte mevrouw Smith,
Mijn naam is Marcus Anderson en ik schrijf om je hulp te vragen. Ik zou uw hulp en advies zeer op prijs stellen.
Casual introductie
Hallo voornaam,
Mijn naam is Cynthia en ik werk voor een rekruteringsbedrijf voor bedrijven, genaamd ABCD recruiting. Ik hoop dat je gezond bent! Ik wil je graag meer vertellen over een evenement dat we lanceren.
Introductie met een verwijzing
Geachte mevrouw Smith,
Ik ben een vriend van Alisa Markers en ze moedigde me aan om mijn cv naar je toe te sturen. Alisa en ik werkten samen aan verschillende projecten en ze dacht dat je me misschien zou kunnen helpen met mijn zoektocht naar werk.
E-mail Introductie van iemand anders
Beste Jonas,
Ik hoop dat dit je goed vindt! Ik ben vandaag van plan om mijn collega, Samantha Billings, voor te stellen, die onlangs bij ons is komen werken en de communicatie voor DBC Company overneemt.
Voorbeelden van toetsing: Voorbeeld van introductie van e-mails en brieven
Voorgestelde lezing: richtlijnen voor het schrijven van een professioneel e-mailbericht | Hoe een e-mailbericht te formatteren