Tips voor het maken van e-mails die worden gelezen
Tijdens het zoeken naar een baan, verzend je waarschijnlijk vele e-mails, waaronder begeleidende brieven , bedankbriefjes en berichten naar aan het zoeken gerelateerde taken.
In deze e-mails wilt u voorkomen dat u beschamende fouten maakt (zoals het verkeerd spellen van iemands naam). U moet er ook voor zorgen dat u notities schrijft die een antwoord krijgen. Lees verder voor informatie over e-mailetiquette, samen met advies over het maken van een begroeting.
Start uw e-mail met een professionele begroeting
Streef naar duidelijkheid in je onderwerpregel. Kies een rechtstreeks item dat het doel van uw e-mail identificeert, zoals 'veranderde vergadertijd' of 'snelle vraag over uw voorstel'. Vermijd het bungelen van een wortel met een teaser als "Ik moet u informeren ..." dat probeert de lezing te verleiden om de e-mail te openen om uw bedoeling te bereiken.
Mensen beslissen vaak of ze een e-mail willen openen op basis van de onderwerpregel, dus kies er een die duidelijk aangeeft wat je doel is.
Gebruik een professionele begroeting. Neem een passende begroeting op voor de omstandigheden en ontvanger. Er zijn begroetingen die aanvaardbaar zijn in een e-mail die niet worden gebruikt in een gewone brief, en begroetingen die voor beide worden gebruikt.
Kies een begroeting op basis van hoe goed u de persoon kent naar wie u schrijft en het type bericht dat u schrijft. Als u bijvoorbeeld iemand schrijft die u kent, is "Hallo Jim" geschikt. "Geachte heer / mevrouw Smith" zou geschikt zijn als u solliciteert naar een baan of een zakelijke brief schrijft.
Vermijd het openen van een e-mail met "he", wat erg informeel is en over het algemeen niet wordt gebruikt op de werkplek.
Ook schrikken we af van "Hallo allemaal" of "Hallo allemaal", zelfs als de aard van je e-mail versoepeld is.
Hier zijn enkele voorbeelden van te gebruiken begroetingen :
- Geachte voornaam Achternaam (dit werkt goed als u het geslacht niet kent van de persoon naar wie u schrijft)
- Geachte voornaam (wanneer u iemand e-mailt die u kent)
- Hallo voornaam (bij het e-mailen van iemand die je kent)
- Geachte heer / mevrouw. Achternaam
- Geachte heer / mevrouw. Voornaam Achternaam
- Geachte Dr. Familienaam
- Voor wie het aangaat
- Geachte Human Resources Manager
- Beste inhuurmanager
Voeg het e-mailadres als laatste toe. Als u niet de mogelijkheid heeft om een e-mail te weigeren, voegt u het adres als laatste toe als u geneigd bent om een snelle triggervinger te hebben. Voer de naam van de ontvanger alleen in als u zeker weet dat de e-mail klaar is om te gebruiken.
Vermijd de oude "Allen antwoorden" -fout. Let op je triggervinger wanneer je op Allen beantwoorden. Overweeg of iedereen op de lijst echt moet lezen wat je te zeggen hebt. Houd ook rekening met oudere e-mails in de keten die misschien niet iemand in de lijst Allen beantwoorden wil laten zien.
Ga rustig aan met de humor. Humor kan moeilijk te onderscheiden zijn in een e-mail omdat je toon er niet noodzakelijkerwijs doorheen zal schijnen. Zonder lichaamstaal, gelaatsuitdrukking of cadans, kan humor plat vallen of zelfs onbedoeld een lezer beledigen. Speel het veilig en laat het eruit.
Proeflezen! Maak niet de fout om te denken dat mensen typfouten in informele e-mails zullen vergeven of dat je fouten kunt verwachten als je op je telefoon typt. Je kunt hard worden beoordeeld op fouten in je e-mail, vooral als ze hoogtij vieren. Vertrouw niet op een spellingcontrole die vaak het verkeerde woord voor u kan kiezen - proef uw e-mails net als een belangrijk document .
Controleer in het bijzonder altijd en controleer nogmaals of de namen van mensen correct zijn gespeld.
Gebruik geen emoji's of emoticons. Meer en meer lijken e-mailberichten op sms-berichten. Workplace-berichten bevatten soms ook 'thumbs-up'-emoji of smileygezichten. Ook al komen ze steeds vaker voor, vermijd emoji's en emoticons in formele correspondentie. (Tip: als je e-mail begroeting een achternaam gebruikt, is dat een zeker teken dat je emoji's en emoticons moet achterlaten.)
Onthoud dat e-mail voor altijd blijft bestaan. Denk twee keer na voordat je iets persoonlijks of vertrouwelijks e-mailt, iemand ontslaat via e-mail, iemand vernedert of met woede reageert.
Dat soort interacties kan beter in persoon worden gedaan. De regel van vierentwintig uur is een goede. Als u niet zeker weet of u het bericht wel of niet moet verzenden, wacht dan tot de volgende dag om te beslissen. Een andere goede vuistregel: schrijf niets in een e-mail die u niet bereid zou zijn om openbaar te worden gedeeld (bijvoorbeeld in een verklaring, of op sociale media).
Meer over het schrijven en verzenden van e-mail: e-mail Etiquettetips voor werkzoekenden Brief aanhef en groeten